Optimalizace řízení nabídek

Ve snaze využít potenciálu úspor se například mnoho přepravců uchází o stále více zakázek. Pro logistické společnosti a speditéry z toho vyplývá potřeba kvalifikovaného řízení výběrových řízení. Zejména v oblasti logistiky mohou být výběrová řízení velmi nákladná a složitá. Při výběrových řízeních na projekty, zakázky nebo služby je samozřejmě cílem najít nejlepšího partnera a nejlepší nabídku. Při složitých a technicky náročných projektech a velkém počtu uchazečů to může být časově velmi náročné. Proto se člověk snaží opakující se kroky digitalizovat a automatizovat a zjednodušit pomocí vhodného softwaru. Řízení výběrových řízení se navíc kvůli své složitosti často zadává specializovaným poskytovatelům služeb nebo správcům výběrových řízení. 

Správa výběrových řízení však zahrnuje mnohem více než jen správu a zpracování nabídek pomocí softwaru. Řízení výběrových řízení lze zhruba rozdělit do čtyř fází (1, 2). Nejprve manažer tendru vypracuje se zadavatelem, např. logistickou společností, konkrétní požadavky na tendr (výběrové řízení). V následné fázi plánování se stanoví rámcové podmínky. Ta zahrnuje typ zadání, požadavky na zadavatele a uchazeče, konkrétní plánování procesu a stanovení hodnotící tabulky pro uchazeče. Musí být rovněž stanoveno, jakým způsobem budou nabídky a tarify služeb jednotlivých uchazečů evidovány a porovnávány. V této fázi se rovněž vypracovává zadávací dokumentace. Poté je výběrové řízení zveřejněno a obdržené nabídky jsou shromážděny, porovnány a vyhodnoceny. V této fázi probíhají také opětovná jednání a vyjednávání o smlouvách s uchazeči. V závěrečné fázi řízení výběrového řízení je poskytována podpora vybranému uchazeči nebo procesům po uzavření smlouvy. Kromě toho se vyhodnocuje celý proces příspěvkových služeb. To umožňuje optimalizovat procesy a spolupráci s uchazečem. 

Standardizace procesů a obchodních postupů při zadávání veřejných zakázek může výrazně zkrátit dobu zpracování nabídek. Je také základem digitalizace a používání časově úsporného softwaru pro správu výběrových řízení. Společnost Siemens Digital Logistics provedla v roce 2020 studii "Digitalizace řízení výběrových řízení v kontraktační logistice" (3). Z ní vyplývá, že v oblasti digitalizace řízení výběrových řízení je zřejmý nedostatek, neboť 80 % logistických společností zde vidí velkou potřebu zlepšení. Pracuje na tom jen necelá třetina oslovených odesílatelů a 20 procent poskytovatelů logistických služeb. Za překážky implementace byly považovány například nevhodné nástroje, nedostatek integrovaných softwarových řešení, nedostatek IT know-how a nedostatek zdrojů v odborných odděleních. 

Kvalitu nabídek významně ovlivňuje koordinace technického a obchodního hodnocení. Nedostatečná koordinace může mít negativní dopad na celkové hodnocení dodavatele. Významnou roli hraje samozřejmě také lidský faktor, který je ovlivněn zejména technickou kvalifikací nákupčích v oblasti řízení nabídek a složením týmu (4). Standardizované a automatizované postupy jsou důležité jednak pro zohlednění všech aspektů v nabídkovém řízení, jednak pro zajištění kvality nabídkového řízení. V tendru by měly být zohledněny předcházející a následující procesy, aby bylo možné optimalizovat procesy a také stanovit role odpovědných osob. Měl by být vypracován ucelený model řízení s jasným rozdělením rolí odpovědných osob. Prostřednictvím kouče lze zlepšit kvalitu vypracováním správného přístupu a přípravou na důležitá jednání. V důsledku pandemie se také vztahy s dodavateli staly mnohem významnějšími a složitějšími. Nyní již nejde jen o vyjednávání o ceně, ale také o schopnost dodávek, flexibilitu, vzájemnou výhodnost, inovační potenciál dodavatele a zkrátka o budování dobrého vztahu. Optimalizace řízení výběrových řízení může velkou měrou přispět ke zvýšení přidané hodnoty veřejných zakázek. 

Literatura 

1 Tender management, ibau GmbH, Link 

2 Falkenstein Anja, Digitale Ausschreibungen rechtssicher managen, Smartes Tendern, March 2020 Beschaffung Aktuell, Link 

3 Günnel Thomas, Contract logistics, Study: Tender management digital - how far are the logistics companies?, Automotive Industry, Vogel Communications Group GmbH & Co. KG, Link 

4 New Now in Organizations, Refocusing on Tender Management to Increase Corporate Value, January 2021, Camelot Management Consultants, Link