Evite las interrupciones en el almacén

Si los procesos o procedimientos en el almacén se interrumpen, esto no solo cuesta tiempo, sino que también provoca retrasos en los procesos posteriores, como la expedición de artículos y la entrega a los clientes. Si una empresa es proveedora "just-in-time" de la industria del automóvil, por ejemplo, existe el riesgo de que se produzcan elevadas penalizaciones contractuales si la producción, que depende de las entregas, se paraliza.  

Si se suministra a los clientes con demasiado retraso, la confianza y la fidelidad de los clientes se resienten. La cuestión de evitar las interrupciones en las operaciones del almacén y los tiempos de inactividad también está muy relacionada con la optimización de los procesos en el almacén. En general, se puede distinguir entre interrupciones planificadas y no planificadas.  

• Las interrupciones planificadas en el almacén incluyen, por ejemplo, las paradas debidas al inventario o también al mantenimiento de máquinas, sistemas y estanterías.  

• Las interrupciones no planificadas pueden ser causadas, por ejemplo, por daños en las máquinas, fallos en el sistema de gestión del almacén, paradas en la producción previa o incluso accidentes y bajas por enfermedad de los empleados. 

Inventario de almacén planificado y sin retrasos 

El inventario en la fecha del balance debe estar siempre bien planificado, preparado y llevado a cabo de forma eficiente y con ahorro de tiempo. Puede ser necesario que toda la empresa trabaje con antelación para poder disponer de un lapso de tiempo y resiliencia contra las interrupciones del proceso, o para cuando sea preciso volver al trabajo. En el mejor de los casos, son solo las pequeños detalles los que causan retrasos e interrupciones innecesarios en los procesos el día del inventario. Por supuesto, primero hay que planificar un número suficiente de personal -es decir, empleados y posiblemente trabajadores temporales- para el inventario físico. Antes de realizar el inventario, hay que aclarar si éste puede realizarse durante la producción en curso o cabe reducirla, o si debe cerrarse la empresa directamente.  

¿Cuánto tiempo se espera que dure el inventario y cuándo debe realizarse exactamente? Hay que preparar las zonas de inventario, es decir, hay que ordenar el almacén y la zona de ventas, recopilar y ordenar las existencias, colocar la mercancía dañada por separado, comprobar el etiquetado correcto, etc. (1). Además, hay que preparar y disponer de herramientas (por ejemplo, listas de existencias y artículos). El uso de listas de control de inventario también favorece la labor. El registro y la comprobación deben realizarse al menos cuatro horas antes del inicio del inventario principal. Tan pronto como se termine la tarea, las zonas de recepción deben cerrarse con llave o se debe asegurar la mercancía para que no pueda ser retirada. 

También facilita el proceso un inventario permanente mediante un sistema de gestión de almacenes (SGA). El requisito de llevar una contabilidad de existencias meticulosa y los registros correspondientes se puede cumplir mejor con un SGA. 

Realizar trabajos de mantenimiento 

El mantenimiento de los sistemas de estanterías, las carretillas elevadoras, la tecnología de transporte automático, el almacenamiento automático de piezas pequeñas (AKL), etc., debe llevarse a cabo al menos una vez al año. Por ejemplo, según la normativa alemana "Reglamento DGUV 108 - 007 Instalaciones y equipos de almacenamiento, Sección 6 Inspección", la empresa debe garantizar que las estanterías y los armarios de accionamiento eléctrico, así como las estanterías y los armarios con accesorios interiores de accionamiento eléctrico, sean inspeccionados por un experto para comprobar su estado de seguridad, según sea necesario, pero al menos una vez al año (2). 

Las diferentes fechas de los trabajos de mantenimiento en el almacén deben planificarse y distribuirse a lo largo del año para que los procesos y los flujos de trabajo se interrumpan lo menos posible. Por ejemplo, se puede realizar el mantenimiento de una carretilla de la flota propia cada mes o la empresa puede agrupar el mantenimiento de todas las carretillas, por ejemplo, en un fin de semana, en un periodo vacacional o en una temporada de vacaciones. En este caso, la pérdida de rendimiento puede compensarse con equipos adicionales programados. El equipo adicional necesario (por ejemplo, carretillas elevadoras) puede alquilarse a un proveedor de servicios. Por supuesto, la planificación del personal en el almacén también debe ajustarse en consecuencia. 

Avería de maquinaria, instalaciones y equipos 

Los fallos de la maquinaria y los equipos pueden costar mucho tiempo y dinero. Pero si se anticipa conscientemente a los fallos, se puede reaccionar ante ellos planificando de antemano las posibles emergencias. En algunos casos, también es aconsejable el diseño redundante de los componentes. 

Un ejemplo es el fallo de un transelevador en un pasillo de un almacén automático. Para garantizar que se pueda seguir accediendo a las mercancías en caso de emergencia, es aconsejable distribuir los artículos importantes en varios pasillos de almacenamiento diferentes. De este modo, se puede evitar la paralización de la preparación de pedidos y la entrega a los clientes. Los almacenes de pasillo estrecho no deberían estar equipados con una guía de carril, sino con una guía inductiva, para que en caso de fallo de la carretilla elevadora se pueda seguir accediendo a las paletas del suelo con una transpaleta manual. Sin duda, es ventajoso prevenir las averías y los tiempos de inactividad mediante medidas de mantenimiento, servicio de máquinas (gestión de fluidos, trabajos de mantenimiento, etc.) y limpieza industrial. 

En los sistemas de gestión de almacenes, es esencial disponer de un diseño redundante de los componentes críticos de hardware y software debido a la complejidad del sistema y a las graves consecuencias de un fallo. También en la tecnología de transporte, algunos componentes se diseñan de forma redundante en aras de la seguridad. 

Prevención de las interrupciones de la producción 

Para prevenir posibles paradas de la producción, el almacén debe estar provisto de reservas de seguridad adecuadas de artículos importantes. Solo así se garantiza que la preparación de pedidos y las entregas a los clientes puedan continuar sin interrupción. Por supuesto, también deben almacenarse los productos semielaborados, los componentes, los materiales auxiliares y los lubricantes adecuados para la producción, a fin de evitar las paradas. 

Evitar los retrasos en las entregas 

Los retrasos en las entregas de los proveedores también pueden tener efectos catastróficos para las empresas. Por ello, es conveniente un control continuo de los proveedores y la identificación de proveedores alternativos. 

Como ha demostrado la crisis de Covid19, también pueden colapsar cadenas de suministro enteras. La gran dependencia de los proveedores de China ha provocado cuellos de botella en el suministro y la paralización de muchas operaciones de producción y comercio. Por ello, en el futuro se intensificará el trabajo sobre la resiliencia de las cadenas de suministro. Por ejemplo, hay que encontrar proveedores alternativos en otros países. Especialmente en el caso de la producción "just in time" en la industria del automóvil; los retrasos en las entregas tienen efectos catastróficos, ya que la producción se paraliza inmediatamente. Puede ser necesario replantear todo el principio o sistema de producción. 

Prevenir el absentismo de los empleados 

Los empleados pueden ausentarse por enfermedad o accidente. Para evitar interrupciones en los procesos y procedimientos del almacén, se puede recurrir a empresas de trabajo temporal. 

En general, es importante que la prevención de accidentes se tome en serio en la empresa. En toda empresa hay zonas que deben estar aseguradas contra el acceso de personas no autorizadas. Además, hay muchos puntos peligrosos que deben estar completamente separados por barreras. La prevención de accidentes y la eliminación de las zonas peligrosas son responsabilidad del propietario de la empresa. En lo que respecta a la seguridad y la salud en el trabajo, el empresario es el principal responsable de prevenir los daños a la vida y la integridad física de sus empleados. Por tanto, la ley le impone unas obligaciones básicas.  

Evitar las interrupciones durante la preparación de pedidos 

Para evitar las interrupciones durante la preparación de pedidos, hay que mantener siempre un stock de seguridad suficiente de artículos. Sin embargo, los almacenes y las existencias excesivamente grandes son desventajas costosas que deben evitarse a toda costa durante la preparación de pedidos. Por lo tanto, las existencias de seguridad deben determinarse con precisión. También es ventajoso organizar el picking de forma eficiente para que el proceso se desarrolle sin problemas (4). El control de los proveedores y la identificación de proveedores alternativos también son importantes. Además, hay que evitar la pérdida de empleados, por ejemplo, mediante trabajadores temporales. 

Para un almacenamiento eficaz o para evitar interrupciones y errores, son necesarios procesos estandarizados, como el etiquetado uniforme de los almacenes y las unidades de transporte, así como el uso de un SGA. En este sentido, es interesante tener en cuenta los siguientes aspectos (5): 

- Eliminar las interrupciones de información en los procesos de almacenamiento. 

- Optimizar los procesos de almacenamiento, desde la entrada de mercancías hasta la preparación de pedidos y la salida de mercancías. 

- Reducir el esfuerzo de búsqueda mediante un etiquetado estandarizado y acortar los tiempos de recorrido/selección de mercancías/bienes. 

- Introducir mecanismos de control eficaces en el departamento de salida de mercancías. 

- Minimizar las discrepancias en el inventario y evitar los errores de carga. 

- Aumentar la precisión de las existencias. 

- Evitar situaciones de falta de existencias y aumentar la calidad del suministro de mercancías. 

- Descubrir el potencial de ahorro de energía. 

- Optimizar el uso de los vehículos de planta. 

- Reducir el esfuerzo de comunicación mediante el cambio al intercambio electrónico de datos (EDI), posiblemente introduciendo el SGA. 

Literatura:

1 Inventario: Cómo tener éxito en el inventario con el mínimo esfuerzo, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Link 

2 Experiencia de BITO, normativa sobre instalaciones de almacenamiento, enlace 

3 Seguridad y salud acordonando las zonas peligrosas, BITO, Link 

4 Experiencia de BITO, 10 errores que debe evitar al hacer el picking, Link 

5 El reto de una gestión eficiente del almacén, Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards, Link