Význam klíčových ukazatelů výkonnosti v logistice

Pomocí příslušných klíčových údajů v logistice, jako jsou klíčové ukazatele výkonnosti (KPI), lze průběžně sledovat, analyzovat a optimalizovat výkonnost logistických procesů nebo celého dodavatelského řetězce. Vedle výrobních a marketingových nákladů tvoří logistické náklady velkou část nákladů na výrobek. Proto má každá společnost zájem na tom, aby logistické náklady byly co nejnižší. Ke kontrole slouží klíčové ukazatele výkonnosti z oblastí nákupu, skladování, dodávek, logistiky a dopravy. Výkonnost logistiky se přitom obvykle měří pomocí čtyř typů cílů: Čas, náklady, produktivita a kvalita služeb. Pokud se některý z těchto ukazatelů vymkne kontrole, je nutné rychle zasáhnout a zachránit společnost před většími škodami. Klíčové ukazatele výkonnosti dodavatelského řetězce a logistiky se ve firmách obvykle zobrazují a sledují v reálném čase prostřednictvím softwarových řešení.

KPI však lze využít i k další optimalizaci procesů. Pomocí KPI lze sledovat procesy v čase a příslušné údaje dokumentovat a porovnávat. Klíčové ukazatele výkonnosti se používají také pro strategická podniková rozhodnutí. Tvoří základ pro investiční analýzy, stanovení návratnosti investic, posouzení rizik a rozhodnutí o poměru nákladů a přínosů. V logistice je obecným cílem dosáhnout rychlé a nákladově efektivní schopnosti dodávek, vysoké kvality logistického zpracování, minimalizace kapitálových závazků (snížení nákladů) prostřednictvím rychlejší dostupnosti zboží a nižších zásob. To může vyžadovat rozhodnutí o umístění, stupni automatizace atd. s sebou nesoucí vysoké investiční částky. Také v operativním podnikání poskytují klíčové ukazatele výkonnosti možnost kontrolovat aktuální výkonnost podniku v každodenní činnosti a dávají vodítka, zda lze dosáhnout denních cílů. Příkladem jsou změněné obecné podmínky (více zakázek, technické problémy atd.) nebo také nemocní zaměstnanci či změněné personální požadavky.

Otázky, které se kladou v každé společnosti, jsou: Jak vysoké jsou náklady na dopravu v poměru k dosaženému obratu? Jak vysoká je spolehlivost dodávek? Jaký je stupeň využití vozového parku? Zde je samozřejmě vzhledem ke své složitosti rozhodující zejména drahá "poslední míle".

Pouze v případě, že jsou přepravní náklady v poměru k obratu přiměřeně příznivé a zůstává "dobrá" marže, měl by být poskytovatel služeb nadále využíván.

Klíčový údaj KPI TU = celkové náklady na dopravu/obrat. Je třeba také stanovit míru včasného doručení dodávek.

KPI Spolehlivost dodávek = počet včasných dodávek / celkový počet dodávek. Zejména pro poskytovatele přepravních služeb je důležité vědět, jak velkou přepravní kapacitu objednávka vyžaduje ve vztahu k celkové dostupné kapacitě.

KPI Využití vozového parku = využitá kapacita / celková kapacita [m3 nebo kg].

Relevantní klíčové ukazatele v oblasti skladů a logistiky lze rozdělit do čtyř skupin. Finanční KPI slouží ke kontrole provozních nákladů ve skladu. Důležité jsou například náklady na skladování ve vztahu k počtu výrobků ve skladu za dané období.

KPI Náklady na skladování = celkové náklady na skladování/jmenovitá kapacita x míra obsazenosti. Míra obratu zásob udává, jak často se zásoby za určité období obrátí. Nízká míra obratu zásob ukazuje na nadbytečné zásoby.

KPI Obrat zásob = náklady na prodané zboží / průměrné zásoby v pořizovacích cenách. Ukazatele produktivity popisují efektivitu procesů.

KPI Efektivita manipulačních zařízení = produktivita manipulačních zařízení/ počet manipulovaných skladových jednotek. Klíčové údaje týkající se času by měly kontrolovat manipulační čas zdrojů. Čas jsou peníze, zejména ve skladování.

KPI Dodržování harmonogramů = počet včas přijatého zboží / celkový počet přijatého zboží. V neposlední řadě existují také klíčové ukazatele výkonnosti pro měření kvality. Slouží ke kontrole úrovně služeb společnosti pro její zákazníky.

KPI chybné objednávky = chybné objednávky / celkový počet objednávek.

Míra splnění požadavků dodavatele udává, jak efektivně dodavatel pracuje a s jakým zpožděním se zakoupené zboží dostává do skladu. Zlepšením míry shody lze minimalizovat cenová a dodací rizika.

KPI Míra shody dodavatele = objednávky přijaté se zpožděním / celkový počet přijatých objednávek x 100. Doba realizace objednávky vypovídá o tom, kolik času je potřeba na celý proces objednávky až po přepravu, příjem a kontrolu zboží.

KPI Doba realizace objednávky = datum přijetí objednávky - datum dodání.

V oblasti nákupu existuje například klíčový ukazatel výkonnosti pro neúspěšně přijaté dodávky. Tento klíčový ukazatel výkonnosti slouží ke stanovení procenta neúspěšných objednávek z důvodu nesplnění služby nebo kvality výrobku.

KPI Neúspěšné dodávky = celkový počet odmítnutých objednávek / celkový počet přijatých objednávek x 100

Vzhledem k rostoucí digitalizaci dodavatelského řetězce v kontextu Průmyslu 4.0 a Logistiky 4.0 je mnohem snazší získávat relevantní informace a data, analyzovat je a přijímat vhodná opatření ke zlepšení. Hlavními motivy pro sběr dat jsou optimalizace dodavatelského řetězce, snižování logistických nákladů a zvyšování spokojenosti zákazníků. V současné době existuje software pro každou oblast dodavatelského řetězce, který umožňuje stanovit příslušné ukazatele výkonnosti. V oblasti skladů hraje při sledování klíčových ukazatelů výkonnosti klíčovou roli systém řízení skladu (WMS). Poskytuje informace v reálném čase o zásobách ve skladu, o tom, odkud pocházejí, kde přesně se nacházejí a jaké pohyby probíhají. Některé dílčí procesy, jako je například vychystávání, jsou monitorovány a analyzovány. Výkonnost, tj. rychlost a přesnost procesů vychystávání, se kontroluje na základě konkrétních úkolů a přiřazených časů vychystávání. Systém WMS může také určovat výkonnost zaměstnanců prostřednictvím přidělených úkolů a cílů. Některé systémy WMS nabízejí možnost analyzovat a vyhodnocovat celý dodavatelský řetězec. Příslušný modul poskytuje klíčové ukazatele výkonnosti propojených logistických procesů.

Někdy jsou k systému ERP nebo WMS připojeny tzv. řídicí stanice, které přijímají data a informace a vizuálně zobrazují aktuální situace, stavy a procesy. Na řídicích panelech a při vyhodnocování v reálném čase se ukazuje, ve které oblasti se aktuálně vyskytují úzká místa a kde nelze splnit cíle. Z toho lze přímo odvodit opatření pro zaměstnance.

Jako specialista na skladové technologie pomáhá BITO zvyšovat efektivitu skladových procesů, zkracovat dobu obratu a provozní a logistické náklady a zlepšovat kvalitu služeb. Společně se zákazníkem jsou vyvíjeny koncepty vhodného systému skladování a vychystávání objednávek, které maximalizují výkonnost příslušného skladu a logistiky.

Literatura:

KPI Logistics - Which are the most important key figures in logistics?, Freighfinders, Berlin, Link 

Key Performance Indicators in Logistics (KPIs) Tools for Efficient Logistics Controlling, IGZ Blog, Falkenberg, Link 

Kutzsch Kathrin, Important Key Figures in Logistics These KPIs You Should Know, August 2020, Salt Solutions, Link 

The best logistics key figures & KPIs at a glance, Datapine, Berlin, Link