Le tableau de service dans l'entrepôt

Les emplois à l'épreuve du temps sont très en demande. Cependant, avec l'évolution fulgurante de la technologie et l'évolution des exigences en matière de formation professionnelle, il devient de plus en plus difficile de faire le bon choix de carrière à cet égard. Le secteur de la technique de stockage offre de nombreuses possibilités d'entrée et de bonnes perspectives de carrière dans un avenir prévisible. Les métiers de la technique de stockage qui sont disponibles au choix, par exemple technique de stockage, consultant en technique de stockage, spécialiste de la logistique d'entrepôt, commis d'entrepôt, magasinier qualifié, préparateur de commandes, technicien de service pour la technique de convoyage et d'entreposage et planificateur d'entrepôt. Du calcul et de la préparation du travail à la planification et au contrôle de la production, du conseil à la clientèle et de la mise en service à la maintenance et à la réparation des équipements et modules techniques, les activités impliquées sont très variées.

Dans la zone de stockage, le travail est souvent organisé en deux ou trois équipes. En raison de la dépendance actuelle à l'égard des processus de travail ainsi que des fabricants, des transporteurs et des prestataires de services, un tableau de service extrêmement réglementé est également indispensable. Pensez par exemple à la méthode Kanban et à la livraison juste-à-temps des composants en production. Dans le Kanban, les zones de production situées en amont des magasins de production ou les magasins tampons et les fournisseurs sont interconnectés sous la forme d'une chaîne de processus bien synchronisée. Chaque retard ou erreur entraîne la défaillance de l'ensemble de la chaîne du processus. Il est donc facile de comprendre que chaque homme/femme doit être au bon endroit au bon moment. L'absentéisme imprévu ou le manque de ponctualité ont un effet immédiat sur l'ensemble de la chaîne du processus. Selon le TÜV Rheinland, « l'amélioration continue de tous les services doit être une tâche permanente de l'organisation (DIN ISO 9000:2000). En particulier dans l'organisation du travail des entrepôts et de la production, des flux de travail efficaces sont nécessaires pour assurer la disponibilité avec les niveaux de stock les plus bas possibles ». Le travail par quarts combine souvent le travail de nuit et le travail du dimanche. Il est donc soumis à autorisation si l'interdiction du travail de nuit et/ou du travail le dimanche est affectée. En outre, le Code du travail contient des règles supplémentaires pour le travail posté. Le Code du travail cherche à établir un équilibre entre les intérêts économiques des entreprises et les risques pour la santé des travailleurs. Un grand nombre de règlements, mais aussi d'exceptions sous certaines conditions, ont donc été créés. Le temps de travail ne peut dépasser onze heures par équipe, pauses comprises.

La durée de travail hebdomadaire maximale dans les entreprises industrielles est de 45 heures, ce qui ne doit pas être dépassé en continu, généralement en moyenne de 16 semaines (exception : 20 semaines). La durée maximale hebdomadaire de travail peut être portée de sept jours consécutifs à 52 heures (ou 60 heures dans le cas du service principalement militaire) pour des périodes individuelles.

Sur la base d'un besoin en personnel quantitatif et qualitatif spécifique, le tableau de service d'une unité organisationnelle spécifique (jour, semaine, mois, etc.) définit le début et la fin des heures de travail et des pauses pour le personnel à déployer. En outre, il détermine les salariés à déployer à des heures fixes. L'employeur précise concrètement quand le travailleur doit exécuter le travail qui lui est dû et exerce ainsi son droit d'instruction conformément au § 106 phrase 1 GewO en ce qui concerne la situation du temps de travail. Lors de l'établissement du tableau de service, les intérêts mutuels de l'employeur et de l'employé doivent être pris en compte. Le tableau de service cadre fixe certains critères qui facilitent l'établissement de tableaux de service individuels. Les critères concernent, par exemple, la fixation du travail par roulement, les heures de travail à effectuer les jours de semaine individuels, les exigences légales ou contractuelles à prendre en compte (par exemple, les temps de pause), les circonstances opérationnelles ou contractuelles telles que la durée et les temps de travail par roulement ou les droits aux congés des salariés à approuver individuellement. Le tableau de service a une portée juridique. Les entrées et les modifications doivent être clairement traçables. La suppression au-delà de la reconnaissance des données n'est pas non plus autorisée. Le tableau de service doit être clair et pas trop petit. Les symboles et abréviations utilisés doivent être uniques et expliqués. Le tableau de service devrait comprendre les éléments suivants :

• nom et prénom de l'employé
• qualification
• durée théorique du travail (taux d'activité, étendue, également possible en pourcentage)
• la preuve des jours fériés, des heures supplémentaires et des heures supplémentaires à rémunérer
• la période du tableau de service et la zone couverte par ce plan
• la date de création, la signature du créateur et la signature d'approbation du supérieur responsable
• service régulier (services cibles)
• services divergents (modifications ordonnées)
• les écarts par rapport au plan théorique (prestations réelles, par exemple sous la forme de minutes supplémentaires travaillées).

Le formulaire du tableau de service est aussi souvent utilisé pour documenter et vérifier les heures de travail effectives.

Il existe plusieurs approches communes pour la création d'une liste. Une variante moins professionnelle, mais très répandue dans les petites entreprises, est l'entrée indépendante des employés dans des listes vierges. Des réunions de l'horaire de service peuvent également être prévues à cette fin. Le gestionnaire n'intervient que si certains services ne sont pas occupés ou si des membres de l'équipe sont absents. Le processus de coordination prend beaucoup de temps et d'argent et est souvent source d'insatisfaction. Dans la variante 2, un employé ou un chef de service est responsable de la création du tableau de service et a pour tâche d'observer divers critères. Les dispositions légales ou d'entreprise telles que les périodes de repos, la durée maximale du travail et les souhaits des employés doivent être respectés. Ainsi, vous pouvez voir que la création est complexe, la dépense de temps important et la procédure souvent très sujette à l'erreur. La création avec une extension Excel est la troisième variante. Ici, les corrections peuvent être effectuées proprement et la distribution du plan parmi les employés se fait rapidement par e-mail et sur papier. Mais là aussi, il y a des limites. L'affectation de critères aux salariés et à des équipes spécifiques ainsi que le calcul de la durée du travail et des heures supplémentaires sont souvent compliqués. La quatrième et dernière variante est la création du tableau de service avec des plates-formes en ligne. Lorsque les salariés sont affectés, divers critères de planification tels que la durée maximale du travail, les périodes de repos et les absences sont automatiquement vérifiés. Cela permet d'éviter les erreurs de planification. Les changements au tableau de service seront envoyés par courriel. Les inconvénients sont que les programmes ne sont pas gratuits et que vous laissez les données de l'entreprise à d'autres personnes. C'est pourquoi nous vous prions de vérifier les dispositions relatives à la protection des données.

Lors de l'établissement du tableau de service, les dispositions de droit public, en particulier la loi sur le temps de travail (ArbZG), et les dispositions de droit privé telles que les conventions collectives, les accords d'entreprise ou de service ou les contrats de travail doivent être respectées. L'ArbZG réglemente la durée maximale du travail par jour ouvrable (§ 3), les pauses (§ 4), les périodes de repos (§ 5) et le travail de nuit et par roulement (§ 6. Des exceptions s'appliquent à divers groupes spéciaux de personnes tels que les jeunes (loi sur la protection de l'emploi des jeunes), les femmes enceintes (loi sur la protection de la maternité), les personnes effectuant des travaux d'intérêt général (loi sur la fonction publique) et les personnes gravement handicapées (Code social, livre IX).

Vous souhaitez en savoir plus sur les métiers de l'entrepôt, la création de tableaux de service et les réglementations correspondantes ? Veuillez contacter l'un de nos experts en entrepôt par e-mail, téléphone ou formulaire de contact.