A tender management optimalizálása

A megtakarítási lehetőségek kihasználása érdekében például sok szállítmányozó egyre több megrendelést ír ki pályázaton keresztül. A logisztikai vállalatok és a szállítmányozók számára ez szükségessé teszi az ügyes tendermenedzsmentet. Különösen a logisztika területén a pályázatok nagyon költségessé és bonyolulttá válhatnak. A projektekre, szerződésekre vagy szolgáltatásokra kiírt pályázatoknál természetesen az a cél, hogy a legjobb partnert és a legjobb ajánlatot találjuk meg. Összetett és technikailag kihívást jelentő projektek és nagyszámú pályázó esetén ez nagyon időigényes lehet. Ezért az ember megpróbálja digitalizálni és automatizálni az ismétlődő lépéseket, és megfelelő szoftverekkel egyszerűsíteni azokat. Ezen túlmenően a pályázatmenedzsmentet összetettsége miatt gyakran kiszervezik szakosodott szolgáltatóknak vagy pályázatmenedzsereknek. 

A pályázatkezelés azonban sokkal többet jelent, mint a pályázatok szoftveres adminisztrációja és feldolgozása. A pályázatkezelés nagyjából négy fázisra osztható (1, 2). Először a pályázatmenedzser kidolgozza a pályázat (tender) konkrét követelményeit az ügyféllel, pl. egy logisztikai céggel. Az ezt követő tervezési fázisban meghatározzák a keretfeltételeket. Ez magában foglalja az odaítélés típusát, az ügyféllel és az ajánlattevőkkel szemben támasztott követelményeket, a folyamat konkrét tervezését és az ajánlattevők számára egy értékelési rács meghatározását. Meg kell határozni azt is, hogy az egyes ajánlattevők ajánlatai és szolgáltatási díjai hogyan kerülnek rögzítésre és összehasonlításra. Az ajánlattételi dokumentáció összeállítása is ebben a fázisban történik. Ezt követően a pályázatot közzéteszik, és a beérkezett ajánlatokat összegyűjtik, összehasonlítják és értékelik. Ebbe a fázisba tartoznak az újratárgyalások és a szerződéskötési tárgyalások is az ajánlattevőkkel. A tendermenedzsment utolsó fázisában a kiválasztott ajánlattevő vagy a folyamatok támogatására kerül sor a szerződés megkötése után. Ezenkívül a közreműködő szolgáltatások teljes folyamatát értékelik. Ez lehetővé teszi a folyamatok és az ajánlattevővel való együttműködés optimalizálását. 

A közbeszerzési folyamatok és üzleti eljárások szabványosítása drasztikusan csökkentheti a pályázatok feldolgozási idejét. Ez az alapja a digitalizációnak és az időtakarékos tendermenedzsment-szoftverek használatának is. A Siemens Digital Logistics 2020-ban elvégezte a "Digitalisation of Tender Management in Contract Logistics" (3) című tanulmányt. A felmérés szerint a tendermenedzsment digitalizálása terén kirívó hiányosságok mutatkoznak, mivel a logisztikai vállalatok 80 százaléka szükségét látja a fejlődésnek. A megkérdezett szállítmányozók alig egyharmada és a logisztikai szolgáltatók 20 százaléka dolgozik ezen a területen. A megvalósítás akadályaként például a nem megfelelő eszközöket, az integrált szoftvermegoldások hiányát, az informatikai know-how hiányát és a szakosztályok erőforráshiányát jelölték meg. 

A pályázatok minőségét jelentősen befolyásolja a műszaki és kereskedelmi értékelések összehangolása. A koordináció hiánya negatívan befolyásolhatja a szállító általános értékelését. Természetesen az emberi tényező is nagy szerepet játszik, amelyet különösen befolyásol a beszerzők műszaki képzettsége a pályázatkezelés területén és a csapat összetétele (4). Fontosak a szabványosított és automatizált rutinok, egyrészt azért, hogy a pályázatban minden szempontot figyelembe lehessen venni, másrészt pedig azért, hogy a pályázat minősége biztosított legyen. A pályázatban figyelembe kell venni az upstream és downstream folyamatokat a folyamatok optimalizálása és a felelősök szerepének meghatározása érdekében. Ki kell dolgozni egy holisztikus irányítási modellt, amelyben a felelősök szerepeinek világos elosztása szerepel. Egy coach segítségével a minőség javítható a megfelelő megközelítés kidolgozásával és a fontos tárgyalásokra való felkészüléssel. A világjárvány következtében a beszállítói kapcsolatok is sokkal jelentősebbé és összetettebbé váltak. Ma már nem csak az ártárgyalásokról van szó, hanem a szállítási képességről, a rugalmasságról, a kölcsönös előnyökről, a beszállítói innovációs potenciálról és egyszóval a jó kapcsolat kiépítéséről is. A pályázatkezelés optimalizálása nagyban hozzájárulhat a beszerzés által hozzáadott érték növeléséhez. 

Idalom:

1 Ausschreibungsmanagement (Tender Management), ibau GmbH, Link 

2 Falkenstein Anja, Digitale Ausschreibungen rechtssicher managen, Smartes Tendern, März 2020 Beschaffung Aktuell, Link 

3 Günnel Thomas, Kontraktlogistik, Studie: Tendermanagement digital – wie weit sind die Logistikunternehmen?, Automobil Industrie, Vogel Communications Group GmbH & Co. KG, Link 

4 New Now in Organizations, Neuausrichtung auf Tender Management zur Steigerung des Unternehmenswertes, Januar 2021, Camelot Management Consultants, Link