Comment mener à bien des projets ?

Si l’on veut répondre à la question « Quels sont les facteurs de réussite des projets ? », ce n'est pas une mauvaise idée de reformuler d’abord la question en « Pourquoi les projets échouent-ils ? ». Selon une étude empirique menée par le cabinet de recrutement Hays (1) en 2015, près d’un projet sur six échoue dans les entreprises. Pour l’étude, des cadres et des responsables des trois domaines principaux spécialisés IT, Research & Development/planification de la production et Finance & Accounting ont été interrogés. 72 % des personnes interrogées ont indiqué qu’une planification de projet irréaliste, 67 % le fait de ne pas prendre de décisions importantes et 64 % un manque de coopération entre les domaines spécialisés impliqués étaient les raisons de l’échec des projets. 

Une étude de la Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V (GPM) et PA Consulting Group de 2008 (2) conclut que des chefs de projet intégrés dans l’entreprise, des objectifs clairs et une bonne communication sont les éléments les plus pertinents pour mener à bien un projet. Selon les études de la GPM de 2006 et 2004 (3), les chefs de projet citent entre autres les raisons suivantes pour ne pas atteindre les objectifs dans le cadre des projets : exigences et objectifs peu clairs, manque de ressources au démarrage du projet, planification insuffisante du projet, manque de personnel qualifié et conflits de compétences (égoïsme de domaine). On remarque ici que les trois premières raisons se situent dans la période de lancement du projet (préparation du projet) et qu’il y a beaucoup d’ « humanité » dans les équipes de projet. Nombre des raisons invoquées pour expliquer l’échec sont d’ordre interpersonnel. Les facteurs de réussite tels que la bonne méthode de gestion de projet ou l’équipement avec un logiciel de gestion de projet spécifique ne sont pratiquement jamais mentionnés. 

Il est évident qu’une formulation peu claire des objectifs et des exigences du projet compromet la réussite de celui-ci. Les facteurs de réussite cités ici sont des processus clairement établis pour la définition des objectifs, des exigences/objectifs de projet clairs entre le chef de projet et la direction et la clarté constante des objectifs du projet pour l’ensemble de l’équipe de projet. Par ailleurs, le contrôle des objectifs devrait être assuré par une gestion cohérente des demandes de changement (Change-Request Management) (2). Une demande de changement (4) est une demande formelle de modification, par exemple, de l’objectif du projet, d’un sous-objectif ou des procédures pour atteindre l’objectif. Les demandes de changement obligent le chef de projet et l’équipe à réfléchir aux détails du changement envisagé et aident ainsi à gérer les risques inhérents au changement. Un catalogue d’exigences clair doit être établi avec le client afin de déterminer ce qui doit être fourni et ce qui ne doit pas l’être. 

Dans l’étude Hays, l’une des raisons de l’échec des projets est une planification irréaliste des projets. Entre le désir et la réalité, il y a souvent un grand fossé. La frontière est mince entre les attentes élevées et les objectifs irréalistes. Il est important de commencer par définir des objectifs et des exigences clairs, de choisir le meilleur moyen d’atteindre les objectifs, de déterminer les ressources et d’estimer les lots de travail de chaque membre de l’équipe (5). Quels changements peuvent survenir et quelles influences non clairement prévisibles (par exemple, l’influence des parties prenantes) pourraient avoir lieu ? Les estimations des délais sont-elles trop optimistes ? Existe-t-il suffisamment de ressources ? De nombreuses parties sont impliquées ou concernées par un projet. Parfois, les parties prenantes exercent une pression énorme sur le temps. Il ne faut toutefois pas y céder si ces idées sont totalement irréalistes. Une bonne stratégie de gestion des risques permet de prévenir les risques habituels tels que les calendriers irréalistes, les modifications de la portée du projet et les travaux qui dépassent la portée initiale du projet. En fin de compte, il faut laisser de la place à l’improvisation non planifiée. 

Pour que les décisions importantes puissent être prises au cours du projet, le chef de projet doit non seulement être capable de prendre des décisions, mais il doit également avoir une position forte au sein de l’entreprise, de l’équipe de projet et des parties prenantes. Selon l’étude Hays, il faut d’abord sélectionner les chefs de projet qui ont les meilleures aptitudes et qui possèdent de très bonnes compétences personnelles. Il doit y avoir une compréhension claire de la réussite du projet entre la direction et le chef de projet. De plus, la direction du projet doit avoir un réel pouvoir de décision, même en cas de conflit de ressources. Des systèmes d’incitation (parcours de carrière) devraient en outre exister pour le chef de projet. 

Un manque de coopération entre les personnes impliquées dans un projet agit comme un grain de sable dans les rouages d’un moteur. Plus rien ne « tourne rond ». L’énergie et la motivation importantes partent en fumée. La motivation de tous les participants diminue de plus en plus et la réussite du projet s’éloigne. Selon une étude de la GPM (6), une bonne coopération se produit particulièrement avec des collaborateurs de projet ayant une longue expérience et une taille de projet solide (plus de 50 collaborateurs). En particulier pour les projets à forte intensité de connaissances, par exemple dans le domaine informatique, la tendance à la coopération est moindre. L’entretien des relations a été constaté dans une plus grande mesure chez les personnes travaillant exclusivement sur des projets et cette forme de comportement est également plus susceptible de se produire dans des projets non intensifs en connaissances. La loyauté des chefs de projet augmente avec les années d’expérience de projet et l’âge. De plus, elle est plus importante dans les projets à long terme. La gestion de projet peut soutenir les comportements coopératifs par le biais de certaines mesures. Il s’agit notamment de manifestations de lancement et de faire connaissance au début du projet, d’événements réguliers liés au projet (Jour Fixe), d’une communication professionnelle continue et d’activités communes pendant les loisirs. Toutes ces mesures augmentent la réussite du projet. 

Selon la GPM (3), une mauvaise communication entre les personnes impliquées dans un projet est l’une des raisons principales pour lesquelles les projets échouent. Il convient donc d’accorder une grande importance à un style de communication ouvert, non seulement au niveau formel (rapports et documentation), mais aussi au niveau informel. Outre les outils tels que les forums et les systèmes de vidéoconférence, les « lieux de communication » tels que le coin café, le bureau de projet commun ou la salle de réunion augmentent la réussite des projets au sein des entreprises. Les gestionnaires de projet et les chefs de projet doivent absolument entretenir une communication ouverte avec les parties prenantes, les clients et l’équipe de projet. Vous devriez montrer l’exemple. 

Un autre facteur de réussite critique est la planification des ressources, qui doit impérativement être effectuée par la gestion de projet avant même le début de celui-ci. Le personnel, l’argent et le temps sont les ressources les plus importantes pour qu’un projet puisse démarrer et finalement être couronné de succès. Pour ce faire, les entreprises devraient disposer d’une base de connaissances permettant à la direction ou au gestionnaire de ressources de connaître les compétences, la disponibilité, les contraintes et la localisation des professionnels (7). Cela augmente la probabilité que le gestionnaire de ressources puisse constituer la meilleure équipe en mélangeant des personnes ayant des compétences et des expériences différentes. 

Références:

1 Des processus rigides aux projets agiles, les entreprises dans la transformation numérique, Une étude empirique de Pierre Audoin Consultants et Hays, 2015, Lien 

2 Engel Claus, Tamdjidi Alexander, Quadejacob Nils, Projektmanagement Studie 2008 - Erfolg und Scheitern im Projektmanagement, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V., Lien 

3 Facteurs de réussite de la gestion de projet, Manuel de gestion de projet, Lien 

4 Qu'est-ce qu'une demande de modification, Freshservice, Lien 

5 Expertise Bito, Réussir son projet grâce à une bonne planification préalable, Lien 

6 Comportement coopératif dans les projets interentreprises, rapport final de la mission de recherche de la GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V., juillet 2011, Freie Universität Berlin, Lien, 

7 10 façons d’améliorer la gestion et l’allocation des ressources, novembre 2019, Kimble Applications Ltd, Lien