Wanneer heeft een consignatiemagazijn zin?

Elke ondernemer moet oplossingen vinden om zijn klanttevredenheid en omzet te verhogen. Terwijl hij tegelijkertijd op zijn kosten moet besparen en investeringen in magazijninrichting tot een minimum moet beperken. Een consignatievoorraad kan een belangrijke topic zijn in de planning van het succes van een onderneming.

Wat is nu precies een consignatievoorraad? Deze bestaat uit magazijnstellingen vol consignatie-artikelen die eigenlijk eigendom zijn van externe leveranciers. Artikelen in consignatie bevinden zich in een centraal magazijn en maken deel uit van de consignatievoorraad.

Steeds vaker geven leveranciers de mogelijkheid om producten in consignatie af te nemen. Dit houdt in dat u deze producten te koop aanbiedt in uw (online)winkel, maar dat ze toch ‘eigendom’ blijven van de leverancier. U betaalt ze dus nog niet vooraf. Er wordt pas afgerekend op het moment waarop de producten effectief verkocht worden.

Een consignatiemagazijn is dus een magazijninrichting met goederen of onderdelen dat door de leverancier wordt ingericht om een snelle levering aan de besteller te garanderen. Het is belangrijk dat de leverancier de wettelijke eigenaar van de goederen blijft totdat de klant de goederen uit de palletstellingen laat orderpicken.

Een consignatiemagazijn biedt talrijke voordelen:

• Je hoeft enkel te betalen wat je verkoopt (geen stock)
• Korte levertijd tot bij de eindklant
• Beperkte (financiële) risico’s
• Eenvoudige kostenberekening via ERP

Een van de doorslaggevende voordelen is dat het een orderverzamelsysteem is waarbij een (start-up) online handelaar op die manier immers geen dure stock vooruit moet betalen met het risico finaal niet alles verkocht te krijgen.

En de goederen zijn altijd bij de hand waarmee de levertijd tot bij de eindklant sterk wordt verkort.

Vaak is een snelle levering ook een verkoopargument dat kan worden gebruikt om de verkoop te verhogen. Tegelijkertijd bespaart de (online) handelaar ook op de investeringskosten van een eigen magazijninrichting zoals gebouw huren, installeren van magazijnstellingen en het aankopen van distributiebakken… .

Daarnaast is de leverancier/fabrikant van de artikelen verantwoordelijk voor het voorraadbeheer in het magazijn en de kwaliteit van palletopslag. Alsook is de leverancier/fabrikant verantwoordelijk voor de kwaliteit van de artikelen, als er bijvoorbeeld een vernieuwd design uitkomt of technische fouten zijn, moet de leverancier/fabrikant de betrokken onderdelen op eigen kosten vervangen.

Hetzelfde geldt voor artikelen met een houdbaarheidsdatum (bv. Levensmiddelen in een FIFO doorrolstelling voor stukgoederen). Indien de vervaldatum wordt overschreden, moet de leverancier ook hier de betrokken goederen vervangen.

Uiteraard moeten zowel de leverancier/fabrikant als de afzender (online handelaar) toegang hebben tot de gegevens van het warehouse management systeem of ERP-systeem. De (online) handelaar kan via dit consignatievoorraad opslagsysteem zijn kosten zeer eenvoudig berekenen. Ook voor de leverancier/fabrikant heeft zo’n consignatie natuurlijk haar voordelen, anders zou hij het niet voorstellen. Uiteraard is c­onsignatie niet voor alle soorten producten mogelijk.

De keuze voor een consignatiemagazijn brengt ook enkele nadelen met zich mee:

• Lange termijncontracten
• Gebonden aan jouw leverancier qua prijs en kwaliteit
• Weinig tot geen controle op de voorraad
• Kleine artikelen van verschillende online handelaars vereisen extra kapitaal en magazijninrichting door de leverancier

Een nadeel voor de klant (online handelaar), maar een voordeel voor de leverancier/fabrikant en het magazijn, is de “binding” die door het consignatiemagazijn wordt gecreëerd. Omdat bijvoorbeeld het opslag van pallets contract, voor een langere periode wordt afgesloten, kan de klant (online handelaar) niet zomaar overstappen naar een andere leverancier die bijvoorbeeld een gunstigere prijs of betere kwaliteit qua magazijninrichting en orderverzamelsysteem biedt.

Hier is er het bijzonder nadeel dat de (online) handelaar dus niet in staat is om voortdurend de prijs van andere leveranciers en magazijnoplossingen te vergelijken en te onderhandelen vanwege de verbintenis. Daarnaast ziet de klant (online handelaar) ook volledig af van de controle over de voorraden. Met andere woorden, hij moet de leverancier absoluut kunnen vertrouwen.

De leverancier (magazijnopslag) gebruikt zijn eigen medewerkers of software om ervoor te zorgen dat bijvoorbeeld de losse onderdelen in een KANBAN-systeem opnieuw worden besteld. Bij KANBAN-systeem wordt het bijbestellen van onderdelen in een assemblage omgeving getriggerd wanneer een bepaalde minimumhoeveelheid wordt bereikt. Als hierbij de leverancier het niet zo nauw neemt met leveringstermijnen, dan kan je als verkoper (online handelaar) niet veel doen bij een gebonden contract, met als gevolg misschien een ontevreden eindklant.

Natuurlijk is het belangrijk dat alle artikelen correct worden geregistreerd in de voorraad wanneer ze worden gepickt of geretourneerd door de eindeklant. Bijvoorbeeld door het scannen van de barcodes of het lezen van de RFID-tags. Een nadeel voor de leverancier is de hogere kapitaalinzet bij zijn magazijninrichting, vooral bij een geautomatiseerd magazijn voor kleine artikelen van verschillend online handelaars.

Naast het inrichten van een magazijn, is het niet zo simpel om met een consignatievoorraad te starten omdat de internationale omzetbelastingproblematiek bijzonder ingewikkeld is dankzij voortdurende veranderingen in regelgeving en rechtspraak én de snelle ontwikkelingen op internet.

De belangrijkste vragen (m.b.t. consignatievoorraad) die moeten worden beantwoord zijn:

• Gaat het om een goed een dienst of een digitale dienst?
• Levert u aan een particulier of een bedrijf?
• Waarvandaan vind de levering of dienst plaats?

Als het hoofdkantoor van de leverancier (magazijn) en de afzender (online handelaar) in verschillende landen binnen de EU gevestigd zijn, kan het zijn dat er verschillende fiscale regelingen (bijv. BTW) in acht moeten worden genomen. Als de online handelaar in een derde land buiten de EU is gevestigd, kunnen aanvullende douanevoorschriften een rol spelen.

Vaak wordt gekozen voor een consignatievoorraad wanneer het gaat over magazijnopslag van verbruiksartikelen, slijtageonderdelen en reserveonderdelen. Consignatievoorraad is ook zinvol voor bijzonder dure artikelen en is tevens een goede manier voor fabrikanten en leveranciers om nieuwe producten te lanceren. Wederverkopers kunnen wellicht terughoudend zijn om nieuwe producten te kopen die zij wellicht niet kunnen verkopen. Consignatievoorraad geeft de mogelijkheid om een nieuw product in de markt te introduceren zonder deze eerst zelf aan te schaffen.

Grote klanten, bijvoorbeeld voertuigfabrikanten, die veel individuele onderdelen nodig hebben. En vaak ook nog is door verschillende leveranciers worden beleverd, zetten vaak een Leverancier Logistiek Centrum (LLC) op.

Zij plaatsen elke levering van auto onderdelen in afzonderlijke zones in een hal. Elke hal is verantwoordelijk voor het voorraadbeheer en de kwaliteitscontrole van het desbetreffende magazijngebied en de onderdelen daarvan (banden, uitlaatsysteem, elektronische componenten, enz.). Hierdoor kan de voertuigfabrikant zich uitsluitend concentreren op de productie van de voertuigen.

Voorraden, er is in het laatste decennium een kentering gekomen in de houding tegenover het fenomeen "voorraad". Nog niet zo lang geleden vond men in elk boek dat deze problematiek aansneed, een pleidooi voor het belang van het aanleggen van voorraden uit veiligheidsoverwegingen of als buffer (de just-in-case filosofie).

Mee onder invloed van de Japanse productiefilosofie is men heel anders tegenover deze problematiek komen te staan. Vandaag de dag worden voorraden aanzien als de bron van alle kwaad omdat ze een aanzienlijk kapitaal vertegenwoordigen wanneer ze in geld worden uitgedrukt en dienen als dusdanig tot het absolute minimum herleid te worden (de just-in-time filosofie).

Door de Japanse methoden van Kaizen, de Just-In-Time leveringen via Kanban kan de voorraad tot een minimum worden beperkt. Bij Just-In-Time leveringen is er echter het groot risico van productiestilstand. Indien we ons op het niveau van de planning en productiecontrole begeven, dan spreekt men eerder van KANBAN. Kanban is dus een onderdeel van JIT, dat betrekking heeft op de planning van productie en voorraden.

Het Kanban-principe is een decentraal productiecontrolesysteem dat leidt tot lean warehousing en JIT-logistiek. Het spreekt vanzelf dat de ene onderneming beter geschikt is dan de andere voor het overschakelen naar een JIT/KANBAN systeem. De productie geeft een signaal af aan de upstream productiefase dat er nieuwe componenten nodig zijn. Zo wordt bijvoorbeeld een lege magazijnbak met een bestelkaart voor een bepaald onderdeel naar het lean warehouse gestuurd en wordt een volle container mee teruggestuurd. Het onderdelenmagazijn weet nu dat dit artikel in een bepaalde hoeveelheid moet worden nabesteld en stuurt deze inkooporder naar de bron (de leverancier).

De leverancier voert de bestelling uit en levert de benodigde hoeveelheid van het betreffende onderdeel aan het lean warehouse. De kanban-kaart dient dus als een orderkaart voor de productie, die een specifieke productieorder van de productie naar de bron op gang brengt.

Daarnaast wint het Vendor Managed Inventory (VMI) gaandeweg aan populariteit als middel tot efficiënt voorraadbeheer over de bedrijfsgrenzen heen.

Heel vaak wordt dit onmiddellijk geassocieerd met consignatievoorraden. Maar hoeft dit wel zo te zijn? Het implementeren van VMI en het invoeren van consignatievoorwaarden zijn eigenlijk twee aparte elementen. Wel moet gezegd worden dat consignatie zonder VMI niet echt zinvol en haalbaar is.

Een VMI-systeem. De leveranciers gaan dan de voorraden beheren bij hun klanten op basis van concrete afspraken. Dit kan op een vrij rigide manier gebeuren, bijvoorbeeld door een minimum- en een maximumvoorraad af te spreken per artikel bij de klant, waartussen de leverancier zich kan bewegen. Meer geavanceerd wordt er uitgegaan van een dynamische afspraak gebaseerd op forecasts van de klant. De belangrijkste voordelen zijn lagere partijgroottes en lage voorraadniveaus bij de klant.

De reden om tot VMI over te gaan moet gedreven zijn door een supply chain optimalisatie

Consignatievoorraden hebben een voordeel voor de leverancier. Immers, door het consignatiesysteem wordt de factuur later gemaakt dan in een klassieke aankooptransactie. Dat betekent dat de voorafbetaling van de belastingen op die verkoop ook later zal gebeuren. Voor de fiscus geldt namelijk dat de winst op deze transactie belastbaar is zodra de factuur is uitgeschreven, ook al heb je nog geen euro op zak.

Bovendien is er een BTW-voordeel omdat de BTW-afrekening gebaseerd is op de uitgeschreven facturen. Hoe later de facturen worden uitgeschreven, hoe later de BTW moet betaald worden.

Conclusie is dat VMI en consignatie twee verschillende beslissingen zijn. VMI is gedreven door supply chain objectieven. Consignatie moet gedreven zijn door financiële doelstellingen.