10 błędów, których należy unikać podczas komisjonowania

Każda firma, która sprzedaje towary, posiada bez wątpienia dział logistyki. Komisjonowanie odgrywa tu centralną funkcję, która ma z kolei ogromne znaczenie dla końcowego sukcesu gospodarczego przedsiębiorstwa. Prawie połowa wszystkich kosztów magazynowania przypada na obszar kompletacji zamówień. Tym bardziej ważne jest niedopuszczanie do powstawania dodatkowych niepotrzebnych kosztów wynikających z błędów podczas kompletacji, których można uniknąć. Niemniej jednak, jak wykazały badania naukowe przeprowadzone w UT w Monachium, wskaźnik błędu podczas kompletacji zamówień wynosi około 0,3 procenta. Może to mieć poważne konsekwencje, które pojawiają się na wiele różnych sposobów.

Ogólnie rzecz biorąc, im później błąd przy kompletacji zostanie stwierdzony, tym poważniejsze i droższe będą jego skutki. Jeśli na przykład błąd pojawi się już w trakcie kompletacji zamówienia, nie będzie miał on wprawdzie znaczenia dla klienta, ale pociągnie za sobą dodatkowe nakłady w postaci czasu i kosztów związanych z jego usunięciem. Jeśli pracownik stwierdzi błąd w ramach kontroli wewnętrznej, takiej jak kontrola wyjścia towarów, którą przeprowadza obecnie większość firm, konieczne będzie wygenerowanie zupełnie nowego zlecenia kompletacji. Jeśli błąd zostanie jednak stwierdzony dopiero u klienta, czeka nas ponowna kosztowna dostawa lub, co gorsze, nawet utrata klienta.

Wprawdzie w dzisiejszych czasach dostępnych jest wiele zautomatyzowanych metod komisjonowania, jednak większość firm pracuje stosując warianty mieszane korzystając z kompletacji w pełni zautomatyzowanej i ręcznej. Artykuły mogą być np. przygotowywane automatycznie, ale pobierane ręcznie. Dlatego też w dalszym ciągu najpopularniejszą metodą jest zasada „człowiek do towaru”. Oferuje ona wyraźne korzyści w postaci elastyczności, ponieważ dzięki zdolnościom poznawczym człowiek odnajduje się doskonale w niejednorodnych lub ciągle zmieniających się systemach. Odnajduje on towary przygotowane na statycznych regałach i kompletuje je za pomocą papierowej listy. Ale właśnie to jest przyczyną prawie wszystkich dziesięciu błędów, których należy unikać podczas kompletacji.

Przede wszystkim należy wymienić tu błędy ilościowe. Pod presją czasu lub z powodu braku uwagi, może się zdarzyć, że pracownik skompletuje podczas procesu komisjonowania niewłaściwą liczbę sztuk, a klient otrzyma na koniec więcej lub mniej artykułów niż zamówił. To kosztuje pieniądze i ew. dodatkowy czas potrzebny na zorganizowanie ponownej wysyłki. Towarzyszy temu również efekt pominięcia. Jeśli pracownik kompletujący zamówienie nie zapoznał się dokładnie ze swoją papierową listą lub zatwierdził etap procesu przed jego wykonaniem, może się zdarzyć, że pozycja nie zostanie zrealizowana i artykuł nie dotrze do klienta. Kolejnym błędem jest również błąd komisjonowania, którego można uniknąć dzięki szczegółowym kontrolom i skoncentrowanej pracy. To samo dotyczy błędu rodzajowego, tj. dostarczenia nieprawidłowego artykułu jako zamiennika lub dodatkowo do już istniejącego właściwego artykułu.

Negatywny wpływ na kompletację może mieć również charakter magazynu. Jednym z błędów, które należy absolutnie unikać, jest zbyt duży i jednocześnie nieuporządkowany i słabo ustrukturyzowany poziom zapasów. W takim magazynie składowane artykuły szybko stają się chaotyczną masą przepełnionych pojemników z towarami ułożonymi w stosy. Odnalezienie się w tym bałaganie i skompletowanie odpowiednich artykułów w odpowiednich ilościach może okazać się dla Państwa pracowników niepotrzebnie uciążliwe i czasochłonne.

Wiąże się to z kolejnym błędem podczas kompletacji zamówień: zbyt duże powierzchnie magazynowe. Na długich odcinkach między regałami traci się dużo czasu, co z kolei stawia pracowników pod presją czasu i kończy się błędami podczas realizacji zleceń. Z tego powodu należy albo zminimalizować powierzchnię magazynową stosując logistyczne strategie zaopatrzenia i usuwania towarów, albo zainwestować trochę pracy w efektywną strukturę magazynową - w tym zabezpieczenie zwykłego zaopatrzenia. W tym przypadku pomocna może być również optymalizacja lub przeprojektowanie magazynów, co przyczyni się do efektywnego wykorzystaniu magazynu. Przejrzyste struktury i krótkie odległości są kluczem do udanej kompletacji zamówień.

Porządek to połowa sukcesu, o czym mówi się od setek lat, i co sprawdza się również w przypadku logistyki. Nie tylko zbyt duże powierzchnie magazynowe i zapasy są same w sobie błędami, których należy absolutnie unikać podczas kompletacji. Prowadzą one bowiem do kolejnego błędu, błędu stanu. Duże powierzchnie magazynowe prowadzą mianowicie do powstania dużych zapasów, a te z kolei sprzyjają wzajemnym uszkodzeniom produktów. Taka sytuacja ma również negatywny wpływ na kompletację. Dlatego też należy zredukować poziom zapasów i zainwestować wystarczająco dużo czasu w odpowiednio zorganizowane struktury.

Kolejnym błędem, którego nie należy popełniać podczas kompletacji, jest uwzględnienie jedynie aktualnego stanu w dziale logistyki. Konieczne są regularne przeglądy skuteczności i potencjału racjonalizacyjnego. Wasz dział logistyki może pracować bowiem efektywnie tylko wtedy, gdy w proces kompletacji zamówień jest włączony cały łańcuch logistyczny. Tu tkwi największy potencjał dla trwałego sukcesu gospodarczego i minimalizacji wskaźnika błędów przy kompletacji zamówień.

Tak, ludzie popełniają błędy. Leży to w ich naturze i nie można tego uniknąć w 100 procentach. Nieostrożność, presja czasu lub niewłaściwa obsługa systemów kompletacji może prowadzić do błędów i mieć znaczący negatywny wpływ na kompletację. Dlatego jednym z największych błędów popełnianych przez niektórych kierowników magazynów i zakładów jest ignorowanie czynnika ludzkiego. Z tego powodu należy polegać na jasnych instrukcjach obsługi, przejrzystych i prostych procesach oraz niewielkiej liczbie etapów procesu. Dzięki temu codzienna praca pracowników jest łatwiejsza i bardziej dla nich motywująca, co z kolei sprzyja dobrej atmosferze pracy i minimalizuje źródła błędów związanych ze stresem.

Jest to jeden z powodów, dla których duże odległości powinny być wymieniane oddzielnie jako jeden z błędów, których należy unikać podczas kompletacji artykułów. Jeśli pracownik musi pokonywać duże odległości podczas kompletacji artykułów, konkretnie między poszczególnymi pobraniami towarów, wówczas dochodzi do zmniejszenia jego koncentracji, demotywacji i ostatecznie błędnej kompletacji produktów. I tak badanie przeprowadzone przez Fraunhofer Institut für Materialfluss und Logistik w Dortmundzie wykazało, że około 93% wszystkich błędów przy kompletacji to błędy powstałe w wyniku braki uwagi.

Wreszcie, należy uważać, aby nie lekceważyć tzw. czasu martwego. Składający się z czasu kompletacji, pokonywania odległości i czasu bazowego, opisuje on nieproduktywny, ale jednocześnie nieunikniony dodatkowy czas, powstały podczas kompletacji w wyniku wcześniejszych i późniejszych czynności. Może to być na przykład wyszukiwanie lub identyfikacja miejsca składowania artykułu. Również tutaj proszę postawić na gruntowną organizacji, biorąc pod uwagę już wspomniane błędy, aby utrzymać ten nieproduktywny czas na jak najniższym poziomie. I tak otrzymujecie Państwo kompleksowy pakiet, który przenosi kompletację zamówień, a tym samym całe Państwa przedsiębiorstwo na nowy, skuteczny poziom.