Optimale magazijninrichting voorkomt storingen bij inventarisatie

Als de voorraad niet snel genoeg kan worden aangevuld omdat bepaalde procedures in het magazijn worden onderbroken door een storing, kost dat niet alleen tijd, maar leidt dat ook tot vertragingen in latere processen, zoals de verzending van artikelen en de levering aan klanten. Als een bedrijf bijvoorbeeld een just-in-time leverancier is voor de automobielindustrie, bestaat het risico van hoge contractuele boetes als de productie, die afhankelijk is van leveringen, stil komt te liggen. Als klanten te laat worden beleverd, lijden het vertrouwen en de klantentrouw daaronder. De kwestie van het vermijden van onderbrekingen in de magazijnoperaties en stilstandtijden is ook sterk gerelateerd aan procesoptimalisatie in het magazijn.  

In het algemeen kan een onderscheid worden gemaakt tussen geplande en ongeplande onderbrekingen. Geplande onderbrekingen in het magazijn zijn bijvoorbeeld onderbrekingen als gevolg van inventarisatie of ook als gevolg van onderhoud aan magazijnsystemen, magazijnstellingen zoals palletstellingen en doorrolstellingen. Ongeplande onderbrekingen kunnen bijvoorbeeld worden veroorzaakt door schade aan machines, palletstellingen of andere magazijnstellingen, storingen in het WMS magazijnbeheer of geautomatiseerd magazijn, onderbrekingen in de KANBAN toeleveringsproductie of zelfs lichamelijke ongevallen en ziekteverzuim van werknemers. 

Geplande inventarisatie en vertragingsvrij voorraadbeheer 

Goed voorraadbeheer en gedegen inventarisatie komen niet uit de lucht vallen, ze zijn het resultaat van een zorgvuldige planning. Het kan nodig zijn dat het hele bedrijf werk voor de toekomst reeds op voorhand afwerkt, zodat er een tijds- en voorraadbuffer is. Idealiter zijn het alleen maar kleine dingen die onnodige onderbrekingen en vertraging in de logistieke processen op de inventarisatiedag veroorzaken. 

Een draaiboek “plan van aanpak inventarisatie” aanmaken kan nuttig om de jaren nadien naar terug te grijpen. Een aantal vragen die je kan opnemen zijn onder andere, wanneer moet de inventarisatie afgerond zijn? Wordt het magazijn geheel of gedeeltelijk geteld? Welke medewerkers zijn beschikbaar voor de telling en invoeren van de gegevens? Logisch dat eerst voldoende personeel moet worden ingepland voor de fysieke inventarisatie. Zowel werknemers als eventueel tijdelijke arbeidskrachten. Met als doelstelling zo min mogelijk te besteden uren/dagen, met minimale verstoring van lopende zaken.  

Nog voor de inventarisatie in je magazijn start, moet worden nagegaan of de inventarisatie kan worden uitgevoerd tijdens de lopende of verminderde productie of dat het bedrijf moet worden gesloten. Hoeveel tijd zal de inventarisatie naar verwachting in beslag nemen en wanneer moet zij precies plaatsvinden? Deze wordt grotendeels bepaald door: de organisatie van het magazijn zelf (ordelijkheid, voorraadlocaties, overzichtelijkheid). Hoe goed magazijnbakken en buffer palletstellingen met voorraad gemarkeerd zijn. Voorraden die moeten verplaatst worden tijdens de telling. 

Met andere woorden de inventarisatieruimten moeten worden voorbereid, d.w.z. het magazijn en de verkoopruimte moeten worden opgeruimd, de voorraden moeten worden samengesteld en geordend, beschadigde goederen moeten apart worden gelegd, de juiste etikettering moet worden gecontroleerd, een oplossing zoeken voor categorieloze voorraad, enz … Zodra deze taak is voltooid, moeten de magazijnruimten waar inventaris doorgaat worden afgesloten en/of moeten de goederen worden beveiligd tegen wegnemen. 

Een permanente inventarisatie door middel van een warehouse management systeem (WMS) is eveneens gunstig. Echter hou er rekening mee dat een storing aan het systeem zich kan voordoen. Orde en overzicht in het magazijn blijft belangrijk, ook met een WMS. De sleutel tot goed voorraadbeheer is uw gegevens goed in de gaten houden. 

Gepland preventief onderhoud uitvoeren 

Onderhoud aan magazijnstellingen als palletstellingen, vorkheftrucks, transportbanden, geautomatiseerd magazijn enz. moet ten minste eenmaal per jaar worden uitgevoerd. Gepland preventief onderhoud, ook wel Planned Preventive Maintenance (PPM), stelt u in staat uw magazijnsystemen op het gewenste of noodzakelijke kwaliteitsniveau te behouden. Gepland preventief onderhoud kan zowel “tijd- als conditie gebaseerd” zijn.  

Tijd gebaseerd onderhoud gaat uit van een voorgedefinieerd tijdsinterval voor onderhoudsactiviteiten op basis van een onderhoudsplan. Een tijd gebaseerd onderhoudsplan bestaat uit een lijst van bepaalde onderhoudswerken voor technische installatie of magazijn. Daarnaast geeft het ook het tijdsinterval of de frequentie van uitvoering weer van deze activiteiten. Deze onderhoudsfrequenties worden doorgaans gebaseerd op garantievoorwaarden, instructies van de leverancier, wet- en regelgeving en/of ervaring. Een voorbeeld van tijd gebaseerd onderhoud is het onderhoud aan palletstellingen: er vindt een jaarlijkse inspectie plaats, een schoonmaak enz… 

Conditie gebaseerd onderhoud is een onderhoudsmethodiek die voorspelt wanneer een bedrijfsmiddel zal falen en dit voorkomt door tijdig het juiste onderhoud uit te voeren. Conditie gebaseerd onderhoud wordt toegepast op bedrijfsmiddelen die hun actuele status digitaal kunnen communiceren naar een onderhoudssysteem (FMIS, IWMS, CAFM, CMMS). Hierin wordt op basis van vooraf ingestelde grenswaarden en paramaters het benodigde onderhoud en de timing ervan voorspeld. Door deze continue monitoring van een bedrijfsmiddel of installatie bereikt u “just-in-time” onderhoud; niet te vroeg en niet te laat. Dit minimaliseert de onderhoudskosten en beperkt uitval van installaties, waardoor kostbare storingsonderhoud wordt vermeden.  

Een voorbeeld van conditie gebaseerd onderhoud is een vooraf vastgestelde maximum temperatuurwaarde voor uw koelmagazijn. Wanneer de temperatuur van de installatie boven deze grenswaarde uitstijgt, wordt een preventieve onderhoudsactiviteit aangemaakt om uitval te voorkomen. Een ander voorbeeld is het automatisch plannen van een onderhoudsactiviteit op het moment dat de installatie qua aantal uren de vooraf vastgestelde grenswaarde overstijgt. 

De verschillende data voor onderhoudswerkzaamheden in het magazijn moeten worden gepland en over het jaar worden verdeeld, zodat processen en werkstromen zo min mogelijk worden onderbroken. Zo kan bijvoorbeeld elke maand één vrachtwagen uit de eigen vloot worden onderhouden of kan het onderhoud van alle vrachtwagens opzettelijk door het bedrijf worden gebundeld - bv. in een weekend, in een vakantieperiode of een vakantieseizoen. In dat geval kan het prestatieverlies worden gecompenseerd door extra geplande uitrusting. Het extra benodigde materieel (b.v. vorkheftrucks) kan bij een dienstverlener worden gehuurd. Uiteraard moet ook de personeelsplanning in het magazijn dienovereenkomstig worden aangepast. 

Defecten aan machines, magazijnsystemen en uitrusting 

Het uitvallen van machines en apparatuur kan veel tijd en geld kosten. Maar als u bewust op storingen anticipeert, kunt u daarop reageren met adequaat vooraf geplande noodconcepten. In sommige gevallen is het ook raadzaam om componenten redundant uit te voeren. 

Een voorbeeld is het uitvallen van een stapelkraan in een gangpad van een geautomatiseerd magazijn. Om ervoor te zorgen dat de goederen in geval van nood nog steeds toegankelijk zijn, is het raadzaam belangrijke artikelen over verschillende opslaggangen te verdelen. Op die manier kan een stilstand in het orderverzamelen en de levering aan klanten worden vermeden. Magazijnen met smalle gangen moeten niet worden uitgerust met een railgeleiding, maar met een inductieve geleiding, zodat bij uitval van een vorkheftruck de vloerpallets toch met een handpallettruck bereikbaar zijn. Het is zeker nuttig om storingen en uitvaltijden te voorkomen door onderhoudsmaatregelen, onderhoud aan machines (vloeistofbeheer, onderhoudswerkzaamheden, enz.) en industriële reiniging. 

In magazijnbeheersystemen is een redundant ontwerp van kritische hard- en softwarecomponenten dringend noodzakelijk vanwege de complexiteit van het systeem en de ernstige gevolgen van een storing. Ook in de transportbandtechniek worden bepaalde componenten redundant ontworpen met het oog op de veiligheid. 

Preventie van productieonderbrekingen 

Om mogelijke onderbrekingen in de productie te voorkomen, moet het magazijn worden bevoorraad met passende veiligheidsvoorraden van belangrijke artikelen. Alleen op die manier kan worden gegarandeerd dat het orderverzamelen en de leveringen aan de klanten zonder onderbreking kunnen worden voortgezet. Natuurlijk moeten ook de juiste halffabrikaten, componenten, hulpstoffen en smeermiddelen voor de productie worden opgeslagen, zodat stilstand kan worden voorkomen. 

Vertragingen bij de levering voorkomen 

Ook vertragingen in de levering door leveranciers kunnen voor bedrijven catastrofale gevolgen hebben. Daarom is een voortdurende controle van de leveranciers en de identificatie van alternatieve leveranciers een goed idee. 

Zoals de Corona-crisis heeft aangetoond, kunnen ook hele leveringsketens instorten. De grote afhankelijkheid van leveranciers uit China heeft bij veel productie- en handelsactiviteiten tot knelpunten in de bevoorrading en tot stilstand geleid. In de toekomst zal dan ook intensiever worden gewerkt aan de veerkracht van toeleveringsketens. Er moeten bijvoorbeeld alternatieve leveranciers in andere landen worden gevonden. Vooral voor just-in-time productie in de automobielindustrie hebben vertragingen in de levering catastrofale gevolgen, aangezien de productie onmiddellijk tot stilstand komt. Het kan nodig zijn het hele productieprincipe of -systeem te heroverwegen. 

Ziekteverzuim van werknemers voorkomen 

Werknemers kunnen afwezig zijn als gevolg van ziekte of ongevallen. Om onderbrekingen in de processen en procedures in het magazijn te voorkomen, kan eventueel een beroep worden gedaan op uitzendbureaus. 

In het algemeen is het natuurlijk belangrijk dat ongevallenpreventie in het bedrijf serieus wordt genomen. In elk bedrijf zijn er gebieden die moeten worden beveiligd tegen toegang door onbevoegden. Bovendien zijn er veel gevaarlijke plaatsen die volledig moeten worden afgescheiden door slagbomen. Het voorkomen van ongevallen en het opruimen van gevaarlijke plaatsen zijn de verantwoordelijkheid van de eigenaar van het bedrijf. Wat de gezondheid en veiligheid op het werk betreft, is de werkgever in de eerste plaats verantwoordelijk voor het voorkomen van schade aan het leven en de gezondheid van zijn werknemers. Daarom zijn hem bij wet basisverplichtingen opgelegd. 

Vermijden van onderbrekingen tijdens het orderverzamelen 

Om onderbrekingen tijdens het orderverzamelen te voorkomen, moeten altijd voldoende veiligheidsvoorraden van artikelen worden aangehouden. Te grote opslagruimtes en voorraden zijn echter kostbare nadelen die bij het orderverzamelen koste wat kost moeten worden vermeden. Veiligheidsvoorraden moeten daarom nauwkeurig worden bepaald. Ook is het gunstig het orderverzamelen efficiënt te organiseren, zodat het proces soepel verloopt. Ook de controle van leveranciers en de identificatie van alternatieve leveranciers zijn belangrijk. Bovendien moet het verlies van werknemers, bijvoorbeeld door uitzendkrachten, worden voorkomen. 

Voor een efficiënte opslag of het vermijden van onderbrekingen en fouten zijn gestandaardiseerde processen, zoals de uniforme etikettering van opslagplaatsen en transporteenheden, alsmede het gebruik van een WMS noodzakelijk. De volgende tien benaderingen zijn hier bijzonder geschikt: 

• Elimineren van informatiebreuken in magazijnprocessen. 

• Lean magazijnprocessen van goederenontvangst tot orderverzameling tot goederenuitgifte. 

• Vermindering van de zoekinspanning door gestandaardiseerde etikettering en verkorting van de pad-/grabbeltijden. 

• Invoeren van efficiënte controlemechanismen in de afdeling uitgaande goederen. 

• Minimaliseren van inventarisverschillen en voorkomen van verkeerde ladingen. 

• Verhoog de nauwkeurigheid van de voorraad. 

• Voorkomen van out-of-stock situaties en verhogen van de kwaliteit van de goederenvoorziening. 

• Energiebesparingspotentieel ontdekken. 

• Optimaliseer het gebruik van vloermiddelen. 

• Verminder de communicatie-inspanning door over te schakelen op elektronische gegevensuitwisseling (EDI) en eventueel WMS in te voeren. 

Literatuur:

1 Inventarisatie: Voorbereiding van magazijn voor inventarisatie.  Link: https://www.rgisinv.nl/tips-inzichten/voorbereiding-van-magazijn-voor-inventarisatie/tips-inzichten/voorbereiding-van-magazijn-voor-inventarisatie# 

2 Bito Fachwissen, Vorschriften zur Lagereinrichtung, Link 

3 Sicher und gesund durch Absperrungen von Gefahrenbereichen, Bito, Link 

4 Bito Fachwissen, 10 Fehler, die Sie beim Kommissionieren vermeiden sollten, Link 

5 Herausforderung effizientes Lagermanagement, Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards, Link