Optimisation de la gestion des appels d’offres

Pour réaliser des économies potentielles, de nombreux expéditeurs lancent par exemple des appels d’offres de plus en plus nombreux. Les logisticiens et les transporteurs ont donc besoin d’une bonne gestion des appels d’offres. Dans le domaine de la logistique en particulier, les appels d’offres peuvent s’avérer très coûteux et complexes. L’objectif des appels d’offres pour des projets, des contrats ou des services est bien entendu de trouver le meilleur partenaire et la meilleure offre. Cela peut s’avérer très fastidieux et chronophage dans le cas de projets complexes et techniquement exigeants et d’un grand nombre de candidats. C’est pourquoi on essaie de numériser et d’automatiser les étapes répétitives et de les simplifier grâce à un logiciel adapté. Par ailleurs, en raison de sa complexité, la gestion des appels d’offres est souvent confiée à des prestataires de services spécialisés ou à des gestionnaires d’appels d’offres. 

La gestion des appels d’offres va toutefois bien au-delà de la simple gestion et du traitement des offres au moyen d’un logiciel. La gestion des appels d’offres peut être grossièrement divisée en quatre phases (1, 2). Dans un premier temps, le gestionnaire d’appel d’offres élabore avec le donneur d’ordre, par exemple une entreprise de logistique, les exigences spécifiques de l’appel d’offres (Tender). La phase de planification qui s’ensuit permet de définir les conditions générales. Il s’agit notamment du type de marché, des exigences posées au client et aux soumissionnaires, de la planification concrète du déroulement et de la définition d’une grille d’évaluation pour les soumissionnaires. Il faut également fixer la manière dont les offres et les tarifs des prestations des différents soumissionnaires doivent être saisis et comparés. Les documents d’appel d’offres sont également préparés à ce stade. L’appel d’offres est alors publié et les offres reçues sont collectées, comparées et évaluées. Cette phase comprend également les négociations ultérieures et les négociations contractuelles avec les soumissionnaires. La dernière phase de la gestion de l’appel d’offres consiste à assurer le suivi du soumissionnaire sélectionné ou des processus après la conclusion du contrat. En outre, l’ensemble du processus des prestations fournies est évalué. Cela permet d’optimiser les processus et la collaboration avec le soumissionnaire. 

La standardisation des processus et des opérations commerciales dans le domaine des marchés publics permet de réduire drastiquement le temps de traitement des appels d’offres. Elle est également à la base de la numérisation et de l’utilisation d’un logiciel de gestion des appels d’offres qui permet de gagner du temps. Siemens Digital Logistics a réalisé en 2020 l’étude « Digitalisierung des Tender Management in der Kontraktlogistik » [Numérisation de la gestion des appels d’offres dans la logistique des contrats] (3). Elle révèle un manque flagrant dans le domaine de la numérisation de la gestion des appels d’offres, puisque 80 % des logisticiens estiment qu’il y a un grand besoin d’amélioration dans ce domaine. Près d’un tiers des chargeurs et 20 % des prestataires de services logistiques interrogés étaient en train d’y travailler. Les outils inadaptés, le manque de solutions logicielles intégrées, le manque de savoir-faire informatique et le manque de ressources dans les départements spécialisés ont par exemple été considérés comme des obstacles à la mise en œuvre. 

La qualité des appels d’offres est largement influencée par l’harmonisation des évaluations techniques et commerciales. Un manque de coordination peut avoir un impact négatif sur l’évaluation globale d’un fournisseur. Le facteur humain joue bien sûr aussi un rôle important, influencé notamment par les qualifications professionnelles des acheteurs en matière de gestion des appels d’offres et par la composition des équipes (4). Il est important d’avoir des routines standardisées et automatisées, d’une part pour prendre en compte tous les aspects lors de l’appel d’offres et d’autre part pour garantir la qualité lors de l’appel d’offres. Les processus en amont et en aval doivent être pris en compte dans l’appel d’offres afin d’optimiser les processus et de définir les rôles des responsables. Il faudrait ici développer un modèle de pilotage global avec une répartition claire des rôles des responsables. Un coach permet d’améliorer la qualité en élaborant la bonne approche et en préparant les négociations importantes. Les relations avec les fournisseurs sont également devenues beaucoup plus importantes et complexes en raison de la pandémie. Désormais, il ne s’agit plus seulement de négocier les prix, mais aussi la capacité de livraison, la flexibilité, les avantages mutuels, le potentiel d’innovation du fournisseur et, en bref, la construction d’une bonne relation. L’optimisation de la gestion des appels d’offres peut grandement contribuer à augmenter la valeur ajoutée des marchés publics. 

Références 

1 Gestion des appels d’offres (Tender Management), ibau GmbH, Lien 

2 Falkenstein Anja, Gérer les appels d’offres numériques en toute sécurité en matière juridique, Smartes Tendern, mars 2020 Actualités des marchés publics, Lien 

3 Günnel Thomas, Logistique des contrats, Étude : Gestion numérique des appels d’offres - où en sont les entreprises de logistique ?, Industrie automobile, Vogel Communications Group GmbH & Co. KG, Lien 

4 New Now in Organizations, Réorientation vers la gestion des appels d’offres pour augmenter la valeur de l’entreprise, janvier 2021, Camelot Management Consultants, Lien