Undvik störningar och avbrott på lagret
Om lagerverksamheten utsätts för störningar leder det inte enbart till förlorad tid, utan även till förseningar i efterföljande processer såsom godssändningar och leveranser till kunder. Om ett företag till exempel är en just-in-time-leverantör till fordonsindustrin finns det en risk för straffavgifter om produktionen, som ju förstås är beroende av leveranserna, blir stillastående. Om kunderna får sina leveranser för sent drabbas förtroendet och kundlojaliteten. Att undvika störningar och driftstopp i lagerverksamheten är nära förknippat med processoptimering i lagret. I allmänhet skiljer man på planerade och oplanerade störningar. Planerade störningar omfattar till exempel avbrott på grund av inventering eller underhåll av maskiner, system och hyllor. Oplanerade störningar kan orsakas av till exempel skador på maskiner, fel i lagerhanteringssystemet, driftstopp uppströms i produktionen, eller till och med olyckor och sjukfrånvaro.
Planerade störningar
Planerad lagerinventering utan förseningar
Inventering bör alltid planeras noga samt förberedas och utföras på ett tidsbesparande och effektivt sätt. Hela företaget kan behöva jobba in tid så att det finns en tidsbuffert och motståndskraft mot avbrott i verksamheten. Annars kan det krävas att arbetet görs om. I bästa fall inträffar bara mindre förseningar och störningar under dagen för inventeringen. Självklart måste man se till att det finns tillräckligt med personal för att klara inventeringen. Före inventeringen behöver man klargöra om den kan utföras under pågående eller reducerad produktion, eller om verksamheten måste avbrytas helt. Hur lång tid förväntas inventeringen ta och när exakt ska den utföras? Det krävs även förberedelser; lager- och butiksytor måste städas, lagersaldot sammanställas, skadade varor ställas åt sidan, korrekt märkning kontrolleras, osv. (1). Dessutom ska verktyg (till exempel lager- och varulistor) förberedas och göras tillgängliga. Checklistor för inventering är också bra att ha. Registrering och kontroller måste utföras minst fyra timmar före den huvudsakliga inventeringen. Så snart uppgiften är utförd måste kontrollerade områden låsas eller varor säkras mot bortförande.
En löpande inventering med hjälp av ett lagerhanteringssystem (WMS) är mycket användbart. Noggrann bokföring av lager och motsvarande dokumentation upprätthålls enklast med ett WMS.
Underhållsarbete
En lageranläggnings operatör är skyldig att låta sina hyllsystem kontrolleras av sakkunniga minst var tolfte månad enligt standarden DIN EN 15635. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om användning av truckar (AFS 2006:5) ska ”truckar kontrolleras och underhållas med intervaller som är anpassade till driftförhållandena och tillverkarens rekommendationer.”
Olika datum för underhållsarbeten i lagret ska planeras och fördelas över året så att processer och arbetsflöden störs så lite som möjligt. Till exempel kan en truck i taget från företagets maskinpark servas varje månad, eller så kan underhåll av alla truckar utföras samtidigt – till exempel på en helg eller under semestern. I det här fallet kan produktionsbortfallet kompenseras med hjälp av extrautrustning (till exempel gaffeltruckar) som hyrs in. Självklart måste även planering av lagerpersonal justeras därefter.
Oplanerade störningar i lagerverksamheten
Fel på maskiner, anläggning och utrustning
Fel på maskiner och utrustning kan orsaka stora förluster av både tid och pengar. Men om man förbereder sig för fel, kan man reagera på dem med hjälp av lämpligt planerade nödåtgärder. I vissa fall är komponenter med redundant design också att rekommendera.
Ett exempel är en stapelkran med ett funktionsfel i ett automatiserat lager. För att säkerställa att varorna alltid är tillgängliga i en nödsituation rekommenderas att viktiga artiklar fördelas i flera olika gångar. På så sätt kan driftstopp i plockning och kundleveranser undvikas. Smalgångslager ska inte utrustas med skenstyrning utan med induktiv styrning, så att om ett truckhaveri inträffar kan golvpallar ändå nås med en manuell pallyftare. Det är naturligtvis önskvärt att förhindra haverier och driftstopp med underhållsåtgärder, maskinservice och industriell rengöring.
I lagerhanteringssystem krävs det en redundant design av kritiska maskinvaru- och programvarukomponenter på grund av systemets komplexitet och de allvarliga konsekvenser ett fel kan få. Även när det gäller transportbandsteknik är vissa komponenter redundant utformade för säkerhets skull.
Förebyggande av produktionsstörningar
För att förhindra potentiella driftstopp i produktionen bör lager ha en säkerhetsbuffert av viktiga varor. Det är det enda sättet som plockning och kundleveranser kan upprätthållas utan avbrott. Naturligtvis måste även halvfabrikat, komponenter, hjälpmaterial och smörjmedel lagerhållas för produktionen så att driftstopp kan förhindras.
Undvik försenade leveranser
Försenade leveranser från leverantörer kan leda till katastrofala följder för företag. Därför är löpande kontroll av leverantörer och identifiering av alternativa leverantörer en bra idé.
Coronakrisen har visat att hela leveranskedjor kan kollapsa. Det stora beroendet av kinesiska leverantörer har lett till flaskhalsar i leveranserna och driftstopp i många produktions- och handelsverksamheter. I framtiden måste därför arbetet med att öka leveranskedjornas robusthet intensifieras. Till exempel måste man hitta alternativa leverantörer i andra länder. Särskilt vid just-in-time-produktion inom fordonsindustrin får försenade leveranser en katastrofal effekt eftersom produktionen omedelbart avstannar. Det kan vara nödvändigt att ompröva hela produktionssystemet.
Förebygg frånvaro
Medarbetare kan vara frånvarande på grund av sjukdom eller olyckor. För att undvika störningar i lagerarbetet kan det vara nödvändigt att använda sig av tillfällig arbetskraft från ett bemanningsföretag.
I allmänhet är det förstås viktigt att förebyggande av olyckor tas på allvar inom företaget. I alla företag finns det områden som måste skyddas mot obehöriga. Det finns dessutom många farozoner som måste spärras av helt med hjälp av barriärer. Ansvaret för förebyggande av olyckor och eliminering av farozoner ligger på företagets ägare. När det gäller en säker arbetsmiljö är det arbetsgivaren som är ansvarig för att förhindra att medarbetarna inte riskerar liv och lem. Därför ställs det enligt lag vissa grundläggande krav på arbetsgivaren.
Undvik störningar vid plockning
För att undvika störningar vid plockning måste det finnas en tillräcklig säkerhetsbuffert av varor i lager. Men onödigt stora lagerlokaler och varulager kostar mycket pengar och bör undvikas till varje pris. Säkerhetsbufferten måste därför avvägas noga. Det är också en fördel att organisera plockningen så att processen löper smidigt (2). Kontroll av leverantörer och identifiering av alternativa leverantörer är också viktigt. Dessutom måste förlust av medarbetare förebyggas, till exempel på grund av tillfälliga anställningar.
Optimering av lagerverksamheten
För en effektiv lagerverksamhet och undvikande av störningar och fel, är standardiserade processer som enhetlig märkning av lagerplatser och transportenheter, samt användning av ett WMS nödvändiga. De följande tio strategierna är särskilt lämpliga här (3):
Eliminera informationsavbrott i lagerprocesserna.
Smidiga lagerprocesser från godsmottagning till plockning och godssändning.
Minska sökinsatsen med hjälp av standardiserad märkning och förkorta kör-/plockningstiderna.
Inför effektiva kontrollmetoder i avdelningen för utgående gods.
Minimera inventeringsavvikelser och förhindra felplockning.
Öka noggrannheten i lagerhållningen.
Undvik att lagret tar slut och öka kvaliteten på varuförsörjningen.
Utforska energibesparande möjligheter.
Optimera användningen av markfordon.
Minska kommunikationsarbetet genom att gå över till elektroniskt datautbyte samt överväg att införa ett WMS.
