Krisenmanagement in Projekten
Zur Krisenbewältigung ist eine Wahrnehmungsveränderung und „Out-of-the-Box“-Denken notwendig. Hilfreich ist auch, Probleme in objektiv nicht lösbare und subjektiv nicht lösbare also lösbare Probleme zu unterscheiden.
Im Verlaufe eines Projektes im Unternehmen oder auch im Privaten können erwartete und unerwartete Krisen auftreten. Dabei wird eine Krise häufig als eine aufeinanderfolgende Reihe von kritischen Situationen verstanden, die den weiteren Projektablauf bedrohen. Durch die jeweiligen Projektmanager und das Team wird eine Bedrohung und ein dringender Handlungsbedarf wahrgenommen.
Was ist eine Krise, was ist ein Problem?
In diesem Zusammenhang ist es interessant sich den Zusammenhang zwischen Krise bzw. Problem und Wahrnehmung einmal genauer anzusehen. Der Motivationstrainer Dieter Lange bezeichnet Krisen als Wahrnehmungskrisen (1). Zudem erklärt er, dass Probleme erst gelöst werden können, wenn man sich vom Problem löst. Im Neurolinguistischen Programmieren (NLP) wird ein Problem als "eine Situation definiert, in der ein subjektiv als negativ empfundenen Aspekt so in den Vordergrund gestellt wurde, dass der freie Blick auf die Lösung (oder gar die Chance) aus eigener Kraft nicht mehr frei zugänglich erscheint (2). Das legt nahe, dass man zur Lösung eines Problems "out of the Box" (3) denken und seine Wahrnehmung bzw. seinen Standpunkt verändern muss. NLP bietet hier an, das Problem nicht als Problem, sondern als Herausforderung zu bezeichnen. Das wirkt auch sprachlich motivierender und mobilisiert mehr Energie zur Lösung der Herausforderung bzw. Aufgabe innerhalb des Projekts.
Gründe für Krisen im Projekt
Es existieren objektiv nicht lösbare Probleme (Herausforderungen) und subjektiv nicht lösbare Probleme (5). Ein Beispiel für ein objektiv nicht lösbares Problem ist, wenn wichtige Projektunterlagen verloren gegangen sind, die in der kurzen Zeit nicht wiederbeschafft werden können. Subjektiv nicht lösbare Herausforderungen sind grundsätzlich lösbar. Warum das Projektmanagement, Krisenmanagement und das Team die Herausforderung (subjektiv) nicht lösen kann, kann viele Gründe haben. Z. B. wird die Lösung als solche nicht erkannt. Das kann beispielsweise daran liegen, dass die Lösung aus politischen und ethischen Gründen nicht gedacht werden darf, oder, dass ganz einfach das Wissen und die Fähigkeiten zur Umsetzung beim Projektmanagement, Krisenmanagement und Team fehlt. Zudem kann eine schlechte Entscheidungskultur beim Projektmanagement dazu führen, dass wichtige Entscheidungen nicht getroffen werden.
Weitere Ursachen für die subjektive Unmöglichkeit der Krisenbewältigung im Projekt, die meist durch einzelne Personen und Personengruppen (Management) verursacht wird, sind:
Unklare Zieldefinition, unklare Aufgaben und Unklarheit über das zu erreichende Ergebnis
Schlechte Kommunikation bzw. Krisenkommunikation
Ziel wird nicht von allen (Auftraggeber, Projektmanagement, Krisenmanagement, Team, Stakeholder) getragen
Fehlende Informationen, die zur Erreichung des Zieles notwendig wäre
Große Komplexität des Projektes, schlechte Strukturierung, Organisation und Planung, die Sicht auf die wesentliche Aufgabe wird durch zu viele Informationen verbaut
Eingeschränkte Entscheidungsfreiheit des Projektmanagements, Krisenmanagements
Fehlende Ressourcen und Überlastung des Teams, Projektmanagements, Krisenmanagements
Extreme Verzögerungen und Terminverschiebungen im Projekt
"Out of the box"-Denken schulen
Wenn sich Krisen bzw. Probleme im Rahmen des Projekts scheinbar nicht lösen lassen, kann das daran liegen, dass das Denken des Projektmanagements und des Teams quasi festgefahren ist. Es bewegt sich also in einer festgeschriebenen Box, die durch alte Denkmuster, Erfahrungen, Werte und Ansichten gebildet wird. Es geht nun darum diese Box infrage zu stellen und über den Tellerrand zu schauen (3). Dabei existieren hier einige Kreativitätstechniken, die regelmäßig trainiert werden sollten. Um die eigene Perspektive zu verändern, ist es von großem Vorteil sich z. B. mit Andersdenkenden zu umgeben. Sogenannte "Echo Rooms" sollte man vermeiden, um nicht dauerhaft in den gleichen Ansichten, Lösungsansätzen und Methoden bestätigt zu werden. Menschen aus völlig unterschiedlichen Fachbereichen und mit anderen Hobbies können das Projektmanagement, Team und Projekt weiterbringen. Darüber hinaus ist es von großem Vorteil sich immer wieder mit neuen fachfremden Themen zu beschäftigen. Das hält den Geist offen und flexibel. Gleichzeitig bietet es sich an, andere Umgebungen bzw. Räumlichkeiten aufzusuchen, sich zu entspannen und mental z. B. durch Meditation zu distanzieren. Althergebrachtes muss systematisch hinterfragt (Advocatus Diaboli, Sokratische Methode (4)) werden. Häufig sind sich Projektmanager, Krisenmanager und die einzelnen Mitarbeiter des Teams ihrer Stärken und Fähigkeiten nicht so genau bewusst. Es sollte hier eine Kultur der Selbstreflektion, der Pflege und des Ausbaus eingeführt werden, damit diese Stärken und Fähigkeiten in einer Krise zum Einsatz kommen können. Es ist ebenso wichtig, Prokrastination und der Perfektionsfalle bei der Krisenbewältigung vorzubeugen und zügig nach dem Motto "Done is better than perfect" ins Handeln zu kommen.
Krisen vermeiden durch Planung und Erkennen von Indikatoren
Viele Krisen im Projekt lassen sich vermeiden, wenn das Projektmanagement bzw. Krisenmanagement bestimmte Indikatoren für eine Krise beachtet und durch eine entsprechende Planung vereitelt (6, 7). Meist kommt es erst zu einer Krise im Projekt, wenn mehrere Frühindikatoren vom Projektmanagement nicht realisiert werden. Beispiele für Frühindikatoren sind: fehlendes Know-how, fehlende Ressourcen, übermäßige Versprechen, Fehlen ganzer Projektumfänge bzw.-anteile schon bei der Ausschreibung, unklare Ziele und Teilziele, unterschätzte Komplexität des Projektes, schlechte Teamzusammensetzung und -entwicklung (abnehmende Kooperationsbereitschaft). Aufgrund der meist großen Komplexität ist eine detaillierte Planung bzw. Vorplanung und ein Management des Projektes notwendig, um die wirtschaftlichen Risiken für ein Unternehmen zu begrenzen. Zur besseren Überwachung des Projektes wird es in verschiedene Projektphasen unterteilt. Generell gilt, eine Krisenbewältigung ist umso schwieriger, je mehr das Projekt bereits aus dem Ruder gelaufen ist. Daher sollten wichtige Parameter zur Transparenz (u. a. Zeitplan, Budget, Qualität der enthaltenen Leistungen und Ausführungen) in Echtzeit durch ein geeignetes Projektmanagement-Tool überwacht werden. Für jedes Projekt muss ein sog. Projektstrukturplan (PSP) erstellt werden, der alle Aufgaben eines Projektes im Unternehmen vollständig hierarchisch darstellt (7, 8). Er umfasst alle (Teil)-Aufgaben und Arbeitspakete, die strukturiert meist in einem Baumdiagramm dargestellt werden. Bestimmte Akutindikatoren zeigen dem Management, dass akuter Handlungsbedarf zur Krisenbewältigung besteht. Dies sind u.a.: massives Überschreiten des Budgets, mehrfache Verlängerung der Projektlaufzeit und Verfehlen der Termine, hohe Fluktuation im Team und "innere Kündigung" der Mitarbeiter, zunehmende Kundenbeschwerden (5).
Offene und kontinuierliche Kommunikation pflegen
Eine schlechte Kommunikation (insbesondere Krisenkommunikation) zwischen allen Projektbeteiligten (Auftraggeber, Projektmanagement, Krisenmanagement, Projektteam, Stakeholder) gehört mit zu den bedeutendsten Gründen, warum Projekte scheitern und Aufgaben verfehlt werden. Daher sollte auf eine kontinuierliche und offene Kommunikation im Unternehmen nicht nur auf formaler Ebene (Berichtswesen und Dokumentation), sondern auch auf der informellen Ebene, großer Wert gelegt werden (9). Besonders die Projektmanager und Krisenmanager müssen unbedingt offen mit den Stakeholdern, Kunden und dem Projektteam kommunizieren. Verschiedene Maßnahmen und Methoden können die Kommunikationshäufigkeit und -qualität im Unternehmen steigern. Dazu gehören Tools wie Foren, Videokonferenzsysteme und "Orte der Kommunikation" (Kaffeeecke, gemeinsame Projektbüros, Besprechungszimmer, etc.).
Literatur:
1 Lange Dieter, Sieger erkennt man am Start - Verlierer auch, Econ Verlag, Link
2 Das große Wörterbuch des NLP, Link
3 Rassek Anja, Out of the box: 7 geniale Tipps für neues Denken, Karrierebibel, Link
4 Die Sokratische Methode - Ich hinterfrage meine eigenen Gedanken, Gedankenwelt, Link
5 Krisenmanagement, Projektmanagement Handbuch (PMH), Link
6 BITO Fachwissen, Mit der richtigen Vorplanung zum Projekterfolg, Link
7 BITO Fachwissen, Herausforderungen bei der langfristigen Projektplanung, Link
8 BITO Fachwissen, 4 Phasen und 12 Schritte des erfolgreichen Projektmanagements, Link
9 BITO Fachwissen, Wie führt man Projekte zum Erfolg?, Link
Wie führt man Projekte zum Erfolg?
Fast jedes sechste Unternehmens-Projekt scheitert. Die Gründe dafür sind vielfältig und umfassen u.a. eine unklare Zieldefinition, fehlende Ressourcen, unzureichende Projektplanung und Mangel an qualifiziertem Personal.
4 Phasen und 12 Schritte des erfolgreichen Projektmanagements
Das Projektmanagement im Unternehmen lässt sich in vier Phasen unterteilen: Auftragsklärung, Grobplanung, Feinplanung sowie Projektsteuerung und Controlling. Bei den Schritten sollte auch Flexibilität eingeplant werden.
Prozessoptimierung in der Produktionslogistik
Bevor ein Unternehmen im Zuge von Industrie 4.0 an Digitalisierung und Automatisierung denken kann, müssen zunächst die Unternehmens- und Logistikprozesse bestmöglich eruiert und optimiert werden.