Optimalisering van het tender management in de logistieke sector

Om het besparingspotentieel te realiseren, besteden veel “verladers” bijvoorbeeld steeds meer opdrachten uit. Voor logistieke bedrijven en expediteurs creëert dit de noodzaak van deskundig tendermanagement. Met name op logistiek gebied kunnen aanbestedingen zeer kostbaar en complex worden. Bij aanbestedingen voor projecten, contracten of diensten gaat het er natuurlijk om de beste partner en het beste aanbod te vinden. Bij complexe en technisch uitdagende projecten en een groot aantal kandidaten kan dit zeer tijdrovend zijn. Daarom probeert men repetitieve stappen te digitaliseren en te automatiseren en te vereenvoudigen met passende software. Bovendien wordt het beheer van aanbestedingen vaak uitbesteed aan gespecialiseerde dienstverleners of tendermanagers vanwege de complexiteit ervan. Aanbestedingsbeheer omvat echter veel meer dan alleen de administratie en verwerking van aanbestedingen door middel van software. 

Tender management kan grofweg in vier fasen worden verdeeld. Eerst werkt de tendermanager samen met de opdrachtgever, bijvoorbeeld een logistiek bedrijf, de specifieke eisen voor de aanbesteding uit. In de daaropvolgende planningsfase worden de randvoorwaarden vastgesteld. Dit omvat het type winst, de eisen van de opdrachtgever en aan de leveranciers, de concrete planning van het proces, de definitie van een evaluatierooster voor de leveranciers. Ook moet worden bepaald hoe de offertes en dienstentarieven van de verschillende leveranciers moeten worden geregistreerd en vergeleken. In deze fase worden ook de aanbestedingsdocumenten opgesteld. Vervolgens wordt de aanbesteding gepubliceerd en worden de ontvangen offertes verzameld, vergeleken en geëvalueerd. Deze fase omvat ook de heronderhandelingen en contractonderhandelingen met de leveranciers. In de laatste fase van het aanbestedingsbeheer wordt ondersteuning geboden aan de geselecteerde leverancier of de processen nadat het contract is afgesloten. Bovendien wordt het gehele proces van de ingebrachte diensten geëvalueerd. Hierdoor kunnen de processen en de samenwerking met de leverancier worden geoptimaliseerd. 

De standaardisatie van processen en bedrijfsprocedures bij aanbestedingen kan de verwerkingstijd van aanbestedingen drastisch verkorten. Het is ook de basis van digitalisering en het gebruik van tijdbesparende tender management software. Siemens Digital Logistics heeft in 2020 de studie "Digitalisation of Tender Management in Contract Logistics" uitgevoerd. Daaruit blijkt een schrijnend gebrek op het gebied van digitalisering van tendermanagement, want 80% van de logistieke bedrijven ziet hier een grote behoefte aan verbetering. Iets minder dan een derde van de ondervraagde “verladers” en 20% van de logistieke dienstverleners is hiermee bezig. Zo werden ongeschikte tools, een gebrek aan geïntegreerde softwareoplossingen, een gebrek aan IT-knowhow en een gebrek aan middelen bij de gespecialiseerde afdelingen gezien als belemmeringen voor de implementatie. 

De kwaliteit van tenders wordt aanzienlijk beïnvloed door de coördinatie van technische en commerciële beoordelingen. Een gebrek aan coördinatie kan een negatieve invloed hebben op de algemene beoordeling van een leverancier. Uiteraard speelt ook de menselijke factor een grote rol, die met name wordt beïnvloed door de technische kwalificatie van de inkopers op het gebied van aanbestedingsbeheer en de samenstelling van het team. Gestandaardiseerde en geautomatiseerde routines zijn belangrijk, enerzijds om bij de aanbesteding met alle aspecten rekening te houden en anderzijds om de kwaliteit van de aanbesteding te waarborgen. De upstream- en downstreamprocessen moeten in de aanbesteding aan bod komen om de processen te kunnen optimaliseren en ook de rol van de verantwoordelijken vast te leggen. Er moet een holistisch managementmodel worden ontwikkeld met een duidelijke verdeling van de rollen van de verantwoordelijken. Via een coach kan de kwaliteit worden verbeterd door de juiste aanpak uit te werken en belangrijke onderhandelingen voor te bereiden. De relaties met leveranciers zijn door de pandemie ook veel belangrijker en complexer geworden. Het gaat nu niet meer alleen om prijsonderhandelingen, maar ook om leveringsvermogen, flexibiliteit, wederzijds voordeel, innovatiepotentieel van de leverancier enz… kortom, het opbouwen van een goede relatie. Het optimaliseren van het aanbestedingsbeheer kan in grote mate bijdragen tot het verhogen van de toegevoegde waarde van aanbestedingen.