Cómo optimizar la gestión de las licitaciones

Para aprovechar el potencial de ahorro, por ejemplo, muchos transportistas licitan cada vez más pedidos. Para las empresas de logística y los transitarios, esto crea la necesidad de una gestión hábil de las licitaciones. Especialmente en el campo de la logística, las licitaciones pueden llegar a ser muy costosas y complejas.  

Cuando se licita para proyectos, contratos o servicios, el objetivo es, por supuesto, encontrar al mejor socio y la mejor oferta. Con proyectos complejos y técnicamente difíciles y un gran número de solicitantes, esto puede requerir una importante inversión de tiempo. Por ello, se intenta digitalizar y automatizar los pasos repetitivos y simplificarlos con el software adecuado. Además, debido a su complejidad, la gestión de las licitaciones suele subcontratarse a proveedores de servicios especializados o gestores de licitaciones. 

Sin embargo, la gestión de licitaciones abarca mucho más que la mera administración y tramitación de licitaciones mediante software. A grandes rasgos, la gestión de licitaciones puede dividirse en cuatro fases (1, 2).  

• En primer lugar, el gestor de licitaciones elabora los requisitos específicos de la licitación (concurso) con el cliente, por ejemplo, una empresa de logística.  

• En la siguiente fase de planificación, se fijan las condiciones marco. Esto incluye el tipo de adjudicación, los requisitos para el cliente y los licitadores, la planificación concreta del proceso y la definición de una tabla de evaluación para los licitadores. También debe determinarse cómo se registrarán y compararán las ofertas y tarifas de servicios de los distintos licitadores. En esta fase también se elabora el pliego de condiciones.  

• A continuación se publica la licitación y se recogen, comparan y evalúan las ofertas recibidas. Esta fase también incluye las  negociaciones y renegociaciones del contrato con los licitadores.  

• En la fase final se presta apoyo al licitador seleccionado o a los procesos una vez crrado el contrato. Además, se evalúa todo el proceso de los servicios aportados. Esto permite optimizar los procesos y la cooperación con el licitador. 

La normalización o estandarización de los procesos y procedimientos empresariales en la contratación puede reducir drásticamente el tiempo de tramitación de las licitaciones. También representa la base de la digitalización, del mismo modo que el uso de software de gestión de licitaciones ahorra tiempo.  

Siemens Digital Logistics realizó el estudio "Digitalización de la gestión de licitaciones en la logística de contratos" (3) en 2020. Muestra una carencia flagrante en el ámbito de la digitalización de la gestión de licitaciones, ya que el 80% de las empresas de logística ve una gran necesidad de mejora en este aspecto. Algo menos de un tercio de los cargadores y el 20% de los proveedores de servicios logísticos encuestados estaban trabajando en ello. Por ejemplo, las herramientas inadecuadas, la falta de soluciones de software integradas, la carencia de conocimientos informáticos y la escasez de recursos en los departamentos especializados se consideraron obstáculos que impiden la implantación. 

La calidad de las licitaciones depende en gran medida de la coordinación de las evaluaciones técnicas y comerciales. La falta de coordinación puede repercutir negativamente en la evaluación global de un proveedor. Por supuesto, el factor humano también desempeña un papel importante, en el que influyen sobre todo la cualificación técnica de los compradores en el ámbito de la gestión de licitaciones y la composición del propio equipo (4).  

Las rutinas estandarizadas y automatizadas son importantes, por un lado, para considerar todos los aspectos en la licitación y, por otro, para garantizar la calidad de la misma. Los procesos ascendentes y descendentes deben tenerse en cuenta en la licitación para poder optimizar los procesos y también para definir las funciones de los responsables.  

Debe desarrollarse un modelo de gestión holístico con una distribución clara de las funciones de los responsables. A través de un „coach“ se puede mejorar la calidad buscando el enfoque adecuado y preparándose para negociaciones importantes.  

Progresivamente las relaciones con los proveedores se han vuelto mucho más importantes y complejas como consecuencia de la pandemia. Ahora ya no se trata sólo de negociar precios, sino también de la capacidad de entrega, la flexibilidad, el beneficio mutuo, el potencial de innovación del proveedor y, en definitiva, de construir una buena relación. Optimizar la gestión de las licitaciones puede contribuir en gran medida a aumentar el valor añadido de la contratación. 

Literatura 

1 Gestión de licitaciones, ibau GmbH, Link 

2 Falkenstein Anja, Digitale Ausschreibungen rechtssicher managen, Smartes Tendern, März 2020 Beschaffung Aktuell, Link 

3 Günnel Thomas, Kontraktlogistik, Studie: Tendermanagement digital – wie weit sind die Logistikunternehmen?, Automobil Industrie, Vogel Communications Group GmbH & Co. KG, Link 

4 New Now in Organizations, Neuausrichtung auf Tender Management zur Steigerung des Unternehmenswertes, Januar 2021, Camelot Management Consultants, Link