Black Week : Optimiser la préparation des commandes pour les pics de ventes

Historiquement, le Black Friday est originaire des États-Unis et avait pour but d’augmenter les ventes dans le commerce de détail au début de la saison des achats de Noël. Le vendredi noir tombe le vendredi suivant la fête de Thanksgiving. Thanksgiving est toujours célébré aux États-Unis le quatrième jeudi de novembre. Entre-temps, le Black Friday a été adopté dans de nombreux pays et s’est même étendu à la Black Week. La semaine des soldes et des ventes s’étend désormais du lundi précédant le Black Friday jusqu’au Cyber Monday. À plus grande échelle, le Black Friday a lieu en Allemagne depuis 2013, la plupart des réductions étant proposées en ligne (1). Entre 2013 et 2020 (environ 5 milliards d’euros), le chiffre d'affaires de la Black Week en Allemagne n’a cessé d’augmenter (2). 

La Black Week, comme d’autres périodes de pics de ventes sont sources de nouveaux défis pour les entreprises et leur logistique, qui doivent gérer l’afflux des commandes en peu de temps. L’ensemble de la logistique, l’entrepôt et surtout la préparation des commandes (3) ainsi que le secteur de la sous-traitance sont particulièrement concernés. Cela soulève naturellement la question de savoir comment l’entrepôt ou le service de préparation des commandes peut faire face à l’augmentation soudaine des commandes. Comment une entreprise peut-elle s’adapter à des périodes de pointe comparables dans la vente ? Quels sont les types et les méthodes de préparation des commandes qui conviennent ? Comment mettre en place une gestion optimale des stocks dans l’entreprise ? Qu’en est-il de l’automatisation des processus en général ? 

Pour pouvoir faire face à l’augmentation soudaine des commandes, les processus de l’entreprise et de l’entrepôt doivent être facilement évolutifs. Dans un entrepôt manuel, cela signifie tout d’abord qu’il faut mettre à disposition d’autres collaborateurs et éventuellement des postes de préparation de commandes. Dans ce cas, des intérimaires sont souvent recrutés via des agences spécialisées ou via le Studentenwerk [syndicat des étudiants]. Ces derniers doivent toutefois être formés assez rapidement, ce qui contribue à la fréquence des erreurs dans l’entrepôt manuel ou la préparation manuelle des commandes. 

L’avantage des processus et des entrepôts automatisés est d’une part la rapidité de traitement des commandes, la réduction des erreurs et l’évolutivité rapide. Les entrepôts manuels fonctionnent par ailleurs selon le principe de l’homme vers le produit, ce qui conduit à nos collaborateurs à fournir plus d’efforts. Les entrepôts automatisés fonctionnent selon le principe du produit vers l’homme (bien que les rayonnages dynamiques manuels fonctionnent également), ce qui est beaucoup plus ergonomique et diminue la charge de travail des collaborateurs. Toutefois, le secteur du commerce électronique ne se prête pas vraiment à une automatisation complète de l’entrepôt en raison de la large gamme de marchandises, avec parfois peu de commandes. Une automatisation partielle au moyen de robots de placement et de préparation des commandes et de systèmes de transport sans conducteur (AGV) peut souvent être plus prometteuse dans ce cas pour l’optimisation dans l’entrepôt. 

La mise en place d’un système de gestion des stocks (LVS, 4) est généralement rentable et permet une transparence des stocks et une meilleure optimisation de stockage. Un LVS constitue la base des solutions automatisées. Il permet en outre une attribution chaotique des emplacements de stockage. Un système de gestion des stocks offre de nombreux avantages, tels que la simplification de la gestion et du contrôle des stocks, l’augmentation de l’efficacité, un taux d’erreur réduit et l’amélioration de la sécurité des processus. Par ailleurs, le LVS permet d’échanger rapidement les données, de répondre aux commandes dans des délais très courts et d’adapter et de rendre flexible les capacités de stockage. Il permet aussi de mettre en réseau les filiales et les succursales et de comparer les stocks de manière optimale.

Pour l’efficacité du processus de préparation des commandes, la minimisation des temps de préparation (temps de base, temps de trajet, temps de préhension, temps mort, temps de distribution, 5, 6) par des mesures organisationnelles et techniques joue un rôle important. Dans le cas des systèmes « produit vers l’homme », le temps de trajet est évidemment nul. La technologie des transpondeurs RFID est également de plus en plus utilisée dans la préparation des commandes. L’une des raisons en est l’automatisation et la numérisation dans le cadre de la norme Industrie 4.0. Des méthodes de préparation de commandes spécifiques telles que Pick-by-Light, Pick-by-Voice, Pick-by-Terminal, Pick-by-MDE et Pick-by-Point® (3) font leur entrée dans la préparation des commandes. Les systèmes Pick-by-Light et Pick-by-Voice offrent un grand potentiel d’optimisation et une meilleure ergonomie pour le préparateur. Le Pick-by-Voice est une méthode de préparation de commandes sans document et à commande vocale. Grâce à cette solution, le préparateur de commandes peut se concentrer entièrement sur la préparation des commandes. De plus, ses mains restent libres pour le processus de prélèvement. Le LVS transmet les ordres de prélèvement via un client vocal, le préparateur de commandes confirme le prélèvement, ce qui est directement signalé en retour au système. Cela permet d’éviter les recherches fastidieuses, de réduire les taux d’erreur et d’optimiser les performances de préparation des commandes. 

Si vous utilisez des systèmes de stockage basés sur le principe de l’homme vers le produit, vous devez disposer les marchandises en fonction de l’importance de la demande. Les articles à rotation rapide doivent être stockés le plus près possible des postes de préparation de commandes. De manière générale, il est également intéressant d’optimiser les stocks (4, 7) et de planifier les ventes de manière prévisionnelle (voir ci-dessous). Les articles doivent également être organisés en catégories de produits afin d’éviter de les chercher longtemps. Si la gestion des stocks est déjà organisée et pilotée par un système de gestion des stocks, le système se charge généralement aussi d’optimiser les trajets pour une préparation efficace des commandes. 

Lors de la préparation des commandes dans l’entrepôt, différentes méthodes sont utilisées : en série ou en parallèle orientée vers la commande (préparation de commandes en une seule étape), en parallèle orientée vers la série (préparation de commandes en deux ou plusieurs étapes). Des systèmes de préparation de commandes manuels ou automatisés sont également utilisés. 

La préparation de commandes en parallèle orientées série est particulièrement adaptée à de nombreuses commandes (plus de 1 000) avec peu de positions (1 à 5) - donc particulièrement adaptée au commerce en ligne. Avec cette solution, les articles identiques de différentes commandes sont regroupés en séries et traités en parallèle dans différentes zones de stockage. Le nombre d’accès à un article ainsi que l’itinéraire dans le processus de préparation des commandes diminuent ainsi drastiquement. Plusieurs commandes sont regroupées en une commande globale, puis prélevées en fonction des articles avant d’être emballées ultérieurement, selon les commandes. Il est ainsi possible d’optimiser les trajets de prélèvement du préparateur de commandes pour chaque article. D’autres facteurs tels que la zone de stockage, le poids, le volume et le nombre de pièces sont également pris en compte. Mais les articles peuvent bien sûr aussi être amenés selon le principe du produit vers l’homme ou être prélevés par des robots de préparation de commandes. Après le prélèvement, un processus de tri efficace est nécessaire pour que l’article en question puisse être réaffecté à la commande correspondante. Les installations de tri et de distribution (trieuses) nécessaires sont toutefois assez coûteuses. Le rendement de la préparation de commandes à deux ou plusieurs étapes est nettement plus élevé que celui de la préparation de commandes à une seule étape. 

Il existe des solutions logicielles d’intelligence artificielle (IA) pour l’optimisation des stocks et de la planification, afin d’adapter les stocks aux besoins fluctuants. Sur la base des chiffres de vente des années précédentes et en intégrant des méthodes statistiques, la quantité optimale à commander pour une période donnée est calculée automatiquement (Predictive Planning & Forecasting). Les variations saisonnières sont prises en compte dans les prévisions, les changements spontanés de la demande étant lissés par des algorithmes. Si l’on veut atteindre un niveau de service très élevé et assurer ainsi l’exécution immédiate d'un grand nombre de commandes, les stocks de sécurité dans l’entrepôt doivent être importants en conséquence (7). De manière générale, cela permet à une entreprise de s’adapter beaucoup plus facilement aux périodes de pointe. 

Références:

1 Black Friday, Wikipedia, Lien 

2 Statista, Dépenses promotionnelles par les acheteurs en ligne lors du Black Friday et du Cyber Monday en Allemagne (2016 à 2020), Lien 

3 Expertise BITO, Qu’entend-on par préparation de commandes ?, Lien 

4 BITO, Notice « Conseils pour augmenter la productivité et les performances de stockage », Lien 

5 Expertise BITO, Plus d’efficacité grâce à la préparation de commandes sans document plus le Livre blanc « Das 1x1 der Kommissionierung », Lien 

6 Préparation des commandes, Luca Logistics Solutions, Lien 

7 Expertise BITO, Optimisez vos performances de livraison, Lien