Vikten av KPI:er inom logistik

Med relevanta logistiknyckeltal som KPI:er kan prestanda för logistikprocesser eller hela försörjningskedjan kontinuerligt övervakas, analyseras och optimeras. Utöver tillverknings- och marknadsföringskostnader står logistikkostnaderna för en stor del av en produkts kostnader. Därför är alla företag intresserade av att hålla logistikkostnaderna så låga som möjligt. KPI:er från områdena inköp, lager, leverans, logistik och transport används för att kontrollera detta. I den här processen mäts logistikprestanda vanligtvis utifrån fyra typer av mål: tid, kostnad, produktivitet och servicekvalitet. Om något av dessa mätvärden skenar iväg är det absolut nödvändigt att ingripa snabbt för att rädda företaget från större skada. KPI:er för leverantörskedjan och logistiken i företag visas och övervakas vanligtvis i realtid via programvarulösningar. 

KPI:erna kan även användas för att ytterligare optimera processer. En process kan observeras över tid med hjälp av KPI och motsvarande data kan dokumenteras och jämföras. KPI:erna används också för strategiska företagsbeslut. De ligger till grund för investeringsanalyser, avkastningsavvägningar, riskbedömningar och kostnad-nytta-beslut. Inom logistik är det generella målet att uppnå snabb och kostnadseffektiv leveransförmåga, hög kvalitet i logistikbearbetningen, minimering av kapitalinsatsen (reducering av kostnader) genom snabbare tillgång till varor och mindre lager. Detta kan kräva beslut om lokalisering, automatiseringsgrad med mera, vilket medför höga investeringsbelopp. 

Även i den operativa verksamheten ger KPI:er en möjlighet att kontrollera företagets nuvarande prestation och ge indikationer på om de dagliga målen kan uppnås. Exempel är ändrade allmänna förutsättningar (fler beställningar, tekniska problem och så vidare), anställda som är sjuka eller ändrade personalkrav. 

Frågor som ställs på varje företag är: Hur höga är transportkostnaderna i förhållande till uppnådd omsättning? Hur hög är leveranssäkerheten? Hur stor är nyttjandegraden av flottan? Här är förstås den dyra ”last mile” särskilt avgörande på grund av dess komplexitet. 

Endast om transportkostnaderna är någorlunda fördelaktiga i förhållande till omsättningen och en ”god” marginal kvarstår bör tjänsteleverantören fortsätta att användas. 

Nyckeltalet KPI OM = totala transportkostnader/omsättning 

Hur stor andel av leveranserna som kommer i tid måste också fastställas. 

KPI leveranssäkerhet = antal leveranser i tid/totalt antal leveranser 

I synnerhet för transporttjänstleverantörer är det viktigt att veta hur mycket transportkapacitet en order kräver i förhållande till den tillgängliga totala kapaciteten. 

KPI flottans utnyttjande = kapacitet som används/total kapacitet (m3 eller kg). 

Relevanta nyckeltal inom området lager och logistik kan delas in i fyra grupper. Finansiella nyckeltal används för att styra driftkostnaderna på lagret. Till exempel är lagringskostnaderna i förhållande till antalet produkter på lagret under en given period viktiga. 

KPI lagerkostnader = totala lagerkostnader/nominell kapacitet x beläggningsgrad 

Lageromsättningshastigheten anger hur ofta lagret omsätts under en tidsperiod. En låg lageromsättning indikerar överskottslager. 

KPI lageromsättning = kostnad för sålda varor/genomsnittligt lager till självkostnadspris. 

Produktivitetskvoter beskriver processernas effektivitet. 

KPI effektivitet hos hanteringsutrustning = produktivitet i hanteringsutrustning/antal hanterade lagringsenheter 

Tidsrelaterade nyckeltal bör kontrollera hanteringen av resurstiden. Tid är pengar, särskilt på ett lager. 

KPI efterlevnad av scheman = antal godsmottagningar i tid/totalt antal godsmottagningar 

Sist men inte minst finns det också KPI:er för att mäta kvalitet. De används för att kontrollera ett företags servicenivå gentemot sina kunder. 

Nyckeltalet KPI bristfälliga order = bristfälliga order/totalt antal beställningar 

Leverantörens efterlevnadsgrad ger en indikation på hur effektivt leverantören arbetar och med vilken fördröjning de köpta varorna anländer till lagret. Genom att förbättra efterlevnadsgraden kan pris- och leveransriskerna minimeras. 

KPI leverantörs efterlevnadsgrad = sent mottagna order/totalt antal mottagna order x 100 

Ledtiden för en order utgör en rapport om hur lång tid som behövs för hela processen för en order fram till transport, mottagande och kontroll av godset. 

KPI ledtid för inköpsorder = datum för mottagande av inköpsorder − leveransdatum 

Inom Inköp finns till exempel KPI:et för bristfälliga leveranser. Denna KPI används för att bestämma andelen bristfälliga order på grund av att tjänsten eller produktkvaliteten inte har uppfyllts. 

KPI bristfälliga leveranser = totalt antal avvisade order/totalt antal mottagna order x 100 

På grund av den ökande digitaliseringen av leveranskedjan i samband med Industri 4.0 och Logistik 4.0 har det blivit mycket lättare att få fram relevant information och data, analysera dem och vidta lämpliga åtgärder för förbättringar. De främsta motiven för datainsamling är att optimera leveranskedjan, sänka logistikkostnaderna och förbättra kundnöjdheten. Det finns nu programvara för varje del av leveranskedjan för att fastställa lämpliga prestandamått. På lagerområdet spelar lagerhanteringssystemet (WMS, Warehouse Management System) en avgörande roll för att övervaka KPI:er. Det ger realtidsinformation om aktuellt lager, var det kommer ifrån, exakt var det är placerat och vilka förflyttningar som sker. Vissa delprocesser såsom plockning övervakas och analyseras. Prestationen, det vill säga hastighet och noggrannhet i plockprocesserna, kontrolleras utifrån specifika uppgifter och tilldelade plocktider. WMS kan också fastställa de anställdas prestationer med hjälp av tilldelade uppgifter och mål. Vissa WMS erbjuder möjligheten att analysera och utvärdera hela leveranskedjan. En motsvarande modul ger KPI:er för de anslutna logistikprocesserna. 

Ibland kopplas så kallade kontrollstationer till affärssystemet eller lagerhanteringssystemet för att ta emot data och information och för att visuellt visa aktuella situationer, tillstånd och processer. På instrumentpaneler och realtidsutvärderingar visas inom vilket område flaskhalsar för närvarande uppstår och var målen inte kan nås. Åtgärder för anställda kan härledas direkt från detta. 

Som specialist på lagerteknik hjälper BITO till att öka effektiviteten i lagerprocesser, minska omsättningstiderna, drift- och logistikkostnaderna samt förbättra servicekvaliteten. Tillsammans med kunden utvecklas koncept för lämpligt lager- och orderplocksystem för att maximera prestanda för respektive lager och logistik. 

Källor:

KPI Logistics - Which are the most important key figures in logistics?, Freighfinders, Berlin, Länk 

Key Performance Indicators in Logistics (KPIs) Tools for Efficient Logistics Controlling, IGZ Blog, Falkenberg, Länk 

Kutzsch Kathrin, Important Key Figures in Logistics These KPIs You Should Know, August 2020, Salt Solutions, Länk. 

The best logistics key figures & KPIs at a glance, Datapine, Berlin, Länk