Mit der richtigen Vorplanung zum Projekterfolg

Große Bauprojekte bzw. logistische Projekte in Unternehmen wie die Planung eines Lagers sind häufig sehr komplex und sind vielen Einflussfaktoren unterworfen. Meist wird dabei auch (fachliches) Neuland betreten, was zudem eine Herausforderung für das Projektmanagement ist. Um die wirtschaftlichen Risiken der Ausführung zu begrenzen und auch einen vorgegebenen Zeitplan einzuhalten, ist daher eine detaillierte Planung und ein versiertes Projektmanagement notwendig.

Projekte sind also generell zeitlich befristete, komplexe und innovative Aufgaben, die Aufgrund ihrer Komplexität eine detaillierte Projektplanung benötigen, um die wirtschaftlichen Risiken für ein Unternehmen zu begrenzen und eine vorgegebene Zeitplanung einzuhalten. Dazu muss das Gesamtprojekt in definierte Abschnitte mit Anfangs- und Endpunkt - die Projektphasen - aufgeteilt werden. Projektphasen umfassen ein wesentliches Teilziel des Projektes und werden daher nach Abschluss bewertet. Danach wird vom Projektmanagement eines Unternehmens über den Fortlauf des Projektes entschieden. Ein neues Teilziel wird festgelegt und der Gesamtverlauf des Projektes wird in Hinsicht auf die Einhaltung des Projektbudgets, Zeitplans, fachliche Umsetzung der Ausführung, etc. bewertet. Allerdings können sich Projektphasen auch überlappen (revolvierende Planung bzw. Methode). Zudem existiert die Methode der Anstoßplanung. Eine neue Projektphase wird erst nach Beendigung der vorhergehenden begonnen. Auch gemischte Methoden für die Ausführung sind gebräuchlich. 

Bei Bauprojekten werden die Projektphasen (Leistungsphasen) nach der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI, 1) bestimmt. Die Projektphasen umfassen dort die Grundlagenermittlung, Vorplanung (Projekt- und Planungsvorbereitung), Entwurfsplanung, Genehmigungsplanung, Ausführungsplanung, Vorbereitung der Vergabe (Ausschreibung), Mitwirkung bei der Vergabe, Objektüberwachung (Bauüberwachung), Objektbetreuung und Dokumentation. 

Die Grundlagenermittlung ist der Vorplanung vorgelagert. Bei der Grundlagenermittlung (2) werden alle Voraussetzungen zur (technischen) Lösung der Problemstellung eines Projekts ermittelt. Dazu gehört die Klärung der Grundlagen, Aufgabenstellung und Gewinnung von Information, die Standortanalyse, Prüfung auf Umweltverträglichkeit und die Beratung zum Leistungsbedarf. Die Vorplanung schließt die Lücke zwischen Grundlagenermittlung für ein Projekt und der Entwurfsplanung. In der Entwurfsplanung wird die endgültige Lösung für die Planung des Projekts erarbeitet. Verschiedene Alternativen der Ausführung werden geprüft und eine Kostenschätzung durchgeführt. Letztendlich werden alle Entwurfsunterlagen für die Genehmigungsplanung zusammengefasst. 

Zur Vorplanung (Projekt- und Planungsvorbereitung) gehört die Erarbeitung wesentlicher Teile der Lösung der Planungsaufgabe und des Planungskonzepts. Beispiele sind das Klären von Randbedingungen und Vorverhandlungen zur Genehmigungsfähigkeit mit Behörden. Im Planungskonzept werden Lösungen zeichnerisch und mit Erläuterungen dargestellt und auch Kostenschätzungen durchgeführt. Dazu müssen Informationen z. B. über die Bruttogrundfläche und den Ausstattungsstandard bekannt sein. Erst in der Entwurfsplanung werden die Lösungen für die Ausführung konkretisiert. 

Wie man also unschwer erkennen kann, lassen sich durch eine gute Vorplanung durch die Projektmanager bereits zahlreiche Probleme im Projektmanagement vermeiden. Nachdem die technischen Projektlösungen grob skizziert wurden und bereits Grundlagen-Daten vorhanden sind, kann durch die frühe Auseinandersetzung mit den Behörden z. B. ein Baustopp verhindert werden. Durch die Kostenschätzungen schon in der Vorplanung werden Fehlkalkulationen vermieden. Die Vorplanung verhindert, dass schon im Vorfeld Budget- und Zeitplanung aus dem Ruder laufen und das Projekt zum Scheitern verurteilt ist. 

Projektmanager und Architekten stehen also allgemein vor der Herausforderung Probleme und Verzögerungen im Projekt frühzeitig erkennen zu müssen, um größeren Schaden für ein Unternehmen abzuwenden (3). Je mehr ein Projekt bzw. Plan aus dem Ruder gelaufen ist, desto schwieriger wird die Korrektur. Generell ist natürlich eine Echtzeitüberwachung von wichtigen Parametern und Prozessen sowie eine direkte Benachrichtigung an das Projektmanagement wünschenswert. Diese Aufgabe übernimmt ein geeignetes Projektmanagement-Tool, das alle Details eines Projekts transparent werden lässt. Bedeutende Parameter, die überwacht werden müssen, sind der Zeitplan, das Budget und die Qualität der enthaltenen Leistungen und Ausführungen. Weitere Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projekt und Projektmanagement sind: klare Ziele und Teilziele (Meilensteine), festgelegtes Budget, klare Absprachen über Aufgaben und deren Erfüllung im Detail, kontinuierliche und offene Kommunikation, Nutzung eines Projektmanagement-Tools für die Transparenz, Flexibilität im Projekt und bei den Prozessen. 

Literatur: 

1 Übersicht der Leistungsphasen nach HOAI, HHH Gbr, Link 

2 Bauer Manfred, Prozess- und Projektmanagement, Projektphasen und Meilensteine, 2011, Link 

3 Rüffer Denise, Projektmanagement, Probleme bei Projekten frühzeitig erkennen, Februar 2022, business-wissen.de, Investor Verlag, Link 

4 BITO Fachwissen, Erfolgreiches Projektmanagement im Ausland, Link