Het belang van kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s)

Met relevante logistieke kengetallen, zoals de kritieke prestatie-indicator (KPI's), kunnen de prestaties van een ingericht magazijn of van de hele toeleveringsketen voortdurend worden gecontroleerd, geanalyseerd en geoptimaliseerd. Elk magazijn heeft er belang bij ook de logistieke kosten zo laag mogelijk te houden. kritieke prestatie-indicator op het gebied van inkoop, opslag in palletstellingen en andere magazijnstellingen, levering, logistiek en transport worden gebruikt om dit te controleren. Daarbij worden de logistieke prestaties gewoonlijk gemeten aan de hand van vier soorten doelstellingen: Tijd, Kosten, Productiviteit en Service Kwaliteit. Als een van deze meeteenheden uit de hand loopt, moet snel worden ingegrepen om het bedrijf voor grotere schade te behoeden. De belangrijkste prestatie-indicatoren voor de supply chain en de logistiek in bedrijven worden meestal in real time weergegeven en gecontroleerd via softwareoplossingen.

De kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) kunnen echter ook worden gebruikt om processen verder te optimaliseren in uw magazijn. Met behulp van de KPI‘s kan een proces in de tijd worden geobserveerd en kunnen de bijbehorende gegevens worden gedocumenteerd en vergeleken. De sleutelprestatie-indicatoren worden ook gebruikt voor strategische bedrijfsbeslissingen. Zij vormen de basis voor investeringsanalyses, ROI-bepalingen, risicobeoordelingen en kosten-batenbeslissingen. In de logistiek wordt in het algemeen gestreefd naar een snelle en kosteneffectieve levering, een hoge kwaliteit van de logistieke verwerking en orderpicking uit de magazijnstellingen, een minimalisering van de kapitaalinbreng (vermindering van de kosten) door een snellere beschikbaarheid van goederen en lagere voorraden. Dit kan beslissingen vereisen over de locatie, de mate van automatisering, enz. die hoge investeringsbedragen met zich meebrengen.

Ook in de operationele sector bieden de KPI's een mogelijkheid om de huidige prestaties van het bedrijf in de dagelijkse gang van zaken te controleren en om aanwijzingen te geven of de dagelijkse doelstellingen kunnen worden bereikt. Voorbeelden hiervan zijn veranderde algemene omstandigheden (meer orders, technische problemen, enz.) of ook zieke werknemers of veranderde personeelsbehoeften.

Vragen die in elk bedrijf worden gesteld zijn, hoe hoog zijn de transportkosten in verhouding tot de behaalde omzet? Hoe hoog is de leveringsbetrouwbaarheid? Wat is de bezettingsgraad van het wagenpark? Hier is natuurlijk de dure "last mile" door zijn complexiteit bijzonder doorslaggevend.

Alleen als de transportkosten in verhouding tot de omzet redelijk gunstig zijn en er een "goede" marge overblijft, zou men de dienstverlener moeten blijven gebruiken.

Kengetal KPI TU = Totale transportkosten/omzet Ook het percentage leveringen dat op tijd aankomt moet worden bepaald.

KPI Leveringsbetrouwbaarheid = aantal tijdige leveringen / totaal aantal leveringen

Met name voor transportdienstverleners is het van belang te weten hoeveel transportcapaciteit een order vergt in verhouding tot de beschikbare totale capaciteit.

KPI Vlootbezetting = gebruikte capaciteit / totale capaciteit [m³of kg].

Relevante kengetallen op het gebied van magazijnen en logistiek kunnen in vier groepen worden onderverdeeld. Financiële kengetallen worden gebruikt om de bedrijfskosten in het magazijn en bij magazijninrichting te beheersen. Zo zijn bijvoorbeeld de opslagkosten in relatie tot het aantal producten in het magazijn in een bepaalde periode van belang.

KPI Opslagkosten = Totale opslagkosten gedeeld door de nominale capaciteit, vermenigvuldigd met de bezettingsgraad. De omloopsnelheid van de voorraad geeft aan hoe vaak de voorraad in een periode wordt aangevuld. Een lage omloopsnelheid van de voorraad duidt op overtollige voorraad.

KPI omloopsnelheid voorraad = kostprijs van verkochte goederen gedeeld door de gemiddelde voorraad tegen kostprijs. Productiviteitsratio's beschrijven de efficiëntie van processen.

KPI Efficiëntie afhandelingsapparatuur = productiviteit afhandelingsapparatuur gedeeld door het aantal behandelde opslageenheden. Tijdgerelateerde kengetallen moeten de omgang met de middelen tijd controleren. Tijd is geld, vooral in warehousing.

KPI naleving van schema's = aantal goederenontvangsten op tijd gedeeld door het totaal aantal goederenontvangsten. Last but not least zijn er ook kernprestatie-indicatoren voor het meten van kwaliteit. Deze worden gebruikt om het serviceniveau van een bedrijf voor zijn klanten te controleren.

KPI foutieve bestellingen = foutieve bestellingen gedeeld door het totaal aantal bestellingen.

Het nalevingspercentage van de leverancier geeft een indicatie van hoe doeltreffend de leverancier werkt en met welke vertraging de aangekochte goederen in het magazijn aankomen. Door het nalevingspercentage te verbeteren, kunnen de prijs- en leveringsrisico's worden geminimaliseerd.

KPI Nalevingspercentage leverancier = te laat ontvangen orders gedeeld door het totaal aantal ontvangen orders x 100

De doorlooptijd van een order geeft aan hoeveel tijd er nodig is voor het hele proces van een order tot en met het transport, de ontvangst en de inspectie van de goederen.

KPI Doorlooptijd inkooporder = datum ontvangst inkooporder minus de afleverdatum 

Op het gebied van inkoop is er bijvoorbeeld de kritieke prestatie-indicator voor mislukte ontvangen leveringen. Deze KPI wordt gebruikt om het percentage mislukte orders te bepalen als gevolg van het niet voldoen aan de service- of productkwaliteit.

KPI Mislukte leveringen = totaal afgewezen orders gedeeld door het totaal ontvangen orders x 100

Door de toenemende digitalisering van de supply chain in het kader van Industrie 4.0 en Logistiek 4.0 is het veel eenvoudiger geworden om relevante informatie en gegevens te verkrijgen, deze te analyseren en passende maatregelen voor verbetering te nemen. De belangrijkste motieven voor het verzamelen van gegevens zijn het optimaliseren van de toeleveringsketen, het verlagen van de logistieke kosten en het verbeteren van de klanttevredenheid. Er bestaat nu software voor elk gebied van de toeleveringsketen om de juiste prestatiecijfers te bepalen. In het magazijn speelt het warehouse management systeem (WMS) een cruciale rol bij het monitoren van de belangrijkste prestatie-indicatoren. Het biedt real-time informatie over de voorraad in het magazijn, waar die vandaan komt, waar die zich precies bevindt en welke bewegingen er plaatsvinden. Bepaalde subprocessen, zoals het picken, worden gecontroleerd en geanalyseerd. De prestaties, d.w.z. de snelheid en nauwkeurigheid van de orderverzamelprocessen, worden gecontroleerd op basis van specifieke taken en toegewezen verzameltijden. Het WMS kan ook de prestaties van werknemers bepalen aan de hand van toegewezen taken en doelstellingen. Sommige WMS bieden de mogelijkheid om de volledige toeleveringsketen te analyseren en te evalueren. Een overeenkomstige module levert key performance indicators van de aangesloten logistieke processen.

Soms zijn zogenaamde controlestations verbonden met het ERP-systeem of WMS om gegevens en informatie te ontvangen en om actuele situaties, toestanden en processen visueel weer te geven. In dashboards en real-time evaluaties wordt getoond in welk gebied zich momenteel knelpunten voordoen en waar doelstellingen niet kunnen worden gehaald. Maatregelen voor medewerkers kunnen hieruit direct worden afgeleid.

Als specialist in magazijntechnologie en magazijninrichting helpt BITO om de efficiëntie van magazijnprocessen te verhogen, omlooptijden en bedrijfs- en logistieke kosten te verlagen en de servicekwaliteit te verbeteren. Samen met de klant worden concepten voor het geschikte opslag- en orderverzamelsysteem ontwikkeld, de juiste keuzes gemaakt in verband met magazijnstellingen, magazijnbakken, palletstellingen en legbordstellingen om de prestaties van het respectievelijke magazijn en de logistiek te maximaliseren.

Literatur:

KPI Logistik - Welche sind die wichtigsten Kennzahlen der Logistik?, Freighfinders, Berlin, Link 

Kennzahlen in der Logistik (KPIs) Werkzeuge für effizientes Logistik-Controlling, IGZ Blog, Falkenberg, Link 

Kutzsch Kathrin, Wichtige Kennzahlen in der Logistik Diese KPIs sollten Sie kennen, August 2020, Salt Solutions, Link 

Die besten Logistik Kennzahlen & KPIs im Überblick, Datapine, Berlin, Link