Wie baue ich eine effektive Versanddisposition auf?

In fast jedem Unternehmen gibt es einen Disponenten, der für die Zuteilung von Ressourcen und Waren oder auch die Einteilung von Finanzen und Mitarbeitern zuständig ist. Die Disposition ist also grob gesagt für die Einteilung, Planung und Anordnung von Ressourcen zuständig. Dafür müssen zum Teil nicht unerhebliche Entscheidungen getroffen werden, die den wirtschaftlichen Erfolg und die Zukunft des Unternehmens maßgeblich beeinflussen können. Die Ressourcen dürfen nicht erschöpft werden, sondern müssen je nach Bedarf ausgewogen allen Unternehmensbereichen zur Verfügung stehen. Zur Disposition in der Logistik werden die Bereiche Supply Chain Management, Produktion (Materialversorgung), Transport und Lagerhaltung gezählt. Die Disposition im Versand fällt häufig unter die Begriffe Transport, Verkehrswesen oder auch Logistik (1). Die Bezeichnung spiegelt häufig auch die Bedeutung im Unternehmen wieder.

Die Bedeutung der Disposition im Versand ist häufig vom Anteil des Import-/ Exportgeschäftes im Unternehmen abhängig. Je höher der Transport- und/ oder auch der Zollkostenanteil ist, umso wichtiger ist die Bedeutung der Abteilung. Manchmal fristet die Versanddisposition auch nur ein "Mauerblümchendahsein" als Wunscherfüllungsgehilfe von Einkauf und Vertrieb.

Zu den Aufgaben von Disponenten in der Versanddisposition gehört die termingerechte Zustellung von Waren, die Überwachung der vorgegebenen Liefertermine, die Abstimmung mit Kunden, Vertrieb und der Vertriebslogistik sowie die Bestellung benötigter Trailer und Container nach Aufträgen und Terminen, wozu auch die Organisation von Sonderfahrten gehört. Weiterhin gehören die Erstellung der Frachtrechnungen und die Schadensbearbeitung sowie die Unterstützung des Einkaufs dazu. Je größer das Import-/

Exportgeschäft des Betriebs ist, desto häufiger müssen Fragen zu Zolltarifen und Export- oder Importbedingungen (z. B. Beschränkungen, Transportrecht, etc.) beantwortet werden.

Die Disposition im Versand hat, wie erwähnt, besondere Berührungspunkte mit Einkauf, Vertrieb, Produktion und generell mit der Intralogistik bzw. Logistik. Häufig mangelt es an einer guten innerbetrieblichen Kommunikation bzw. Übermittlung wichtiger Informationen oder die Disposition wird schlichtweg nicht in wichtige Bestell- oder Versandvorgänge miteinbezogen. Einkauf, Vertrieb, Produktion und Logistik müssen eng miteinander zusammenarbeiten und alle wichtigen Informationen und Vorhaben proaktiv übermitteln, damit die Disposition effizient und erfolgreich arbeiten kann. Es geht darum Falschbeurkundungen, lange Wartezeiten sowie unangenehme Überraschungen beim Zoll zu vermeiden. Da die Versanddisposition ein sehr weites Aufgabenfeld ist, ist eine detaillierte Einarbeitung der Mitarbeiter unbedingt notwendig.

Ein Beispiel für vermeidbare (teure) Fehler ist die Erstellung der (geprüften) Ursprungseigenschaft. Für den Warenverkehr mit Staaten, mit denen die EU Freihandels-, Präferenz-bzw. Kooperationsabkommen abgeschlossen hat sowie mit Staaten und Gebieten, die mit der EU assoziiert sind, wird eine Warenverkehrsbescheinigung EUR.1 als Ursprungsnachweis benötigt (2). Durch Ursprungsnachweise (Präferenznachweise) können bestimmte Waren zollfrei oder mit ermäßigten Zollsätzen in das jeweilige Land eingeführt werden. Ob die Voraussetzungen für die Erlangung der Ursprungseigenschaft erfüllt sind kann in der Datenbank des Zollamtes "Warenursprung und Präferenzen (WuP)" online geprüft werden.

In einem vorliegendem Beispiel bestellte die Einkaufsabteilung eines Tages aufgrund des niedrigeren Preises ein Zulieferteil in einem anderen Land als bisher. Die Ursprungseigenschaft ging dabei verloren und damit der Zollvorteil. Allerdings vergaß sie die Disposition zu informieren. Die Versanddisposition stellte fälschlicherweise nach wie vor den Ursprungsnachweis EUR.1 aus. Nach der Aufdeckung der Falschbekundung durch den Zoll nach mehreren Monaten wurde ein hohe Nachzahlung von Zoll und Geldstrafe notwendig. Der Preisvorteil war damit schnell verpufft. Hier kann man also sehen, wie wichtig die Kommunikation zwischen den einzelnen Fachabteilungen ist.

Ein anderes Beispiel sind Antidumping-Zölle beim Import, die vom Zollamt auf Waren bestimmter Ursprungsländer zuzüglich zum normalen Zolltarif erhoben werden (3). Durch Antidumping-Zölle sollen einheimische Hersteller gleicher Produkte geschützt werden. Es handelt sich um eine protektionistische Maßnahme mit der eine Regierung den lokalen Markt schützen will. Im vorliegenden Beispiel bestellte die Einkaufsabteilung eines deutschen Computerchip-Händlers "günstige" Computerchips aus Südkorea. Was sie nicht wusste, ist, dass die südkoreanischen Chips dieses Herstellers mit einem Antidumping-Zoll belegt wurden. Hätte man die Disposition im Versand vorher befragt, wäre dies und der daraus resultierende Verlust beim Verkauf vermieden worden. Dieses Beispiel zeigt, wie wichtig proaktives Handeln bzw. proaktive Informationseinholung bei der Versanddisposition sind.

Besonders bei der Abwicklung mit Zollbehörden oder Banken im Akkreditivgeschäft (Zahlungsabwicklung im internationalen Handel) kommt es auf eine fehlerfreie und vollständige Dokumentation an. Daher müssen sich schon vor Abschluss eines Kaufvertrages alle beteiligten Abteilungen mit der Versanddisposition absprechen. Da sich viele Regeln, Abkommen und Praktiken im internationalen Handel immer wieder verändern, müssen sich die Versanddisponenten immer weiter bilden. Ein Unternehmen sollte dies aktiv fördern, was durch eine Kostensenkung durch Vermeidung von teuren Fehlern belohnt wird.

Literatur:

1 Wagner R. Gerd, Schnittstelle Versanddisposition, Logistik, Supply Chain und Außenhandel, 23. September 2021, Haufe Akademie, Link

2 Präferenznachweise - EUR.1 und Ursprungserklärung, IHK Regensburg, Link

3 Anti-Dumping-Zölle, Was bedeutet Anti-Dumping-Zölle?, Gerlach Zolldienste GmbH, Link