Optymalizacja zarządzania przetargami

W celu wykorzystania potencjału oszczędności wielu załadowców ogłasza na przykład przetargi na coraz większą liczbę zamówień. W przypadku firm logistycznych i spedytorów stwarza to konieczność umiejętnego zarządzania przetargami. Szczególnie w dziedzinie logistyki przetargi mogą stać się bardzo kosztowne i złożone. Podczas przetargów na projekty, kontrakty lub usługi celem jest oczywiście znalezienie najlepszego partnera i najlepszej oferty. Przy złożonych i trudnych technicznie projektach oraz dużej liczbie wnioskodawców może to być bardzo czasochłonne. Dlatego też próbuje się digitalizować i automatyzować powtarzalne czynności oraz upraszczać je za pomocą odpowiedniego oprogramowania. Ponadto, ze względu na swoją złożoność, zarządzanie przetargami często jest zlecane wyspecjalizowanym usługodawcom lub kierownikom ds. przetargów (tender managers). 

Niemniej zarządzanie przetargami to znacznie więcej niż tylko administrowanie i przetwarzanie ofert przy pomocy oprogramowania. Zarządzanie przetargami można najogólniej podzielić na cztery etapy (1, 2). Najpierw kierownik ds. przetargów określa wraz z klientem, np. firmą logistyczną, konkretne wymagania dotyczące przetargu. W kolejnym etapie planowania ustalane są warunki ramowe. Obejmuje to rodzaj zamówienia, wymagania wobec klienta i oferentów, konkretne planowanie procesu oraz określenie siatki oceny dla oferentów. Należy również określić sposób ewidencjonowania i porównywania ofert i taryf usług poszczególnych oferentów. Na tym etapie sporządzana jest również dokumentacja przetargowa. Następnie przetarg jest ogłaszany, a otrzymane oferty są zbierane, porównywane i oceniane. Etap ten obejmuje również ponowne negocjacje i negocjacje umów z oferentami. W ostatnim etapie zarządzania przetargiem po zawarciu umowy udzielane jest wsparcie wybranemu oferentowi lub procesom. Ponadto ocenie podlega cały proces wnoszonych usług. Pozwala to na optymalizację procesów i współpracy z oferentem. 

Standaryzacja procesów i procedur biznesowych w zakresie zamówień może drastycznie skrócić czas rozpatrywania ofert. Jest to również podstawa digitalizacji i stosowania oprogramowania do zarządzania przetargami, które pozwala oszczędzić czas. Siemens Digital Logistics przeprowadził w 2020 roku badanie „Digitalizacja zarządzania przetargami w logistyce kontraktowej” (3). Pokazuje ono rażące braki w obszarze digitalizacji zarządzania przetargami, gdyż 80 procent firm logistycznych widzi tu dużą potrzebę poprawy. Pracowała nad tym niespełna jedna trzecia badanych załadowców i 20 procent dostawców usług logistycznych. Jako przeszkody na drodze do digitalizacji postrzegano na przykład nieodpowiednie narzędzia, brak zintegrowanych oprogramowań, brak wiedzy informatycznej oraz brak zasobów w specjalistycznych działach. 

Na jakość przetargów istotny wpływ ma koordynacja ocen technicznych i handlowych. Brak koordynacji może mieć negatywny wpływ na ogólną ocenę dostawcy. Oczywiście dużą rolę odgrywa również czynnik ludzki, na który wpływają w szczególności kwalifikacje techniczne nabywców w zakresie zarządzania przetargami oraz skład zespołu (4). Znormalizowane i zautomatyzowane procedury są ważne. Z jednej strony w celu uwzględnienia wszystkich aspektów w przetargu, a z drugiej strony w celu zapewnienia jakości. W celu zoptymalizowania procesów oraz ustalenia ról osób odpowiedzialnych w przetargu należy uwzględnić procesy wcześniejsze i późniejsze (procesy upstream i downstream). Należy opracować całościowy model zarządzania z wyraźnym podziałem ról osób odpowiedzialnych. Dzięki coachowi można poprawić jakość, wypracowując odpowiednie podejście i przygotowując się do ważnych negocjacji. Relacje z dostawcami stały się również znacznie bardziej istotne i złożone wskutek pandemii. Obecnie nie chodzi już tylko o negocjacje cenowe, ale także o możliwości dostaw, elastyczność, wzajemne korzyści, potencjał innowacyjny dostawcy i, w skrócie, budowanie dobrych relacji. Optymalizacja zarządzania przetargami może w znacznym stopniu przyczynić się do zwiększenia wartości dodanej zamówień. 

Literatura 

1 Zarządzanie przetargami, ibau GmbH, Link 

2 Falkenstein Anja, Digitale Ausschreibungen rechtssicher managen, Smartes Tendern, marzec 2020 Beschaffung Aktuell, Link 

3 Günnel Thomas, Logistyka kontraktowa, Badanie: Cyfrowe zarządzanie przetargami – jak daleko są firmy logistyczne?, Przemysł motoryzacyjny, Vogel Communications Group GmbH & Co. KG, Link 

4 New Now in Organizations, Ponowne skoncentrowanie się na zarządzaniu przetargami w celu zwiększenia wartości firmy, styczeń 2021, Camelot Management Consultants, Link