Der Dienstplan im Lager

Zukunftssichere Arbeitsplätze sind begehrt. Allerdings wird es bei der atemberaubenden Entwicklung der Technik und den sich damit verändernden Anforderungen an die Berufsausbildung immer schwerer in dieser Hinsicht die richtige Berufswahl zu treffen. Der Bereich Lagertechnik bietet viele Einstiegsmöglichkeiten und auf absehbare Zeit auch gute Berufsaussichten. Berufe in der Lagertechnik, die zur Auswahl stehen, sind z. B. Industriekaufmann/ -frau, Fachberater Lagertechnik, Fachkraft für Lagerlogistik, Fachlagerist, Kommissionierer, Servicetechniker für Förder- und Lagertechnik und Lagerdisponent. Von der Kalkulation, Arbeitsvorbereitung bis zur Fertigungsplanung und -steuerung über Kundenberatung, Komissionierung bis hin zur Wartung und Instandsetzung von technischen Einrichtungen und Modulen sind die anstehenden Tätigkeiten sehr unterschiedlich.

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Im Lagerbereich wird die Arbeit häufig im Zwei- bis Drei-Schicht-System organisiert. Ebenso ist aufgrund der bestehenden Abhängigkeiten von Arbeitsprozessen sowie Herstellern, Transporteuren und Dienstleistern ein extrem geregelter Dienstplan unabdingbar. Man denke
z. B. an die Kanban-Methode und die Just-in-Time-Lieferung von Bauteilen in der Produktion. Beim Kanban sind vorgeschaltete Fertigungsbereiche der Produktion bzw. Pufferlager und Lieferanten in Form einer eng getakteten Prozesskette miteinander verbunden. Jede Verzögerung bzw. jeder Fehler führt zum Ausfall der gesamten Prozesskette. Daher ist leicht zu verstehen, dass jede(r) Mann/ Frau zur rechten Zeit am zugewiesenen Platz sein muss. Uneingeplante Fehlzeiten oder Unpünktlichkeit wirken sich sofort auf die gesamte Prozesskette aus. Laut TÜV Rheinland "sollte die Kontinuierliche Verbesserung aller Leistungen eine ständige Aufgabe der Organisation sein (DIN ISO 9000:2000). Besonders in der Arbeitsorganisation der Lager und Fertigung werden effiziente Arbeitsabläufe zur Sicherstellung der Verfügbarkeit bei möglichst geringen Beständen gefordert." Schichtarbeit kombiniert oftmals Fragen von Nachtarbeit und Sonntagsarbeit. Daher ist sie bewilligungspflichtig, sofern das Nachtarbeits- oder/ und das Sonntagsarbeitsverbot berührt werden. Zudem kennt das Arbeitsgesetz zusätzliche Regeln für die Schichtarbeit. Das Arbeitsgesetz sucht den Ausgleich zwischen wirtschaftlichen Interessen der Betriebe und den gesundheitlichen Gefahren für die Arbeitnehmer. Es wurde deshalb eine Vielzahl von Regelungen, aber auch Ausnahmen unter bestimmten Bedingungen, geschaffen. Die Arbeitszeit darf elf Stunden pro Schicht, Pausen inbegriffen, nicht übersteigen.

Die wöchentliche Höchstarbeitszeit beträgt in industriellen Betrieben 45 Stunden, diese darf bei ununterbrochenem Betrieb in der Regel im Durchschnitt von 16 Wochen (Ausnahme: 20 Wochen) nicht überschritten werden. Die wöchentliche Höchstarbeitszeit kann für einzelne Zeiträume von sieben aufeinander folgenden Tagen auf 52 Stunden (resp. 60 Stunden bei vorwiegend Präsenzdienst) verlängert werden.

Ausgehend von einem bestimmten quantitativen und qualitativen Personalbedarf werden im Dienstplan für eine bestimmte organisatorische Einheit (Tag, Woche, Monat, etc.) der Beginn und das Ende der Arbeitszeiten sowie der Pausen für das einzusetzende Personal festgelegt. Darüber hinaus wird bestimmt, welche Arbeitnehmer zu festgelegten Zeiten eingesetzt werden sollen. Der Arbeitgeber konkretisiert, wann der Arbeitnehmer die von ihm geschuldete Arbeitsleistung zu erbringen hat und übt damit sein Weisungsrecht nach § 106 Satz 1 GewO bezüglich der Lage der Arbeitszeit aus. Beim Erstellen des Dienstplanes müssen die wechselseitigen Interessen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer abgewogen werden. Im Rahmendienstplan werden bestimmte Kriterien festgelegt, was die Erstellung der einzelnen Dienstpläne erleichtert. Die Kriterien betreffen z. B: die Festsetzung von Schichtarbeit, die zu erbringenden Arbeitszeiten an einzelnen Wochentagen, die zu berücksichtigenden gesetzlichen oder vertraglichen Erfordernisse (z. B. Pausenzeiten), die betrieblichen oder arbeitsvertraglichen Gegebenheiten wie Schichtlänge und -zeiten oder die individuell zu genehmigenden Urlaubsansprüche der Mitarbeitenden. Der Dienstplan ist rechtlich eine Urkunde. Eintragungen und Änderungen müssen zweifelsfrei nachvollziehbar sein. Eine Streichung bis zur Unkenntlichkeit der Daten ist ebenfalls nicht erlaubt. Ein Dienstplanformular sollte übersichtlich und nicht zu klein sein. Die verwendeten Symbole und Abkürzungen müssen eindeutig sein und erläutert werden. Im Dienstplan sollte folgendes umfassen:

• Vor- und Nachname des Mitarbeiters
• die Qualifikation
• die Sollarbeitszeit (Beschäftigungsgrad, -umfang, auch als Prozentangabe möglich)
• der Nachweis für auszugleichende Feiertage, Mehr- und Überstunden
• der Dienstplanzeitraum sowie der Bereich, für den dieser Plan gilt
• das Erstellungsdatum, die Unterschrift des Erstellenden und die genehmigende Unterschrift des zuständigen Vorgesetzten
• geplanter Dienst (Soll-Dienste)
• abweichende Dienste (angeordnete Änderungen)
• Abweichungen vom Soll-Plan (IST-Dienste, z. B. in Form der Angabe der zusätzlich gearbeiteten Minuten).

Das Dienstplanformular wird häufig auch dafür benutzt, um die tatsächlichen Arbeitszeiten zu dokumentieren und nachzuweisen.

Es gibt verschiedene gängige Herangehensweisen wie ein Dienstplan erstellt wird. Eine eher nicht so professionelle aber in kleinen Betrieben verbreitete Variante ist das selbstständige Eintragen der Mitarbeiter in Blanko-Dienstpläne. Dafür können auch Dienstplantreffen anberaumt werden. Der Manager greift nur dann ein, wenn manche Dienste nicht besetzt, oder Mitarbeiter des Teams ausgefallen sind. Der Abstimmungsprozess ist zeit- und kostenaufwändig und führt häufig zu Unzufriedenheiten. Bei Variante 2 ist ein Mitarbeiter oder Abteilungsleiter für das Erstellen des Dienstplans verantwortlich und hat die Aufgabe verschiedenste Kriterien dabei zu beachten. Gesetzliche oder betriebliche Regelungen, wie Ruhezeiten, maximale Arbeitszeiten, und Wünsche der Angestellten sollen dabei beachtet werden. Man kann also erkennen, dass das Erstellen komplex, der Zeitaufwand groß und das Vorgehen oft sehr fehleranfällig ist. Das Erstellen mit einer Excel-Erweiterung ist als dritte Variante zu nennen. Hier lassen sich Korrekturen sauber vornehmen und die Verteilung des Plans unter den Mitarbeitern ist via E-Mail und Ausdrucken schnell erledigt. Aber auch hier gibt es Grenzen. Zuweisungen von Kriterien zu Mitarbeitern und bestimmten Schichten sowie Berechnungen von Arbeitszeit und Überstunden sind oft kompliziert. Die vierte und letzte Variante ist das Erstellen des Dienstplans mit Online-Plattformen. Bei der Einteilung der Mitarbeiter werden verschiedenste Planungskriterien wie maximale Arbeitszeit, Ruhezeiten und Abwesenheiten automatisch überprüft. Fehlplanungen werden so vermieden. Änderung im Dienstplan werden per Email versandt. Die Nachteile sind, dass die Programme kostenpflichtig sind und dass Sie Unternehmensdaten anderen überlassen. Checken Sie daher die jeweiligen Datenschutzbestimmungen.

Beim Erstellen des Dienstplans sind sowohl öffentlich-rechtliche Bestimmungen, vor allem das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), als auch privatrechtliche Bestimmungen, wie Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen oder Arbeitsverträge zu beachten. Durch das ArbZG werden die werktägliche Höchstarbeitszeit (§ 3), Ruhepausen (§ 4), Ruhezeiten (§ 5) und Nacht- und Schichtarbeit (§ 6) geregelt. Ausnahmen gelten für verschiedene besondere Personengruppen wie Jugendliche (Jugendarbeitsschutzgesetz ), Schwangere (Mutterschutzgesetz), Zivildienstleistende (Zivildienstgesetz) und Schwerstbehinderte (Sozialgesetzbuch IX).

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