Lasten- und Pflichtenheft in der Praxis

Pflichtenheft und Lastenheft sind eng mit der Durchführung eines Projektes verbunden. Ein Projekt ist gemäß dem Gabler Wirtschaftslexikon "eine zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement erfordert" (1, 2, 3). Pflichtenheft und Lastenheft werden beide vor dem Beginn des eigentlichen Projektes (Initialisierungs-Phase) erstellt. Dabei legt der Auftraggeber in einem Lastenheft fest, welche Aufgaben durch den Auftragnehmer im Rahmen des Projektes zu erfüllen sind und welcher Endzustand bzw. welches Ergebnis erwartet wird. Der Auftragnehmer erstellt daraufhin ein Pflichtenheft, in dem er konkret die eigenen Pflichten für die Erfüllung der erforderlichen Aufgaben festlegt. Um den Erfolg eines Projektes und des Projektmanagements zu sichern ist wichtig, dass Lasten- und Pflichtenheft wirklich getrennt erstellt werden. Sie dienen als Grundlage für die Kommunikation zwischen den Parteien und für das Projektmanagement. Eine detaillierte Erstellung ist notwendig, um spätere Nachforderungen und Nacharbeiten zu vermeiden, die den Projektdurchführungszeitraum empfindlich verlängern können. Der Auftragnehmer kann als Experte das Unternehmen bei der Erstellung des Lastenheftes beraten und klären, was der Auftraggeber an Technik, Lösungen und Experten eigentlich braucht. Diese Beratertätigkeit kann gesondert in Rechnung gestellt werden. 

Die Erstellung eines Lastenheftes durch den Auftraggeber ist eine extrem wichtige Aufgabe, die unbedingt vor dem Projektbeginn im Unternehmen ausgeführt werden muss. Durch Ausfertigung des Lastenheftes muss sich der Auftraggeber intensiv mit dem bevorstehenden Projekt auseinandersetzen. Man könnte dies also als wichtige Phase der Bewusstwerdung bezeichnen. Der Auftraggeber muss sich also ganz genau klarwerden, was er von der Projektdurchführung und dem Projektmanagement erwartet, wie der Endzustand aussehen soll und welche Aufgaben zur Erfüllung notwendig sind. Der Auftraggeber erstellt also einen detaillierten Katalog der zu erfüllenden Aufgaben bzw. Anforderungen. Das Lastenheft dient als Kundenspezifikation, um bei verschiedenen Auftragnehmern Angebote einzuholen. Gleichzeitig kann der Auftragnehmer, während dem Projektverlauf jederzeit im Lastenheft die genauen Anforderungen an ihn und die einzelnen Aufgaben nachschlagen. Kurz gesagt dient das Lastenheft als Grundlage für das Projekt und Projektmanagement, als detaillierter Aufgabenkatalog und als Basis für die Erstellung des Pflichtenheftes. Es werden sowohl der Ist-Zustand als auch der Soll-Zustand und die benötigten Mittel bzw. Experten für die Umsetzung vom Auftraggeber beschrieben. Zudem kommt die Definition von Verantwortlichen und Schnittstellen bzw. Aufgabenüberlappungen. 

Erst nachdem das Lastenheft erstellt ist, kann der Auftragnehmer ein Pflichtenheft erstellen. Im Pflichtenheft schreibt der Auftragnehmer im Unterschied zur vorherigen Phase detailliert und konkret nieder, wie er die gestellten Aufgaben im Lastenheft (Aufgabenheft) erfüllen will. Er beschreibt hier ausführlich die notwendigen Arbeitsschritte, Mittel und Wege. Das Pflichtenheft stellt die vertragliche Grundlage für die durchzuführenden Arbeiten dar und arbeitet nach dem Ausschlussverfahren. Sprich sowohl die Ziele bzw. eingeschlossenen Aufgaben als auch die Nicht-Ziele bzw. nicht eingeschlossenen Aufgaben müssen beschrieben werden. Diese Kontrastierung verhindert spätere Diskussionen bei der Projekt- bzw. Produktabnahme. Gerade auch der Abnahmeprozess, eventuelle Nacharbeiten und die Qualitätssicherung sollten im Pflichtenheft genauer beschrieben werden. Es rentiert sich also einige Zeit in die Ausarbeitung des Pflichtenheftes zu investieren, damit Unklarheiten, Kommunikationsschwierigkeiten, spätere Probleme bei der Abnahme und Projektverzögerungen vermieden werden. 

Vielen Unternehmen als auch Freelancern bzw. Auftragnehmern ist der Unterschied von Lasten- und Pflichtenheften und die Bedeutung der Trennung beider nicht bewusst. Dabei werden sie im Projektmanagement häufig benutzt. Ein Problem ist, dass sie meist nur im deutschsprachigen Raum im Projektmanagement verankert sind. Hier werden die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft in der Norm für das Projektmanagement DIN 69901-5:2009/DIN 16/ definiert (4). Im englischsprachigen Sprachraum wird statt Lastenheft der Begriff Requirements Specification genutzt. Damit der Auftragnehmer ein entsprechendes Angebot und Pflichtenheft sowie einen Abnahmekatalog für die Umsetzung erstellen kann, muss schon bei der Vertragsanbahnung ein ausreichend detailliertes Lastenheft mit den entsprechenden Anforderungen durch den Auftraggeber erstellt werden. Dieses vorläufige Lastenheft kann später ergänzt werden. Der Auftragnehmer sollte erst mit der Arbeit beginnen, wenn sein Pflichtenheft vom Auftraggeber akzeptiert wurde. Im Pflichtenheft sind auch Abschätzungen über Kosten, Aufwand und Dauer enthalten. Für das Lastenheft existieren weitere Bezeichnungen wie Anforderungsspezifikation, Leistungsverzeichnis, Anforderungsskizze, Produktskizze und Kundenspezifikation. Für das Pflichtenheft werden auch Begriffe wie Systemspezifikation, Fachspezifikation, Fachfeinkonzept, Sollkonzept, etc. genutzt. 

In der Praxis treten häufig die immer wieder gleichen Herausforderungen auf. Zum Beispiel kann es sein, dass das Lastenheft nicht detailliert, genug ist, um daraus ein Pflichtenheft ableiten zu können. Es können unklare Formulierungen enthalten sein, aus denen nicht ersichtlich wird, welche Anforderungen wirklich umzusetzen sind. Der Auftraggeber wünscht schon vor der Vertragsunterzeichnung ein ausführliches Pflichtenheft. Ein Pflichtenheft zu erstellen ist aufwändig und teuer, kommt kein Vertrag zustande, wurde umsonst investiert. Manchmal bezieht sich ein Pflichtenheft auch kaum auf das Lastenheft. So ist nicht klar, ob alle Anforderungen bei der Projektausführung tatsächlich erfüllt werden. Bei sehr technischen Projekten kann es vorkommen, dass der Auftraggeber Teile des Pflichtenhefts nicht versteht. So kann es zu Schwierigkeiten bei der Abnahme kommen. Es gibt also sehr viel bei der Erstellung und beim Inhalt von Lasten- und Pflichtenheft zu bedenken. 

Literatur:

1 Definition: Was ist ein "Projekt"?, Gabler Wirtschaftslexikon, Link 

2 Bito Fachwissen, Mit der richtigen Vorplanung zum Projekterfolg 

3 Bito Fachwissen, Herausforderungen bei der langfristigen Projektplanung, Link 

4 Peterjohann Horst, Lastenheft und Pflichtenheft - Unterscheidungen und Einsatz, Peterjohann Consulting, Link