Tarjouskilpailujen hallinnoinnin optimointi

Säästöpotentiaalin hyödyntämiseksi esimerkiksi monet rahdinantajat kilpailuttavat yhä useampia tilauksia. Logistiikkayrityksille ja huolitsijoille tämä luo tarpeen taitavalle tarjouspyyntöjen hallinnalle. Erityisesti logistiikan alalla tarjouskilpailuista voi tulla hyvin kalliita ja monimutkaisia. Kun kilpailutetaan hankkeita, sopimuksia tai palveluja, tavoitteena on tietenkin löytää paras kumppani ja paras tarjous. Kun kyseessä ovat monimutkaiset ja teknisesti haastavat hankkeet ja suuri määrä hakijoita, tämä voi olla hyvin aikaa vievää. Siksi toistuvia vaiheita pyritään digitalisoimaan ja automatisoimaan ja yksinkertaistamaan sopivilla ohjelmistoilla. Lisäksi tarjousten hallinnointi ulkoistetaan usein erikoistuneille palveluntarjoajille tai tarjouspyyntöjen hallinnoijille sen monimutkaisuuden vuoksi. 

Tarjouskilpailujen hallinnointiin kuuluu kuitenkin paljon muutakin kuin vain tarjousten hallinnointi ja käsittely ohjelmistojen avulla. Tarjoushallinta voidaan jakaa karkeasti neljään vaiheeseen (1, 2). Ensin tarjouspyyntöjen hallinnoija laatii asiakkaan, esimerkiksi logistiikkayrityksen, kanssa tarjouspyyntöä (tarjousta) koskevat erityisvaatimukset. Seuraavassa suunnitteluvaiheessa asetetaan reunaehdot. Tähän kuuluvat tarjouskilpailun tyyppi, asiakkaalle ja tarjoajille asetettavat vaatimukset, prosessin konkreettinen suunnittelu ja tarjoajien arviointiruudukon määrittely. Lisäksi on määriteltävä, miten yksittäisten tarjoajien tarjoukset ja palveluhinnat kirjataan ja miten niitä verrataan keskenään. Tässä vaiheessa laaditaan myös tarjouspyyntöasiakirjat. Tämän jälkeen tarjouskilpailu julkaistaan ja saadut tarjoukset kerätään, vertaillaan ja arvioidaan. Tähän vaiheeseen kuuluvat myös uudelleen- ja sopimusneuvottelut tarjoajien kanssa. Tarjouskilpailun hallinnoinnin viimeisessä vaiheessa tarjotaan tukea valitulle tarjoajalle tai prosesseille sopimuksen tekemisen jälkeen. Lisäksi arvioidaan tarjottujen palvelujen koko prosessi. Näin voidaan optimoida prosessit ja yhteistyö tarjoajan kanssa. 

Prosessien ja liiketoimintamenettelyjen standardointi hankinnoissa voi lyhentää huomattavasti tarjousten käsittelyaikaa. Se on myös digitalisoinnin ja aikaa säästävien tarjoustenhallintaohjelmistojen käytön perusta. Siemens Digital Logistics toteutti vuonna 2020 tutkimuksen "Digitalisation of Tender Management in Contract Logistics" (3). Se osoittaa räikeän puutteen tarjousten hallinnan digitalisoinnissa, sillä 80 prosenttia logistiikkayrityksistä näkee tässä suurta parannustarvetta. Vain vajaa kolmannes tutkituista rahdinantajista ja 20 prosenttia logistiikkapalvelujen tarjoajista työskentelee asian parissa. Toteutuksen esteenä pidettiin esimerkiksi sopimattomia työkaluja, integroitujen ohjelmistoratkaisujen puutetta, tietoteknisen osaamisen puutetta ja resurssipulaa asiantuntijaosastoilla. 

Tarjousten laatuun vaikuttaa merkittävästi teknisten ja kaupallisten arviointien yhteensovittaminen. Yhteensovittamisen puute voi vaikuttaa kielteisesti toimittajan kokonaisarviointiin. Myös inhimillisellä tekijällä on luonnollisesti suuri merkitys, johon vaikuttavat erityisesti tarjousten hallinnointiin liittyvien ostajien tekninen pätevyys ja ryhmän kokoonpano (4). Vakioidut ja automatisoidut rutiinit ovat tärkeitä, jotta tarjouksessa voidaan ottaa huomioon kaikki näkökohdat ja toisaalta varmistaa tarjouksen laatu. Tarjouskilpailussa olisi otettava huomioon tuotantoketjun alkupään ja loppupään prosessit, jotta prosessit voidaan optimoida ja jotta vastuuhenkilöiden roolit voidaan määritellä. Olisi kehitettävä kokonaisvaltainen hallintamalli, jossa vastuuhenkilöiden roolit on jaettu selkeästi. Valmentajan avulla laatua voidaan parantaa laatimalla oikea lähestymistapa ja valmistautumalla tärkeisiin neuvotteluihin. Myös toimittajasuhteista on tullut pandemian seurauksena paljon merkittävämpiä ja monimutkaisempia. Kyse ei ole enää vain hintaneuvotteluista, vaan myös toimituskyvystä, joustavuudesta, molemminpuolisesta hyödystä, toimittajan innovaatiopotentiaalista ja lyhyesti sanottuna hyvän suhteen rakentamisesta. Tarjouskilpailujen hallinnan optimoinnilla voidaan lisätä huomattavasti hankintojen lisäarvoa. 

Kirjallisuus 

1 Tarjouskilpailun hallinnointi, ibau GmbH, Linkki (saksaksi) 

2 Falkenstein Anja, Managing digital tenders with legal certainty, Smart Tendering, maaliskuu 2020 Beschaffung Aktuell, Linkki (saksaksi) 

3 Günnel Thomas, Sopimuslogistiikka, tutkimus: Autoteollisuus, Vogel Communications Group GmbH & Co., Vogel Communications Group GmbH & Co. KG, Linkki (saksaksi) 

4 New Now in Organizations, Refocusing on Tender Management to Increase Corporate Value, tammikuu 2021, Camelot Management Consultants, Linkki (englanniksi)