Optimering av anbudshanteringen

För att realisera potentiella besparingar lägger många speditörer ut allt fler uppdrag på anbud. För logistikföretag och speditörer skapar detta ett behov av skicklig anbudshantering. Särskilt inom logistikområdet kan upphandlingar bli mycket kostsamma och komplexa. När man handlar upp projekt, kontrakt eller tjänster är målet naturligtvis att hitta den bästa partnern och det bästa erbjudandet. Vid komplexa, tekniskt utmanande projekt och ett stort antal anbudsgivare kan detta bli mycket tidskrävande. Därför försöker man digitalisera och automatisera återkommande steg och förenkla dem med lämplig programvara. Dessutom läggs upphandlingsprocessen ofta ut på specialiserade tjänsteleverantörer eller anbudsansvariga på grund av dess komplexitet. 

Anbudshantering omfattar dock mycket mer än bara administration och behandling av anbud med hjälp av programvara. Hantering av anbud kan grovt sett delas in i fyra faser (1, 2). Först utarbetar anbudsansvarig de specifika kraven för anbudet tillsammans med kunden, till exempel ett logistikföretag. I den efterföljande planeringsfasen fastställs ramvillkoren. Detta omfattar typen av upphandling, kraven på beställaren och anbudsgivarna, den konkreta planeringen av processen och fastställandet av ett utvärderingsschema för anbudsgivarna. Det måste också fastställas hur de enskilda anbudsgivarnas anbud och tariffer ska registreras och jämföras. Under denna fas färdigställs även anbudshandlingarna. Därefter offentliggörs upphandlingen och de inkomna anbuden samlas in, jämförs och utvärderas. I denna fas ingår också avtalsförhandlingar med anbudsgivarna. I den sista fasen av upphandlingsprocessen ges stöd till den utvalda anbudsgivaren efter att kontraktet har ingåtts. Dessutom utvärderas hela processen för de upphandlade tjänsterna. På så sätt kan processerna och samarbetet med anbudsgivaren optimeras. 

Standardiseringen av processer och affärsrutiner inom upphandling kan drastiskt minska handläggningstiden för anbud. Det är också grunden för digitalisering och användning av tidsbesparande programvaror för hantering av anbud. År 2020 genomförde Siemens Digital Logistics studien "Digitalisation of Tender Management in Contract Logistics" (3). Den visar på en skriande brist när det gäller digitalisering av anbudshanteringen, då hela 80 procent av logistikföretagen såg ett förbättringsbehov. Knappt en tredjedel av de tillfrågade speditörerna och 20 procent av logistikleverantörerna hade påbörjat arbete inom detta område. Som hinder för genomförandet nämndes till exempel otillräckliga verktyg, brist på integrerade programvarulösningar, brist på IT-kunskap och brist på resurser inom specialavdelningar.

Kvaliteten på anbuden påverkas i hög grad av samordningen av tekniska och kommersiella bedömningar. Bristande samordning kan ha en negativ inverkan på den övergripande bedömningen av en leverantör. Naturligtvis spelar den mänskliga faktorn också en viktig roll, vilken särskilt påverkas av inköparnas tekniska kvalifikationer inom upphandlingsprocessen samt gruppens sammansättning (4). Standardiserade och automatiserade rutiner är viktiga, dels för att ta hänsyn till alla aspekter i anbudet, dels för att säkerställa kvaliteten på anbudet. Upp- och nedströmsprocesser bör beaktas i anbudsförfarandet för att optimera processerna och fastställa de ansvariga personernas roller. En holistisk styrmodell med tydlig rollfördelning bör utvecklas. Med hjälp av en coach kan kvaliteten förbättras genom att man utarbetar rätt tillvägagångssätt och förbereder sig inför viktiga förhandlingar. Leverantörsrelationerna har också blivit viktigare och mer komplexa till följd av pandemin. Det handlar inte längre enbart om prisförhandlingar, utan också om leveransförmåga, flexibilitet, ömsesidig nytta, leverantörens innovationspotential och kort sagt om att bygga upp en god relation. Att optimera anbudshanteringen kan i hög grad bidra till att öka mervärdet vid upphandling.

Källor 

1. Anbudshantering, ibau GmbH, länk (på tyska) 

2. Rättssäker hantering av digitala anbud, Smartes Tendern av Anja Falkenstein, mars 2020, Beschaffung Aktuell, länk (på tyska) 

3. Kontraktslogistik, Studie: Digital anbudshantering – hur långt har logistikföretagen kommit? Av Thomas Günnel, april 2020, Automobil industrie, Vogel Communications Group GmbH & Co. KG, länk (på tyska) 

4. New Now in Organizations, Refocusing on Tender Management to Increase Corporate Value, februari 2020, Camelot Management Consultants, länk (på engelska)