Optimering af udbudsstyring

For at realisere besparelsespotentiale sender mange speditører flere og flere ordrer i udbud. For logistikvirksomheder og speditører skaber dette et behov for kompetent udbudsstyring. Særligt inden for logistik kan udbud blive meget dyre og komplekse. Ved udbud af projekter, kontrakter eller ydelser er det naturligvis målet at finde den bedste samarbejdspartner og det bedste tilbud. Ved komplekse og teknisk udfordrende projekter og et stort antal ansøgere kan dette være meget tidskrævende. Derfor forsøger man at digitalisere og automatisere repetitive trin og forenkle dem med egnet software. Derudover outsources udbudshåndtering ofte til specialiserede tjenesteudbydere eller udbudsledere på grund af opgavens kompleksitet. 

Udbudshåndtering omfatter imidlertid meget mere end blot administration og behandling af tilbud ved hjælp af software. Udbudsforvaltning kan groft sagt inddeles i fire faser (1) (2). Først udarbejdes de specifikke krav til udbuddet (licitationen) sammen med kunden, f.eks. en logistikvirksomhed. I den efterfølgende planlægningsfase fastsættes rammebetingelserne. Dette omfatter tildelingstype, krav til kunden og tilbudsgiverne, den konkrete planlægning af processen samt fastlæggelse af et evalueringsskema for tilbudsgiverne. Det fastlægges desuden, hvordan de enkelte tilbudsgiveres tilbud og tariffer registreres og sammenlignes. Udbudsmaterialet udarbejdes også i denne fase. Herefter offentliggøres udbuddet, og de indkomne tilbud indsamles, sammenlignes og vurderes. Denne tredje fase omfatter også genforhandlinger og kontraktforhandlinger med tilbudsgiverne. I den sidste fase af udbudshåndteringen ydes der støtte til hhv. den udvalgte tilbudsgiver samt processerne efter kontraktindgåelse. Derudover evalueres hele processen for de leverede ydelser. Det gør det muligt at optimere processerne og samarbejdet med tilbudsgiveren. 

Standardisering af processer og forretningsgange i forbindelse med indkøb kan reducere sagsbehandlingstiden for udbud drastisk. Og det er også grundlaget for digitalisering og brug af tidsbesparende software til forvaltning af udbud. I 2020 gennemførte Siemens Digital Logistics en undersøgelse "Digitalisering af udbudsstyring i kontraktlogistik" (3). Den viste en eklatant mangel på området for digitalisering af udbudshåndtering, da hele 80 % af logistikvirksomhederne så et stort behov for forbedringer her. Næsten en tredjedel af de adspurgte speditører og 20 procent af logistikudbyderne var i gang med arbejdet på dette område. Uegnede værktøjer, mangel på integrerede softwareløsninger, manglende IT-kendskab samt mangel på ressourcer i specialafdelingerne blev angivet som forhold, der stod i vejen for gennemførelsen. 

Licitationstilbuddenes kvalitet påvirkes i høj grad af koordineringen af de tekniske og kommercielle vurderinger. Manglende koordinering kan have en negativ indvirkning på en leverandørs samlede vurdering. Den menneskelige faktor spiller naturligvis også en stor rolle, som især påvirkes af indkøbernes faglige kvalifikationer inden for udbudsstyring samt teamets sammensætning (4). Standardiserede og automatiserede rutiner er vigtige dels for at tage højde for alle aspekter af udbuddet og dels for at sikre udbudskvaliteten. Upstream- og downstream-processer bør tages i betragtning i udbuddet for at kunne procesoptimere samt fastlægge de ansvarlige personers roller. Og her bør der udvikles en holistisk styringsmodel med en klar rollefordeling. Gennem en coach kan kvaliteten forbedres ved at udarbejde den rigtige tilgang, og vigtige forhandlinger kan forberedes. Som følge af pandemien er leverandørforhold blevet langt mere betydningsfulde og komplekse. Det drejer sig ikke længere kun om prisforhandlinger men også om leveringsevne, fleksibilitet, gensidige fordele, leverandørens innovationspotentiale – ja, kort sagt om at opbygge en god relation. En optimering af udbudsstyringen kan således i høj grad bidrage til at øge merværdien af indkøb. 

Litteratur 

1 Udbudsstyring, ibau GmbH (på tysk), Link 

2 Lovlig håndtering af digitale udbud, ’Smartes Tendern’ af Anja Falkenstein marts 2020, Beschaffung Aktuell (på tysk), Link 

3 Kontraktlogistik, Undersøgelse: Digital udbudsstyring - hvor langt er logistikvirksomhederne? af Günnel Thomas april 2020, Automotive Industry, Vogel Communications Group GmbH & Co. KG (på tysk), Link 

4 Det Nye Nu i organisationer, Fokus på udbudsstyring for at øge virksomhedens værdi, januar 2021, Camelot Management Consultants (på engelsk), Link