Vältä keskeytyksiä varastossa

Varastoprosessien keskeytyessä, siitä aiheutuu menetetyn ajan lisäksi myös viivästyksiä myöhempiin prosesseissa, kuten tuotteiden lähettämiseen ja asiakastoimituksiin. Yrityksen ollessa esimerkiksi autoteollisuuden just-in-time -toimittaja, on olemassa suurten sopimussakkojen riski, jos toimituksista riippuvainen tuotanto pysähtyy. Jos asiakkaille toimitetaan liian myöhään, niin myös luottamus ja asiakasuskollisuus kärsivät. Varastotoimintojen keskeytysten ja seisokkien välttäminen on yhteydessä myös prosessin optimointiin varastossa. Suunnitellut ja suunnittelemattomat keskeytykset voidaan yleensä erottaa toisistaan. Suunniteltuihin keskeytyksiin varastoissa kuuluvat esimerkiksi inventaariot tai koneiden, järjestelmien ja telineiden huollot. Suunnittelemattomat keskeytykset voivat johtua esimerkiksi koneiden hajoamisesta, varastonhallintajärjestelmän ongelmasta, seisokeista alkupään tuotannossa, työntekijöiden sairauslomista tai jopa onnettomuuksista. 

Suunniteltu ja viiveetön varastoinventaario 

Tilinpäätösinventaarion tulisi olla aina hyvin suunniteltu, valmisteltu ja toteutettu tehokkaasti. Koko yrityksen tulisi valmistautua etukäteen, jotta tähän keskeytykseen ja siihen reagointiin on riittävästi aikaa ja joustavuutta. Muuten tarvitsee kuroa aikatauluja kiinni jälkikäteen. Ihannetapauksessa inventaariosta tulee vain pieniä keskeytyksiä. Inventaarion laskentavaiheeseen on tietenkin suunniteltava riittävästi henkilöstöä ja tarvittaessa myös vuokratyöntekijöitä. Ennen inventaariota on selvitettävä, voidaanko inventointi suorittaa täyden tai rajatun tuotannon aikana vai onko koko tuotanto pysäytettävä. 

Kuinka paljon aikaa inventaarion odotetaan vievän ja milloin sen pitäisi tapahtua? Inventointialueet on valmisteltava, kuten esim. varasto- ja myyntialueet on järjesteltävä, tuotteet lajiteltava selkeästi, eriteltävä vahingoittuneet tuotteet, tarkistettava oikeat merkinnät jne. (1). Lisäksi apuvälineet (esim. varasto- ja tavaraluettelot) on valmisteltava ja oltava helposti saatavilla. Inventaarion tarkistuslistan käyttö on myös suositeltavaa. Laskenta ja tarkastukset tulisi tehdä vähintään neljä tuntia ennen varsinaisen inventaarion alkua. Heti kun laskentatehtävä on suoritettu, on kyseinen alue “eristettävä” tai muuten varmistettava, ettei tavaroita liikutella. 

Myös jatkuva inventaario varastohallintajärjestelmän (WMS) avulla on suositeltavaa. Huolellisesti ylläpidettyjen saldojen ja niitä vastaavan kirjanpidon edellytykset voidaan parhaiten täyttää WMS:llä. 

Huoltojen suorittaminen 

Hyllyjärjestelmät, trukit, automaattiset kuljettimet, automaattiset pienosien varastojärjestelmät (AKL) jne. on huollettava vähintään kerran vuodessa. Esimerkiksi Saksan tapaturmavakuutus yhdistyksen (DGUV -asetuksen 108 - 007 varastotilat ja -laitteet, osa 6 tarkastus) mukaan yrityksen on varmistettava, että sähkökäyttöisten telineiden ja kaappien sekä sähkökäyttöisillä sisäosilla varustetut varastohyllyt ja kaapit tarkastetaan niiden turvallisuuden varmistamiseksi tarvittaessa asiantuntijan toimesta, mutta vähintään kerran vuodessa(2). 

Varaston kunnossapitotyöt tulisi suunnitella ja jakaa tasaisesti ympäri vuoden, jotta prosesseihin ja työnkulkuun tulisi keskeytyksiä mahdollisimman vähän. Huollot voi organisoida esimerkiksi yksi trukki kerrallaan kuukausittain tai vaihtoehtoisesti niputtaa koko trukkikaluston huollot - esim. viikonloppuihin, pyhäpäiville tai loma-ajoille. Tällöin heikentynyt suorituskyky voidaan ottaa suunnittelussa huomioon ja kalustoa voidaan korvata tarvittaessa palveluntarjoajalta saatavilla olevalla vuokrakalustolla. Tietysti myös varaston henkilöstösuunnittelu on mukautettava vastaamaan kokonaissuunnitelmaa. 

Koneiden ja laitteiden viat 

Koneiden ja laitteiden viat maksavat paljon aikaa ja rahaa. Näihin vastoinkäymisiin voit kuitenkin valmistautua ennakoivasti ja reagoida niihin ennalta tehtyjen suunnitelmien mukaisesti. Joissakin tapauksissa myös komponenttien varmuuskertoimilla suunnittelu on suositeltavaa. 

Hyvä esimerkki on vika automatisoidun varaston käytävällä. Tärkeät nimikkeet kannattaa jakaa useille eri käytäville, jotta hätätilanteissa ne ovat edelleen käytettävissä. Tällä tavoin voidaan välttää tilausten keräilyn pysähtyminen ja varmistaa asiakastoimitukset. Kapeakäytäväiset varastot eivät saisi olla varustettu kisko-ohjaimella, vaan induktiivisella ohjaimella, jotta automaattitrukin vikatilanteessa kuormalavoihin pääsee silti käsikäyttöisellä trukilla käsiksi. Edullisinta onkin estää vikoja ja seisokkeja säännöllisten huoltotoimenpiteiden, koneiden huoltojen ja yleisen siisteyden avulla. 

Varastonhallintajärjestelmissä tarvitaan järjestelmän monimutkaisuuden ja vikojen vakavien seurausten vuoksi riittäviä varmuuskertoimia kriittisten laitteisto- ja ohjelmistokomponenttien osalta. Varmuuskertoimilla mitoitettuja komponentteja tarvitaan turvallisuussyistä myös kuljetinjärjestelmissä.  

Tuotantokatkosten ehkäisy 

Mahdollisen tuotantokatkosten ehkäisemiseksi, varastossa tulisi olla asianmukaiset varmuusvarastot tärkeistä nimikkeistä. Tämä on ainoa tapa varmistaa, että tilausten keräily ja asiakkaiden toimitukset voivat jatkua keskeytyksettä. Tietenkin myös sopivia puolivalmisteita, komponentteja, materiaaleja ja voiteluaineita on varastoitava tuotantoa varten, jotta seisokkeja voidaan ehkäistä. 

Toimituksen viivästymisen ehkäisy 

Toimittajien viivästykset voivat myös aiheuttaa katastrofaalisia vaikutuksia yrityksille. Siksi toimittajien jatkuva valvonta ja vaihtoehtoisten toimittajien löytäminen on tärkeää. Koronakriisi on osoittanut, että myös kokonaiset toimitusketjut voivat romahtaa. Voimakas riippuvuus kiinalaisista toimittajista on johtanut pullonkauloihin ja katkoksiin monissa tuotanto- ja kauppatoiminnoissa. Tulevaisuudessa tehdään enemmän töitä toimitusketjujen kantokyvyn parantamiseksi, kuten vaihtoehtoisten toimittajien löytäminen eri maista. Erityisesti autoteollisuuden just-in-time tuotannon viivästyksillä on katastrofaaliset vaikutukset, koska tuotanto pysähtyy välittömästi. Saattaa olla tarpeen miettiä koko tuotantoperiaate tai -järjestelmä uudelleen. 

Ehkäise työntekijöiden poissaoloja 

Työntekijät voivat olla poissa sairauden tai onnettomuuksien takia. Varastoprosessien ja menettelyjen keskeytysten välttämiseksi voi olla järkevää turvautua vuokratyövoimaan. Yleisesti ottaen on erityisen tärkeää, että yrityksessä suhtaudutaan vakavasti onnettomuuksien ehkäisyyn. Jokaisessa yrityksessä on alueita, jotka on suojattava luvattomilta henkilöiltä. Lisäksi on olemassa monia vaaranpaikkoja, jotka on erotettava kokonaan esteillä. Tapaturmien ehkäisy ja vaarallisten alueiden eristäminen ovat yrityksen johdon vastuulla. Työturvallisuuden osalta työnantaja on ensisijaisesti vastuussa työntekijöidensä henkeen ja terveyteen kohdistuvien vahinkojen estämisestä. Siksi työnantajien velvoitteet asetetaan lailla. 

Vältä keskeytyksiä tilausten keräämisessä 

Tilausten keräilyn keskeytysten välttämiseksi on aina säilytettävä riittävät varastosaldot. Liian suuret varastotilat ja varastosaldot ovat kuitenkin kalliita ylläpitää, joita tulisi välttää kaikin mahdollisin tavoin. Puskurisaldot on siis määriteltävä tarkasti. On järkevää organisoida keräily mahdollisimman tehokkaaksi, jotta prosessi toimii sujuvasti (4). Toimittajien valvonta ja vaihtoehtoisten toimittajien löytäminen on myös tärkeää. Lisäksi on varmistettava työvoiman riittävyys, esim. vuokratyöntekijöiden avulla.  

Varaston tehostamiseksi tai keskeytysten ja virheiden välttämiseksi tarvitaan standardoituja prosesseja, kuten varastopaikkojen ja kuljetusyksiköiden yhtenäiset merkinnät tai WMS:n käyttö. Seuraavat kymmenen lähestymistapaa ovat erityisen sopivia (5): 

• Poista tiedonkulkukatokset varastoprosesseissa. 

• Lean-varastoprosessit tavaroiden vastaanottamisesta tilausten keräämiseen ja lähettämiseen. 

• Vähennä turhaa etsintätyötä standardoiduilla merkinnöillä ja lyhennä keräilyreittiä/poiminta-aikoja. 

• Ota käyttöön tehokkaat valvontamekanismit lähtevien tavaroiden osastossa. 

• Minimoi inventaarioerot ja estä lastausvirheet. 

• Paranna varastotarkkuutta. 

• Estä varaston nollasaldot ja paranna tavaroiden saatavuutta. 

• Löydä energiansäästömahdollisuudet. 

• Optimoi lattia-ajoneuvojen käyttö. 

• Paranna tiedonkulkua siirtymällä sähköiseen tiedonsiirtoon (EDI), mahdollisesti ottamalla käyttöön WMS. 

Lähteet:

1 Inventory: How to succeed in stocktaking with minimal effort, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Link 

2 Bito expertise, storage facility regulations, linkki 

3 Safe and healthy by cordoning off hazardous areas, Bito, linkki 

4 Bito expertise, 10 mistakes you should avoid when picking, linkki 

5 The challenge of efficient warehouse management, Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards, linkki