L’ottimizzazione nella gestione dei Tender

Per generare risparmi ed efficienze, ad esempio, molti Spedizionieri stanno terziarizzando e appaltando sempre più commesse. Per le società di Logistica così come per gli Spedizionieri, questo aspetto richiede forti capacità di gestire strategicamente  i processi di affidamento delle suddette commesse, attraverso i Tender. In particolare nel campo della Logistica, i Tender possono diventare molto lunghi, costosi e complessi. Quando si portano avanti Tender per l’affidamento di progetti, appalti o servizi, l'obiettivo è ovviamente quello di trovare e scegliere il miglior Partner e la migliore offerta. Tanto più sono complessi i progetti e servizi da affidare e tanto maggiore è il numero dei soggetti partecipanti, tanto maggiore potrebbe essere  il tempo necessario per l’esecuzione del Tender. Pertanto, diventa opportuno digitalizzare e automatizzare i passaggi che risultano ripetitivi così da semplificarli con un software appropriato. Inoltre, a causa della sua complessità, spesso la gestione dei Tender viene condotta affidandosi a professionisti e/o società di Consulenza specializzati in questa materia. Evidentemente, la gestione del Tender comprende molto di più della semplice gestione amministrativa per cui non è pensabile di risolvere tutto attraverso un Software. La gestione di un tender  può essere suddivisa in quattro fasi (1, 2). In primo luogo, il responsabile incaricato del Tender, definisce insieme al Cliente (Committente  del Tender)  i requisiti specifici per la partecipazione all'appalto, ad es. una società di Logistica.  

Nella successiva fase di pianificazione vengono stabilite le condizioni quadro, cioè a dire il Perimetro del Tender; questo comprende le regole di aggiudicazione, i requisiti necessari dei partecipanti al Tender e stailiti dal Cliente,  la pianificazione concreta del Processo e la definizione di una griglia di valutazione per le imprese partecipanti. Occorre inoltre stabilire gli elementi comuni per come devono essere acquisite e confrontate le offerte e le tariffe dei servizi dei singoli proponenti. In questa fase vengono anche redatti i documenti di gara. Il bando del Tender viene quindi pubblicato e le offerte pervenute vengono raccolte, confrontate e valutate. Questa fase comprende anche le rinegoziazioni e le trattative contrattuali con i proponenti. Nella fase finale della gestione della gara, viene fornito supporto informativo all’aggiudicatario del Tender, da parte di un Ufficio specifico del Cliente ( o da parte del Consulente). Inoltre, viene valutato l'intero Processo dei servizi forniti. Ciò consente di ottimizzare e generare la giusta sintonia nei processi e creare le basi per l’opportuna collaborazione con chi si è aggiudicato il Tender. 

La standardizzazione dei Processi e delle Procedure aziendali nella delicata fase della ricerca ed acquisizione delle candidature,  può ridurre drasticamente i tempi di evasione del Tender. È anche la base della digitalizzazione e dell'utilizzo di software di gestione che permettono di risparmiare tempo. Siemens Digital Logistics ha condotto uno studio dal titolo  "Digitalizzazione della gestione delle gare d'appalto nella logistica dei contratti" (3) nel 2020. In questo lavoro viene mostrata un'evidente carenza nell'area della digitalizzazione della gestione dei Tender: infatti l'80% delle aziende di logistica coinvolte nello studio,  evidenzia  un grande bisogno di miglioramento proprio in quest’area. Poco meno di un terzo degli spedizionieri e il 20% dei fornitori di servizi logistici intervistati stanno già lavorando in questa direzione e secondo questo approccio. Ad esempio, gli strumenti inadatti, la mancanza di soluzioni software integrate, la mancanza di know-how nell’IT e la mancanza di risorse nei reparti specializzati sono stati inquadrati come ostacoli all'implementazione. 

La qualità del Tender  è significativamente influenzata dal coordinamento delle valutazioni tecniche e commerciali. Una mancanza di coordinamento può avere un impatto negativo sulla valutazione complessiva di un fornitore partecipante. Naturalmente, anche il fattore umano gioca un ruolo importante; esso  è influenzato in particolare dalla qualificazione tecnica delle persone coinvolte, a qualsiasi titolo,  nella conduzione del Tender,  e soprattutto dalla composizione del Team coinvolto(4). La Standardizzazione e automatizzazione delle Procedure  sono importanti, da un lato per considerare tutti gli aspetti dell'appalto e dall'altro per garantirne la qualità.  È importante inoltre analizzare i Processi a monte e a valle rispetto al Perimetro di ciò che si vuole appaltare;  questi infatti dovrebbero essere considerati nella nel Tender con l’obbiettivo di poter ottimizzare i processi e anche per fissare i ruoli dei responsabili. Sarebbe opportuno quindi sviluppare un modello di gestione olistico (interdisciplinare) con una chiara distribuzione dei ruoli dei vari responsabili. Attraverso un Coordinatore di Team che ha anche ruolo di Coach, ci si può preparare opportunamente e con  il giusto approccio e con la giusta qualità a  trattative importanti. A causa della Pandemia da Covid 19, anche le relazioni con i fornitori e, in genere i potenziali partecipanti ai Tender, sono diventate molto più significative e complesse: ora non si tratta più solo di negoziazione dei prezzi, ma anche e soprattutto di Livello di Servizio offerto; in particolare: capacità di consegna, flessibilità, vantaggio reciproco, potenziale di innovazione dei fornitori e, in breve, costruzione di un buon rapporto di Partnership. L'ottimizzazione della Gestione del Tender  può quindi contribuire in maniera determinante ad aumentare il valore aggiunto della scelta 

1 Tender management, ibau GmbH, Link 

2 Falkenstein Anja, Digitale Ausschreibungen rechtssicher managen, Smartes Tendern, March 2020 Beschaffung Aktuell, Link 

3 Günnel Thomas, Contract logistics, Study: Tender management digital - how far are the logistics companies?, Automotive Industry, Vogel Communications Group GmbH & Co. KG, Link 

4 New Now in Organizations, Refocusing on Tender Management to Increase Corporate Value, January 2021, Camelot Management Consultants, Link