Suorituskykymittareiden (KPI) merkitys logistiikassa

Tärkeimpien logistiikan tunnuslukujen, kuten keskeisten suorituskykymittareiden (KPI), avulla logistiikkaprosessien tai koko toimitusketjun suorituskykyä voidaan jatkuvasti seurata, analysoida ja optimoida. Valmistus- ja markkinointikustannusten lisäksi logistiikkakustannukset muodostavat suuren osan tuotteen kustannuksista. Siksi jokainen yritys on kiinnostunut pitämään logistiikkakustannukset mahdollisimman alhaisina. Näiden seurantaan käytetään oston, varastoinnin, toimituksen, sisäisen logistiikan ja kuljetuksen keskeisiä tunnuslukuja. Tässä yhteydessä, logistiikan suorituskykyä mitataan yleensä aikaan, kustannuksiin, tuottavuuteen ja palvelun laatuun liittyvillä tavoitteilla. Jos jossakin näistä mittareista havaitaan poikkeamia, on välttämätöntä tarttua asiaan nopeasti, jotta siitä ei aiheudu suurempaa harmia. Yritysten toimitusketjun ja logistiikan keskeisiä suorituskykymittareita seurataan yleensä reaaliaikaisesti ohjelmistoratkaisujen avulla. 

Suorituskykymittareita voidaan kuitenkin käyttää myös prosessien optimoinnissa. Prosessia voidaan tarkkailla pidemmällä aikajaksolla suorituskykymittareiden avulla, sekä vastaavia tietoja voidaan dokumentoida ja vertailla. Avaintunnuslukuja käytetään apuna myös yrityksen strategisissa päätöksissä. Ne muodostavat perustan investointianalyyseille, ROI-laskennalle, riskinarvioinneille ja kustannus-hyöty päätöksille. Logistiikan yleinen tavoite on saavuttaa nopea ja kustannustehokas toimitusvarmuus, korkeaa laatua logistiikan käsittelyssä, pääomasidonnaisuuden minimointia (kustannusten vähentäminen) tavaroiden nopeamman saatavuuden ja pienempien varastojen avulla. Tämä voi edellyttää päätöksiä esimerkiksi sijainnin ja automaatioasteen suhteen, jotka edellyttävät suuria rahallisia investointeja. 

Myös operatiivisessa liiketoiminnassa suorituskykymittarit tarjoavat mahdollisuuden valvoa yrityksen suorituskykyä reaaliaikaisesti päivittäisessä liiketoiminnassa ja antaa viitteitä siitä, ovatko päivittäiset tavoitteet saavutettavissa. Esimerkkeinä muuttuneista olosuhteista ovat esim: tilauskannan muutokset, tekniset ongelmat, työntekijöiden sairastapaukset tai muuttuneet henkilöstötarpeet. 

Jokaisessa yrityksessä ratkotaan seuraavia asioita: Kuinka korkeat kuljetuskustannukset ovat suhteessa saavutettuun liikevaihtoon? Kuinka hyvä on toimitusvarmuus? Mikä on kaluston käyttöaste? Tässä yhteydessä “viimeinen kilometri - last mile” kannattavuuden haaste on kokonaisuuden kannalta ratkaisevassa osassa. 

Yhteistyötä palveluntarjoajan kanssa tulisi jatkaa vain, jos kuljetuskustannukset ovat liikevaihtoon nähden kohtuullisen edulliset ja katetuotto on edelleen riittävällä tasolla. 

Tunnusluku: Kuljetuskustannus% = Kuljetuskustannukset yhteensä/liikevaihto. 

On tärkeää myös määrittää, kuinka usein toimitukset saapuvat ajallaan. 

Tunnusluku: Toimitusvarmuus = oikea-aikaisten toimitusten määrä/toimitusten kokonaismäärä. 

Erityisesti kuljetuspalvelujen tarjoajien on tärkeää tietää, kuinka paljon kuljetuskapasiteettia tilaus vaatii suhteessa käytettävissä olevaan kokonaiskapasiteettiin. 

Tunnusluku: Kaluston käyttöaste = käytetty kapasiteetti/kokonaiskapasiteetti [m3 tai kg]. 

Varastojen ja logistiikan keskeiset tunnusluvut voidaan jakaa neljään ryhmään. Taloudellisia tunnuslukuja käytetään varaston käyttökustannusten valvontaan. Esimerkiksi tärkeitä ovat varastointikustannukset suhteessa varastossa tiettynä ajanjaksona olevien tuotteiden määrään. 

Tunnusluku: Varastointikustannukset = Varastoinnin kokonaiskustannukset/nimelliskapasiteetti x käyttöaste. 

Varaston kiertonopeus kertoo, kuinka usein varastossa olevat tavarat vaihtuvat tietyn ajanjakson aikana. Alhainen varaston kiertonopeus osoittaa, että varastoa on liikaa. 

Tunnusluku: Varaston kiertonopeus = tuotteiden (vuosi)menekki / keskimääräinen varasto. 

Tuottavuusluvut kuvaavat prosessien tehokkuutta. 

Tunnusluku: Käsittelylaitteiston tehokkuus = Käsittelylaitteiston tuottavuus/käsiteltyjen varastoyksiköiden määrä. 

Aikaan liittyvien tunnuslukujen tulisi tarkastella resurssien käyttöaikaa. Aika on rahaa, erityisesti varastoinnissa. 

Tunnusluku: Aikataulujen noudattaminen = ajallaan tapahtuneiden tavarantoimitusten määrä/tavarantoimitusten kokonaismäärä. 

Viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä, on olemassa myös laadun mittaamiseen tarkoitettuja tunnuslukuja. Niiden avulla valvotaan yrityksen asiakkaille tarjoaman palvelun tasoa. 

Tunnusluku: Virheelliset tilaukset = virheelliset tilaukset/tilausten kokonaismäärä. 

Toimittajan vaatimustenmukaisuusaste antaa viitteitä siitä, kuinka tehokkaasti toimittaja toimii ja millaisella vasteajalla ostetut tavarat saapuvat varastoon. Vaatimustenmukaisuusastetta parantamalla, voidaan minimoida hinta- ja toimitusriskit. 

Tunnusluku: Toimittajan vaatimustenmukaisuusaste = myöhässä saapuneet tilaukset/saapuneiden tilausten kokonaismäärä x 100. 

Tilauksen läpimenoaika kertoo, kuinka paljon aikaa tilauksen koko prosessiin kuluu tavaran kuljetukseen, vastaanottoon ja tarkastukseen asti. 

Tunnusluku: Ostotilauksen läpimenoaika = ostotilauksen vastaanottopäivä - toimituspäivä. 

Ostolla on käytössä toimituksien virheosuutta koskeva suorituskykymittari. Tätä tunnuslukua käytetään määrittämään palvelun tai tuotteen laadun laiminlyönnistä johtuvien epäonnistuneiden tilausten prosenttiosuus. 

Tunnusluku: Virheosuus = hylättyjen tilausten kokonaismäärä / vastaanotettujen tilausten kokonaismäärä x 100. 

Toimitusketjun digitalisoitumisen lisääntyessä Teollisuus 4.0:n ja Logistiikka 4.0:n yhteydessä on tullut paljon helpommaksi hankkia asiaankuuluvaa tietoa ja dataa, analysoida sitä ja ryhtyä asianmukaisiin parannustoimiin. Tärkeimpiä motiiveja datankeruulle ovat toimitusketjun optimointi, logistiikkakustannusten pienentäminen ja asiakastyytyväisyyden parantaminen. Nykyään on olemassa ohjelmistoja toimitusketjun jokaista osa-aluetta varten, jotta voidaan määrittää asianmukaiset suorituskykymittarit. Varastoalueella varastonhallintajärjestelmällä (WMS) on tärkeä rooli keskeisten suorituskykymittareiden seurannassa. Se tarjoaa reaaliaikaista dataa varastossa olevasta saldosta ja siitä, mistä ne ovat peräisin, missä ne tarkalleen ottaen sijaitsevat ja mitä on liikkeellä mihinkin. Tiettyjä osaprosesseja, kuten keräilyä, seurataan ja analysoidaan. Suorituskyky eli keräilyprosessien nopeus ja tarkkuus tarkistetaan erityistehtävien ja määrättyjen keräilyaikojen perusteella. WMS:n avulla voidaan myös määrittää työntekijöiden suorituskykyä annettujen tehtävien ja tavoitteiden avulla. Jotkin WMS-järjestelmät tarjoavat mahdollisuuden analysoida ja arvioida koko toimitusketjua. Vastaava moduuli tarjoaa yhdistettyjen logistiikkaprosessien keskeiset suorituskykyindikaattorit. 

Joskus ERP- tai WMS-järjestelmään liitetään niin sanottuja ohjausasemia, jotka vastaanottavat tietoja ja informaatiota sekä näyttävät visuaalisesti sen hetkisen tilanteen ja prosessien nykytilan. Dashboardeissa ja reaaliaikaisissa arvioinneissa näytetään, millä alueella esiintyy tällä hetkellä pullonkauloja ja missä asetettuja tavoitteita ei voida saavuttaa. Tällöin johto kykenee reagoimaan tilanteeseen sopivalla tavalla.  

Varastoteknologian asiantuntijana BITO auttaa tehostamaan varastoprosesseja, lyhentämään kiertoaikoja, käyttö- ja logistiikkakustannuksia sekä parantamaan palvelun laatua. Yhdessä asiakkaan kanssa kehitetään konseptit sopivalle varastointi- ja keräilyjärjestelmälle, jotta kyseisen varaston sekä logistiikan suorituskyky voidaan maksimoida. 

Lähteet:

KPI Logistics - Which are the most important key figures in logistics?, Freighfinders, Berlin, Linkki 

Key Performance Indicators in Logistics (KPIs) Tools for Efficient Logistics Controlling, IGZ Blog, Falkenberg, Linkki 

Kutzsch Kathrin, Important Key Figures in Logistics These KPIs You Should Know, August 2020, Salt Solutions, Linkki. 

The best logistics key figures & KPIs at a glance, Datapine, Berlin, Linkki