Jak uniknąć opóźnień w dostawach dzięki dobrej organizacji magazynu?
Unikanie opóźnień w dostawach dzięki dobrej strukturze organizacyjnej magazynu
Pewne jest to, że każdy magazyn potrzebuje solidnej i jednolitej struktury organizacyjnej. Dotyczy to wszystkich magazynów, niezależnie od ich wielkości. Nawet małe magazyny bez odpowiedniej struktury organizacyjnej zapewniają wystarczająco dużo miejsca na chaos i tym samym na opóźnienia w dostawie. Dlatego każdy, kto chce skupić się na optymalnym, szybkim i skutecznym przebiegu wszystkich procesów i etapów pracy w swojej firmie, powinien poświęcić wystarczająco dużo czasu na zaplanowanie i wdrożenie dobrej struktury organizacyjnej magazynu.
Konkretnie oznacza to, że Państwa magazyn powinien być w jednolity sposób podzielony, nazwany i zarejestrowany, zarówno pod względem powierzchni, jak i dokumentacji. Należy do tego w pierwszej kolejności przejrzysta struktura organizacyjna magazynu. Regały, palety lub inne urządzenia do składowania powinny być ustawione w taki sposób, aby umożliwić płynne przejście między korytarzami. Pomocna tu będzie również odpowiednio szeroka konstrukcja korytarzy. Dzięki temu Wasi pracownicy mogą szybko dotrzeć do odpowiednich miejsc składowania, skompletować potrzebne towary i zrealizować zamówienia – przyczynia się to do zaoszczędzenia cennego czasu i stanowi pierwszy krok w zapobieganiu opóźnieniom w dostawach.
Korzystanie z zalet automatyki i techniki
Kolejnym punktem pozwalającym na zachowanie terminów dostaw jest konsekwentne etykietowanie miejsc składowania i towarów. W przypadku większych magazynów zaleca się również podział magazynu na różne strefy. Jeśli każdy z obszarów posiada odpowiednie, indywidualne oznaczenie, personel magazynu łatwiej je odnajdzie. Przekłada się to również na czynnik czasu w kartach i szybszą realizację zamówień. W tym kontekście ważne jest jednak, aby tworzenie etykiet dla magazynu następowało w ścisłej współpracy z kierownictwem magazynu. Tylko w ten sposób można zapewnić poprawne i jednolite wprowadzanie wszystkich danych do programu EDP stosowanego do zarządzania magazynem.
Równie pomocne w organizacji magazynu jest stosowanie kodów paskowych. Gwarantują one przyspieszenie procesów logistycznych, kodowanie miejsc składowania i możliwość przesłania informacji zwrotnej przez pracowników, czy znajdują się oni we właściwym miejscu składowania przy właściwym produkcie. Szczególnie dla nowych pracowników stanowią one znaczne ułatwienie w poruszaniu się po magazynie. To z kolei sprzyja sprawnemu przebiegowi całej pracy w magazynie i zapobiega opóźnieniom w dostawach spowodowanym dezorientacją i stratą czasu.
Prowadzenie regularnych kontroli poziomu zapasów.
Klient musi czekać na dostawę, ponieważ brak jest wystarczającej ilości towaru w magazynie? Taka sytuacja jest bardzo niekorzystna, ale można jej uniknąć dzięki odpowiedniej organizacji magazynu. Ważne jest dalekowzroczne planowanie i regularna kontrola poziomu zapasów. Zignorowanie tego faktu może doprowadzić do szybkiego pojawienia się wąskich gardeł w odniesieniu do towarów. Ma to bezpośredni wpływ na czas dostawy. Rezultat: opóźniona dostawa, niezadowoleni klienci i rosnące koszty dla Państwa firmy. Regularna inwentaryzacja lub kompletna dokumentacja może w tym pomóc.
Proszę się upewnić, że w magazynie dostępna jest zawsze wystarczająca ilość towaru. W tym kontekście zaleca się również pracę z pewnego rodzaju buforem. Jeśli zawsze posiadacie w magazynie trochę więcej towarów niż potrzeba, jesteście w przypadku każdego zamówienia bezpieczni. Ponadto bufor zapasów zwiększa niezależność od dostawców, a Państwa firma może działać bardziej autonomicznie. Im mniej jesteście wobec tego zależni od innych dostawców, tym bardziej samodzielnie możecie pracować i lepiej dostosować organizację magazynu do klientów i ich zamówień. Jest to również ważny czynnik zapobiegający opóźnieniom w dostawie. Dotyczy to w szczególności posiadania własnej produkcji. W tym przypadku szczególnie ważne jest wszechstronne planowanie wszystkich procesów, aby mieć do dyspozycji zawsze wystarczającą ilość towarów. Dlatego też należy zawsze brać pod uwagę czas potrzebny na uzupełnienie materiałów potrzebnych do produkcji. Tylko w ten sposób można wyprodukować odpowiednie ilości we właściwym czasie. Kolejnym ważnym aspektem pozwalającym uniknąć opóźnień w dostawach jest sprawna logistyka wewnętrzna. Kluczowe znaczenie ma przy tym płynna komunikacja pomiędzy magazynem, produkcją i wysyłką.
Komunikacja jako czynnik sukcesu
Niemniej jednak, nie zawsze można być całkowicie niezależnym od dostawców. Dlatego też bardzo istotne jest prowadzenie stałego dialogu ze swoimi dostawcami. Stanowi to również istotny element dobrej organizacji magazynu. Regularnie komunikujcie się z dostawcami i informujcie ich odpowiednio wcześnie o nowych, dodatkowych lub pozaplanowych dużych zamówieniach. Dzięki temu również oni mogą dostosować się do Państwa wymagań i szybko dostarczyć towar. To z kolei wspiera Państwa pracę logistyczną i zapobiega opóźnieniom w uzgodnionym terminie dostawy.
Również w tym przypadku ważną rolę odgrywa komunikacja. Proszę się upewnić, że wszystkie czynniki techniczne, przestrzenne i personalne są ze sobą powiązane i skoordynowane. Tylko wtedy, gdy wszystkie procesy są ze sobą połączone, mogą one funkcjonować bez problemów. Dotyczy to również komunikacji pomiędzy wszystkimi działami w Państwa przedsiębiorstwie. Jeżeli wymieniają się one regularnie informacjami, można uniknąć błędów w przekazywaniu informacji i związanej z tym straty czasu podczas realizacji zamówienia z powodu rozbieżności.
Zaakceptowanie organizacji magazynu jako procesu centralnego
To, w jaki sposób funkcjonuje praca logistyczna w przedsiębiorstwie, zależy w dużej mierze od organizacji magazynu i wszystkich związanych z tym procesów i etapów pracy. Magazyn pełni nie tylko rolę magazynu, lecz wpływa również na działalność operacyjną. Przyczyną opóźnień w dostawie jest w większości przypadków nieodpowiednia organizacja magazynu. Aby temu zapobiec należy w pierwszej kolejności przypisać magazynowi centralną rolę, jaką faktycznie odgrywa. Tylko wtedy, gdy zdacie sobie sprawę z jego znaczenia w kontekście całej firmy, można go optymalnie zorganizować i dopasować do wszystkich procesów.
Wprowadzanie kolejnych zmian w strukturze i organizacji magazynu w trakcie jego pracy może okazać się nie lada wyzwaniem. Dlatego warto zastanowić się już na etapie planowania, w jaki sposób najlepiej zorganizować swój magazyn. Skorzystajcie z okazji, aby na tym wczesnym etapie zapobiec opóźnieniu w dostawach – i to na długo przed jej pojawieniem się.
Ogólnie rzecz biorąc, kluczem do sukcesu jest szczerość. Z tego powodu ważne jest, aby podawać klientom tylko realistyczne terminy dostaw i stawiać na jasną i uczciwą komunikację. Informujcie swoich klientów w odpowiednim czasie o opóźnieniach w dostawie, problemach z dostawą lub nawet świętach zakładowych. Wówczas klient będzie wiedział, kiedy będzie musiał ewentualnie dłużej czekać na swoje towary i w obliczu Państwa szczerości z pewnością okaże zrozumienie.
Fotoquelle Titelbild: © Gorodenkoff/shutterstock.com